伙食科台账管理制度

伙食科台账管理制度一、总则（一）目的为加强伙食科管理，规范台账记录，确保伙食管理工作的规范化、科学化、精细化，保障员工饮食安全与质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司伙食科的各类台账管理，包括但不限于食材采购台账、库存台账、加工记录台账、就餐人员台账、成本核算台账等。（三）基本原则1.真实性原则：台账记录应如实反映伙食科各项工作的实际情况，不得虚报、瞒报。2.准确性原则：数据记录准确无误，确保账账相符、账实相符。3.完整性原则：涵盖伙食管理的各个环节，不得遗漏重要信息。4.及时性原则：及时记录各项业务活动，保证台账信息的时效性。二、台账分类及记录要求（一）食材采购台账1.记录内容采购日期：精确到年、月、日、时。供应商名称：包括全称、联系人、联系电话等。食材名称：详细列出所采购食材的品种。规格：如重量、数量、尺寸等。单价：每单位食材的采购价格。金额：采购该食材的总金额。验收情况：记录验收是否合格，如有问题详细说明。2.记录方式采用电子表格形式进行记录，便于数据统计与查询。每日采购结束后，由采购人员及时录入台账。（二）库存台账1.记录内容食材名称、规格、数量与采购台账对应一致。入库日期：精确到年、月、日、时。出库日期：记录食材出库的具体时间。出入库数量：详细记录每次出入库的食材数量。库存结余：实时计算并更新库存数量。2.记录方式同样使用电子表格，与采购台账关联，实现数据的动态更新。仓库管理人员在食材出入库时即时记录。（三）加工记录台账1.记录内容加工日期：年、月、日。餐别：早餐、午餐、晚餐。菜品名称：具体列出加工的菜品。食材使用情况：记录每种菜品所使用的食材名称、数量。加工人员：负责该菜品加工的厨师姓名。2.记录方式以纸质表格结合电子备份的形式记录。厨师在完成菜品加工后，于纸质台账上签字确认，并由专人定期录入电子表格。（四）就餐人员台账1.记录内容员工姓名、部门。就餐日期：年、月、日。就餐类型：正常就餐、加班就餐等。2.记录方式通过打卡系统与人工统计相结合。员工就餐时进行打卡，打卡记录与人工统计的就餐类型等信息汇总至台账。（五）成本核算台账1.记录内容成本项目：包括食材成本、调料成本、人工成本、水电费、设备折旧费等。金额：各项成本的具体金额。核算周期：按月、季度或年度进行核算。2.记录方式运用专业的财务软件进行成本核算，并生成台账报表。财务人员依据相关票据和数据定期录入与汇总。三、台账管理职责（一）采购人员职责1.负责采购台账的详细记录，确保采购信息的准确性与完整性。2.及时向仓库管理人员通报采购食材的到货情况，以便办理入库手续。（二）仓库管理人员职责1.严格按照库存台账记录要求，做好食材出入库的登记工作。2.定期盘点库存，保证账实相符，发现问题及时上报。（三）厨师职责1.认真填写加工记录台账，确保菜品加工信息真实可靠。2.配合成本核算工作，提供准确的食材使用数据。（四）就餐统计人员职责1.负责就餐人员台账的记录与整理，保证数据的及时性与准确性。2.协助分析就餐数据，为伙食管理提供参考。（五）财务人员职责1.依据成本核算台账进行成本分析与控制。2.审核各项成本费用的报销凭证，确保成本核算的合规性。（六）伙食科负责人职责1.全面负责台账管理制度的执行与监督。2.定期检查各类台账记录情况，对发现的问题及时督促整改。四、台账的审核与监督（一）内部审核1.采购台账、库存台账、加工记录台账等每周由相关负责人进行交叉审核，确保数据的一致性与准确性。2.成本核算台账每月由财务人员进行审核，与相关业务数据进行核对。（二）定期监督检查1.伙食科负责人每月对各类台账进行全面检查，对存在的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。2.公司行政部门每季度对伙食科台账管理工作进行抽查，确保制度执行到位。五、台账的保存与查阅（一）保存期限1.食材采购台账、库存台账、加工记录台账等保存期限为一年，以便追溯食材来源与使用情况。2.就餐人员台账保存期限为一年，用于统计员工就餐情况。3.成本核算台账保存期限为三年，作为财务分析与成本控制的重要依据。（二）保存方式1.电子台账以光盘或硬盘等形式进行备份，存储在安全的位置。2.纸质台账分类装订成册，存放在专门的档案柜中，确保保存环境干燥、通风、防虫。（三）查阅流程1.公司内部人员因工作需要查阅台账时，需填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到伙食科查阅。2.查阅过程中不得擅自更改或销毁台账记录，查阅完毕后及时归还。3.外部单位如因审计、检查等需要查阅台账，需持有相关单位的正式介绍信，并经公司领导批准后，由专人陪同查阅。六、数据安全与保密1.伙食科应采取必要的安全措施，防止台账数据丢失、损坏或泄露。2.涉及台账管理的工作人员应严格遵守保密制度，不得将台账信息私自透露给无关人员。3.电子台账应设置必要的权限管理，不同人员根据工作需要授予相应的查阅、修改权限。七、奖惩措施（一）奖励1.对台账记录准确、及时、完整，为伙食管理工作提供重要支持的个人，给予一定的物质奖励或表彰。2.在台账管理创新方面有突出贡献的个人或团队，给予专项奖励。（二）惩罚1.对台账记录不认真、不准确，导致数据错误或工作失误的人