保洁费使用管理制度

保洁费使用管理制度总则目的为规范公司保洁费的使用，确保保洁工作的顺利开展，为公司创造整洁、舒适的工作环境，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内所有保洁费用的使用管理，包括但不限于办公区域、公共区域、生产车间、员工宿舍等场所的保洁费用支出。基本原则1.专款专用原则：保洁费应专门用于保洁工作相关的支出，不得挪作他用。2.合理预算原则：根据公司实际保洁需求和面积，科学合理地编制保洁费预算。3.规范审批原则：所有保洁费的支出必须经过严格的审批流程。4.效益优先原则：在保证保洁质量的前提下，尽量降低保洁成本，提高资金使用效益。保洁费预算管理预算编制1.每年年末：由行政部门根据公司下一年度的发展规划、业务拓展计划以及现有保洁工作状况，结合人员配置、清洁用品及设备需求等因素，编制下一年度保洁费预算草案。2.预算草案内容：应详细列出各项保洁费用的预计支出项目，包括但不限于人员工资、清洁用品采购费用、清洁设备购置及维护费用、水电费、垃圾处理费等，并对每项费用的计算依据和金额进行说明。3.提交审核：预算草案编制完成后，提交至财务部门进行审核。财务部门根据公司财务状况、成本控制要求等对预算草案进行审核，提出修改意见。4.审批确定：行政部门根据财务部门的审核意见对预算草案进行修改完善后，提交公司管理层审批。经公司管理层审批通过后的预算即为下一年度保洁费预算。预算执行与调整1.严格执行：各部门应严格按照批准的保洁费预算执行，确保各项费用支出在预算范围内。2.定期监控：财务部门定期对保洁费预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题。3.调整申请：如因公司业务发展、保洁需求变化等原因导致预算需要调整，由行政部门提出预算调整申请，并详细说明调整的原因、调整的项目及金额。4.审核审批：预算调整申请经财务部门审核、公司管理层审批通过后，方可进行预算调整。保洁费用支出管理人员费用1.保洁人员薪酬根据公司制定的薪酬标准，按时足额发放保洁人员工资、奖金、福利等。工资发放应通过银行代发等正规渠道进行，确保工资发放的准确性和及时性。行政部门负责每月统计保洁人员的出勤情况，作为工资核算的依据。2.加班费用保洁人员因工作需要加班的，应按照公司加班管理制度支付加班费用。加班申请需提前填写加班申请表，经部门负责人审批后交行政部门备案。加班费用按照国家相关法律法规及公司规定的计算标准进行核算。清洁用品费用1.采购计划行政部门根据保洁工作实际需求，每月制定清洁用品采购计划。采购计划应详细列出所需清洁用品的名称、规格、数量等。采购计划需经部门负责人审核后报公司管理层审批。2.采购流程审批通过后的采购计划由行政部门负责实施采购。采购应选择正规的供应商，确保清洁用品的质量。采购过程中应严格按照公司采购管理制度执行，签订采购合同，明确采购价格、交货时间、质量标准等条款。采购完成后，行政部门应及时组织验收，确保采购的清洁用品符合质量要求。验收合格后办理入库手续，并填写入库单。3.库存管理建立清洁用品库存管理制度，对清洁用品进行分类存放，做好库存盘点工作。定期盘点库存，确保库存数量与账目相符。如发现库存短缺或损坏等情况，应及时查明原因并进行处理。根据清洁用品的使用情况和库存数量，合理控制采购量，避免积压或短缺。清洁设备费用1.购置计划根据保洁工作需求和现有设备状况，行政部门每年制定清洁设备购置计划。购置计划应包括设备名称、规格、数量、购置预算等内容。购置计划需经财务部门审核、公司管理层审批后实施。2.购置流程按照公司采购管理制度进行清洁设备的采购，选择合适的供应商，签订采购合同。设备到货后，行政部门组织相关人员进行验收，确保设备的型号、规格、数量等与合同一致，设备性能符合要求。验收合格后办理入库手续，并填写入库单。3.设备维护与保养制定清洁设备维护保养计划，定期对设备进行维护保养，确保设备正常运行。设备维护保养费用列入保洁费预算，由行政部门负责实施。如设备出现故障，应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。水电费1.计量与核算公司安装独立的水电计量表，对保洁工作所消耗的水电费进行单独计量。每月由行政部门与水电供应部门核对水电用量，并获取水电费发票。财务部门根据水电费发票及计量数据进行核算，将保洁工作所产生的水电费计入保洁费支出。2.控制措施加强对保洁人员的节能宣传教育，提高其节约水电意识。合理安排保洁工作时间，避免在非工作时间浪费水电。定期检查水电设施设备，确保无漏水、漏电等情况，减少不必要的水电损耗。垃圾处理费1.费用核算根据公司与垃圾处理公司签订的合同，按照实际产生的垃圾量及约定的收费标准核算垃圾处理费。垃圾处理费应按时支付给垃圾处理公司，并取得正规发票。2.监督管理行政部门定期检查垃圾处理情况，确保垃圾得到及时、妥善处理。如发现垃圾处理公司未按照合同约定履行义务，应及时与对方沟通协商，要求其整改；如情节严重，可考虑更换合作单位。保洁费审批流程费用申请1.保洁人员或相关负责人根据实际工作需要，填写保洁费费用申请表。申请表应详细注明费用支出的项目、金额、用途、申请日期等信息，并附上相关证明材料（如采购发票、维修清单、加班申请表等）。2.将费用申请表提交至部门负责人进行初审。部门负责人对申请事项的真实性、合理性进行审核，签署审核意见后报行政部门负责人。行政部门审核1.行政部门负责人收到费用申请表后，对申请事项进行进一步审核。审核内容包括是否符合公司保洁费使用管理制度、是否在预算范围内、申请金额是否合理等。2.如审核通过，行政部门负责人在申请表上签署审核意见，并提交至财务部门进行复审。财务部门复审1.财务部门收到经行政部门审核的费用申请表后，重点对费用的核算准确性、发票的真实性和合规性等进行复审。2.财务部门根据复审情况，在申请表上签署复审意见。如复审通过，将申请表提交至公司管理层审批；如复审不通过，应注明原因并退回行政部门。公司管理层审批1.公司管理层根据行政部门和财务部门的审核意见，对保洁费费用申请表进行最终审批。2.审批通过后，申请表作为费用报销或支付的依据；审批不通过的，应明确拒绝理由并反馈至相关部门。保洁费使用监督与审计内部监督1.行政部门监督行政部门定期对保洁费的使用情况进行检查，包括清洁用品的采购与使用、保洁人员的工作表现及费用支出的合规性等。检查发现问题应及时要求相关责任人进行整改，并跟踪整改情况。2.财务部门监督财务部门负责对保洁费的财务核算进行监督，确保费用支出符合财务制度和预算管理要求。定期对保洁费的账目进行核对，检查是否存在账目不清、违规支出等问题。审计监督1.定期审计：公司内部审计部门定期对保洁费的使用情况进行审计，审查保洁费预算的执行情况、费用支出的合理性和合规性等。2.专项审计：根据公司管理需要或发现的问题线索，对保洁费使用的特定项目或时间段进行专项审计。3.审计结果处理：审计部门出具审计报告，针对审计发现的问题提出整改建议。相关部门应根据审计报告进行整改，并将整改情况反馈给审计部门。违规处理违规行为界定1.未经审批擅自使用保洁费。2.虚报、冒领保洁费用。3.挪用保洁费用于其他非保洁工作相关用途。4.因管理不善导致保洁费浪费或不合理支出。5.其他违反保洁费使用管理制度的行为。处理措施1.对于首次发现的轻微违规行为，责令相关责任人立即整改，并给予警告处分。2.对于多次违规或情节较为严重的违规行为，除责令整改外，视情节轻重给予罚款、降职、辞退等处分。3.如因违规行为给公