酒店共享中心管理制度

酒店共享中心管理制度一、总则（一）目的为了规范酒店共享中心的运营管理，提高工作效率，提升服务质量，确保酒店各项业务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于酒店共享中心全体工作人员，包括但不限于财务核算、人力资源支持、采购管理、信息技术维护等相关岗位。（三）基本原则1.高效协作原则：各岗位之间应紧密配合，优化工作流程，减少沟通成本，提高整体工作效率。2.质量至上原则：确保各项工作准确无误，提供高质量的服务，满足酒店内外部客户的需求。3.合规运营原则：严格遵守国家法律法规、酒店内部规定以及相关行业标准，依法依规开展工作。4.持续改进原则：不断总结经验，发现问题及时整改，持续优化共享中心的管理模式和工作方法。二、组织架构与职责（一）组织架构酒店共享中心设立经理岗位，下辖财务核算组、人力资源支持组、采购管理组、信息技术维护组等。（二）职责分工1.共享中心经理全面负责共享中心的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调共享中心与酒店其他部门之间的工作关系，确保信息畅通和工作协同。监督各项工作的执行情况，及时解决工作中出现的问题，对工作结果进行审核和评估。负责团队建设和人员培训，提升团队整体素质和业务能力。2.财务核算组负责酒店各项财务数据的核算、账务处理和报表编制。审核各类费用报销、付款申请等财务单据，确保财务支出的合理性和合规性。进行财务分析，为酒店管理层提供财务决策支持。协助完成税务申报、年度审计等工作。3.人力资源支持组负责酒店员工的招聘、入职、离职等手续办理。维护员工人事档案，记录员工基本信息、工作经历、培训情况等。核算员工工资、奖金、福利等薪酬项目，确保薪酬发放的准确及时。协助组织员工培训、绩效考核等人力资源管理工作。4.采购管理组根据酒店各部门需求，制定采购计划，选择合适的供应商进行采购。负责采购合同的签订、执行和跟踪，确保采购物资按时、按质、按量供应。对采购物资进行验收，核对数量、质量、规格等是否符合要求。管理采购成本，进行市场调研，寻找性价比高的采购渠道。5.信息技术维护组负责酒店共享中心相关信息系统的日常维护和管理，确保系统稳定运行。处理信息系统的故障和问题，及时进行修复和优化。保障网络安全，防范网络攻击和数据泄露风险。根据业务需求，进行信息系统的升级和功能优化。三、财务核算管理（一）账务处理流程1.原始凭证收集：各部门将业务发生的原始凭证及时传递至共享中心财务核算组。2.凭证审核：财务人员对原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，不符合要求的凭证退回相关部门补充或更正。3.账务录入：审核通过的原始凭证录入财务核算系统，生成记账凭证。4.凭证复核：另一名财务人员对记账凭证进行复核，确保账务处理的准确性。5.记账结账：复核无误后，进行记账操作，并按照规定的会计期间进行结账。6.报表编制：根据账务数据编制各类财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。（二）费用报销管理1.报销标准：明确各类费用的报销标准，如差旅费、办公用品费、业务招待费等，员工应按照标准进行报销。2.报销流程：员工填写费用报销单，附上相关原始凭证，提交部门负责人审批；部门负责人审核通过后，交共享中心财务核算组审核；财务审核无误后，报分管领导审批；最后由财务进行报销支付。3.报销时限：规定员工费用报销的时限，逾期未报销的原则上不予受理。（三）资金管理1.资金预算：根据酒店经营计划，编制年度、季度和月度资金预算，合理安排资金收支。2.资金支付：严格按照资金审批流程进行资金支付，确保资金安全。3.银行账户管理：规范银行账户的开立、使用和销户手续，定期核对银行账目。四、人力资源支持管理（一）招聘管理1.招聘需求分析：与酒店各部门沟通，了解人员需求情况，制定招聘计划。2.招聘渠道选择：通过酒店官网、招聘网站、社交媒体、人才市场等多种渠道发布招聘信息。3.简历筛选：对收到的简历进行筛选，确定符合条件的候选人。4.面试安排：组织候选人面试，包括初面、复面等环节，评估候选人的综合素质和岗位匹配度。5.录用决策：根据面试结果，确定录用人员，发放录用通知，并办理入职手续。（二）培训管理1.培训需求调查：定期开展培训需求调查，了解员工培训需求和岗位技能提升要求。2.培训计划制定：根据培训需求，制定年度、季度培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。3.培训实施：组织开展各类培训课程，包括内部培训、外部培训、在线学习等。4.培训效果评估：通过考试、实际操作、问卷调查等方式对培训效果进行评估，及时反馈培训效果，为后续培训改进提供依据。（三）绩效考核管理1.绩效指标设定：根据酒店战略目标和各岗位工作职责，设定关键绩效指标（KPI）和工作目标设定（GS）。2.绩效评估周期：确定月度、季度或年度绩效评估周期。3.绩效评估实施：员工进行自评，上级领导进行评估，必要时可进行同事互评。4.绩效反馈与沟通：上级领导与员工进行绩效反馈面谈，肯定成绩，指出不足，共同制定改进计划。5.绩效结果应用：将绩效结果与员工薪酬调整、晋升、奖励等挂钩。五、采购管理（一）采购计划制定1.需求收集：每月定期收集酒店各部门的物资需求信息，包括办公用品、食品饮料、客房用品、工程物资等。2.库存分析：结合现有库存情况，分析各类物资的库存水平，确定采购数量。3.采购计划编制：根据需求和库存情况，编制月度采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间等。（二）供应商管理1.供应商筛选：建立供应商数据库，对潜在供应商进行资质审核、实地考察等，筛选出合格的供应商。2.供应商评估：定期对供应商的供货质量、交货期、价格、服务等方面进行评估，根据评估结果调整供应商合作策略。3.合作协议签订：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。（三）采购执行1.采购订单下达：根据采购计划，向供应商下达采购订单，明确采购物资的详细要求和交货时间。2.采购跟踪：跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。3.到货验收：物资到货后，组织相关部门进行验收，核对物资的数量、质量、规格等是否符合要求。4.付款结算：验收合格后，按照采购合同约定进行付款结算。六、信息技术维护管理（一）系统日常维护1.服务器维护：定期检查服务器硬件运行状态，进行系统日志分析，及时发现并解决潜在问题。2.网络维护：保障酒店内部网络的稳定运行，检查网络设备、线路等，处理网络故障。3.软件维护：对酒店使用的各类信息系统进行日常维护，包括数据备份、系统更新、权限管理等。（二）故障处理1.故障监测：通过监控系统实时监测信息系统的运行状态，及时发现故障报警。2.故障响应：接到故障通知后，迅速响应，判断故障类型和影响范围。3.故障排除：采取有效的技术措施进行故障排除，尽快恢复系统正常运行。4.故障记录与分析：对故障发生的原因、处理过程和结果进行详细记录，分析故障产生的根源，提出改进措施。（三）信息安全管理1.安全策略制定：制定信息安全管理制度和安全策略，包括网络安全、数据安全、用户认证等方面。2.安全防护措施：部署防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全防护措施，防止信息泄露和网络攻击。3.用户权限管理：严格控制用户对信息系统的访问权限，定期进行权限审计。4.数据备份与恢复：定期进行数据备份，制定数据恢复计划，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。七、工作流程与规范（一）文件管理1.文件分类：将共享中心的文件分为管理制度、业务流程、财务报表、人事档案、采购合同等类别。2.文件编号：为每类文件编制唯一的编号，便于文件的标识和查询。3.文件存储：建立电子文件和纸质文件的存储体系，确保文件的安全保管和方便查阅。4.文件借阅：严格文件借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等信息，确保文件及时归还。（二）会议管理1.会议计划：每月制定共享中心会议计划，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题等。2.会议组织：提前通知参会人员会议相关信息，准备会议资料，确保会议顺利进行。3.会议记录：安排专人负责会议记录，记录会议内容、讨论结果、决议事项等。4.会议跟进：对会议决议事项进行跟踪，确保各项工作得到有效落实。（三）沟通协调1.内部沟通：建立共享中心内部沟通机制，通过即时通讯工具、电子邮件、面对面沟通等方式，及时交流工作信息。2.跨部门沟通：与酒店其他部门保持密切沟通，定期召开沟通协调会议，解决工作中出现的问题，确保工作协同推进。3.外部沟通：与供应商、合作伙伴、政府部门等外部机构进行有效沟通，维护良好的合作关系。八、员工行为规范（一）职业道德1.诚实守信：员工应诚实守信，遵守法律法规和酒店规章制度，不得弄虚作假。2.敬业爱岗：热爱本职工作，认真履行岗位职责，积极主动完成工作任务。3.廉洁奉公：严禁利用职务之便谋取私利，不得接受供应商或客户的贿赂、回扣等。（二）工作纪律1.考勤制度：严格遵守酒店考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.工作时间规定：在工作时间内，不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、浏览无关网站等。3.请假制度：按照酒店请假流程办理请假手续，提前安排好工作交接。（三）行为举止1.礼貌待人：对待同事、客户和访客应礼貌热情，使用文明用语。2.团队协作：树立团队意识，积极与同事协作配合，共同完成工作任务。3.形象仪表：保持良好的形象仪表，着装整洁得体，符合酒店职业形象要求。九、监督与考核（一）内部监督1.日常检查：共享中心经理定期对各岗位工作进行日常检查，发现问题及时督促整改。2.工作审计：定期开展财务审计、采购审计、人力资源审计等工作，对工作流程和制度执行情况进行监督检查。（二）员工考核1.