项目采购定点管理制度

项目采购定点管理制度一、总则（一）目的为规范公司项目采购定点管理工作，确保采购活动的顺利进行，保证采购物资和服务的质量，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目采购定点相关活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.公平公正原则：在采购定点过程中，遵循公平、公正的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与的机会，不偏袒任何一方。2.质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，确保满足项目需求和相关标准要求。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑采购成本，通过合理的定点管理，实现成本效益的最大化。4.诚实守信原则：供应商应诚实守信，严格履行合同约定，公司与供应商之间应建立良好的合作关系。二、定点采购管理职责（一）采购部门职责1.负责制定项目采购定点计划，并组织实施。2.寻找、筛选、评估潜在供应商，建立供应商数据库。3.与定点供应商进行商务谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.定期对定点供应商进行绩效评估。（二）需求部门职责1.提出项目采购需求，明确物资和服务的规格、数量、质量等要求。2.参与供应商的评估和选择过程，提供专业意见。3.协助采购部门与定点供应商进行沟通和协调，确保采购物资和服务符合项目需求。4.对采购物资和服务进行验收，反馈使用过程中的问题。（三）质量管理部门职责1.制定采购物资和服务的质量标准和验收规范。2.参与供应商的评估，对供应商的质量保证能力进行审核。3.对采购物资和服务进行质量抽检和验收，确保符合质量要求。4.处理采购过程中的质量问题，提出改进措施。（四）财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和结算管理。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和建议。三、定点供应商的选择与确定（一）供应商筛选1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商主动申请等。收集的信息应包括供应商基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.初步筛选采购部门根据项目需求和供应商信息，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。初步筛选的标准可包括供应商的资质证书、生产许可证、信誉状况、业绩情况等。（二）供应商评估1.评估指标设定建立供应商评估指标体系，包括质量、价格、交货期、售后服务、技术能力、管理水平等方面。根据不同项目需求和采购物资类别，确定各项评估指标的权重。2.评估方法选择采用多种评估方法对供应商进行综合评估，如问卷调查、实地考察、样品检测、业绩评价、客户反馈等。对评估结果进行量化分析，形成供应商评估报告。（三）定点供应商确定1.定点供应商推荐采购部门根据供应商评估结果，向公司内部相关部门推荐定点供应商名单。推荐名单应包括供应商名称、联系方式、评估得分、主要优势等信息。2.定点供应商审批公司相关部门对采购部门推荐的定点供应商名单进行审批，审批通过后确定定点供应商。审批过程中应充分考虑采购成本、质量保证、供应能力等因素。四、采购定点合同管理（一）合同签订1.合同起草采购部门根据采购需求和定点供应商协商结果，起草采购定点合同。合同内容应包括物资和服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核采购部门将起草好的合同提交公司法律部门、财务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、合理性等方面。3.合同签订经审核通过的合同，由公司授权代表与定点供应商签订。签订后的合同应及时归档保存，以备查阅。（二）合同执行1.供应商通知采购部门应及时向定点供应商发出采购订单，明确采购物资和服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购订单应作为合同的附件，具有同等法律效力。2.供应商备货与发货定点供应商应按照采购订单要求及时备货，并在规定时间内发货。供应商应提供发货凭证，如提单、运单等，以便采购部门跟踪货物运输情况。3.到货验收采购物资和服务到货后，需求部门应按照合同约定和验收规范进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面，以及服务的内容、质量、效果等方面。验收合格后，需求部门应签署验收报告。（三）合同变更与解除1.合同变更在合同执行过程中，如因项目需求变化、供应商原因等需要变更合同条款，采购部门应与定点供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款。2.合同解除在合同执行过程中，如因不可抗力、供应商严重违约等原因需要解除合同，采购部门应按照合同约定和相关法律法规办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照合同约定进行结算和清理。五、采购定点过程中的监督与管理（一）内部监督1.采购部门自查采购部门应定期对采购定点工作进行自查，检查采购流程是否规范、供应商选择是否合理、合同执行是否到位等方面。对自查中发现的问题，应及时采取措施进行整改。2.公司内部审计公司内部审计部门应定期对采购定点工作进行审计，检查采购活动的合法性、合规性、效益性等方面。对审计中发现的问题，应提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）供应商管理1.供应商培训采购部门应定期组织对定点供应商进行培训，传达公司的采购政策、质量要求、交货期要求等方面的信息。通过培训，提高供应商的服务意识和合作水平。2.供应商绩效评估采购部门应定期对定点供应商进行绩效评估，评估指标包括质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）风险管理1.风险识别与评估采购部门应识别采购定点过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险等。对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施根据风险评估结果，采购部门应制定相应的风险应对措施，如增加供应商选择、签订风险防范条款、建立应急预案等。通过风险应对措施，降低采购定点过程中的风险。六、采购定点信息管理（一）供应商信息管理1.供应商信息收集采购部门负责收集定点供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等方面的信息。收集的信息应及时更新，确保信息的准确性和完整性。2.供应商信息存储采购部门应建立供应商信息数据库，将收集到的供应商信息进行分类存储。供应商信息数据库应具备查询、统计、分析等功能，方便采购部门使用。（二）采购合同管理1.合同签订信息管理采购部门负责将采购定点合同的签订信息录入合同管理系统，包括合同编号、签订时间、供应商名称、合同金额、合同期限等方面的信息。合同签订信息应及时更新，确保信息的准确性和完整性。2.合同执行信息管理采购部门和需求部门应及时将采购合同的执行信息录入合同管理系统，包括采购订单下达、货物验收、付款结算等方面的信息。合同执行信息应实时跟踪，确保合同执行情况得到有效监控。（三）采购数据统计与分析1.采购数据统计采购部门应定期对采购定点数据进行统计，包括采购金额、采购数量、采购物资类别、供应商分布等方面的数据。采购数据统计应准确、及时，为采购决策提供数据支持。2.采购数据分析采购部门应定期对采购定点数据进行分析，分析采购成本变化趋势、供应商绩效情况、采购物资质量状况等方面的问题。通过采购数据分析，发现采购过程中的问题和不足，提出改进措施和建议。七、考核与奖惩（一）考核1.考核对象采购部门及相关工作人员、定点供应商。2.考核内容对采购部门及相关工作人员的考核内容包括采购任务完成情况、采购成本控制情况、采购物资质量情况、供应商管理情况等方面。对定点供应商的考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。3.考核周期对采购部门及相关工作人员的考核周期为季度考核和年度考核。对定点供应商的考核周期为年度考核。（二）奖惩1.奖励对在采购定点工作中表现优秀的采购部门及相关工作人员，公司将给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等。对在采购定点工作中表现优秀的定点供应商，公司将给予优先合作机会、增加采购份额等奖励。2.惩罚对在采购定点工作中存在违规行为的采购部门及相关工作人员，公司将给予批评教育、警告、罚款等处罚，情节严重的将予以辞