运输公司油票管理制度

运输公司油票管理制度一、总则（一）目的为加强公司油票管理，规范油票的使用、报销等流程，确保油票使用的合理性、安全性和经济性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有车辆用油的油票管理，包括自有车辆、租赁车辆等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及公司相关财务制度，确保油票管理合法合规。2.真实性原则：油票必须真实有效，严禁伪造、虚开等违规行为。3.合理性原则：根据车辆实际行驶里程、油耗标准等合理使用油票，杜绝浪费。4.安全性原则：做好油票的保管、存储等工作，防止丢失、被盗用等情况发生。二、油票采购管理（一）采购渠道1.优先选择与公司有长期合作关系、信誉良好的加油站进行采购。2.可通过线上平台（如加油站官方APP、第三方加油服务平台等）或线下直接到加油站采购油票。（二）采购流程1.需求申请：车辆管理人员根据车辆行驶计划、油耗情况等，提前预估油票需求数量，并填写油票采购申请表，注明采购原因、预计采购数量、所需油品规格等信息，提交至上级领导审批。2.审批：上级领导对采购申请表进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性等，审批通过后交至采购部门。3.采购执行：采购部门根据审批后的采购申请表，按照指定的采购渠道进行油票采购。采购过程中要确保采购的油票为正规发票，票面信息准确无误，包括加油站名称、油品规格、金额、发票号码等。4.验收：采购回来的油票由专人进行验收，核对油票数量、票面信息与采购申请表是否一致，检查油票的真实性和有效性。如发现问题，及时与采购部门沟通处理。验收合格后，油票交至财务部门入账。三、油票使用管理（一）车辆加油1.加油规定：车辆加油必须在公司指定的加油站或符合公司要求的合作加油站进行。加油时，驾驶员应向加油站工作人员说明所加车辆信息、油品规格及金额等，确保加油信息准确记录在加油凭证上。严禁驾驶员使用非公司指定的加油卡或私自购买油票进行加油，如有特殊情况需经公司领导批准。2.加油流程：驾驶员在车辆到达加油站前，应提前确认车辆剩余油量，合理规划加油量。车辆到达加油站后，驾驶员将车辆停至指定加油位置，熄火并拉手刹。加油站工作人员加油过程中，驾驶员应监督加油情况，确保加油量准确。加油完毕后，驾驶员应仔细核对加油凭证上的信息，包括加油日期、加油站名称、油品规格、加油量、金额等，并签字确认。驾驶员将加油凭证妥善保存，作为报销依据。（二）油票开具1.开具要求：加油站应按照实际加油情况如实开具油票，不得开具虚假油票。油票上应注明车辆车牌号、加油日期、油品规格、加油量、金额等详细信息，确保与加油凭证一致。油票必须加盖加油站发票专用章，否则视为无效发票。2.开具流程：驾驶员在加油完成后，应及时向加油站工作人员索取油票。加油站工作人员根据加油凭证信息，在规定时间内为驾驶员开具油票。开具完成后，将油票交给驾驶员，并提醒驾驶员核对票面信息。（三）油票登记1.登记内容：建立油票使用登记台账，详细记录每一张油票的相关信息，包括油票号码、开票日期、加油站名称、油品规格、加油量、金额、所属车辆车牌号、驾驶员姓名、用途等。油票登记台账应按照日期顺序进行记录，确保信息的完整性和准确性。2.登记流程：驾驶员在取得油票后，应在当天将油票信息录入油票登记台账。车辆管理人员定期对油票登记台账进行审核，检查登记信息是否准确、完整，如有问题及时通知驾驶员进行更正。四、油票报销管理（一）报销凭证1.报销油票时，必须提供真实有效的加油发票，发票上的信息应与加油凭证、油票登记台账一致。2.除加油发票外，还应附上加油凭证（如加油小票、加油记录单等），作为加油真实性和金额准确性的证明。（二）报销流程1.整理粘贴：驾驶员将加油发票和加油凭证按照公司财务要求进行整理粘贴，确保票面信息清晰可见，粘贴整齐。2.填写报销单：驾驶员填写油票报销单，注明报销日期、所属车辆车牌号、驾驶员姓名、加油日期、加油站名称、油品规格、加油量、金额等信息，并签字确认。3.审核：驾驶员将填写好的报销单及相关凭证提交至车辆管理人员进行初审。车辆管理人员重点审核加油的合理性、发票及凭证的真实性和完整性等，审核通过后签字。车辆管理人员将初审通过的报销单交至财务部门进行复审。财务部门按照公司财务制度对报销单进行审核，包括发票的合规性、报销金额的准确性等，审核无误后签字。4.审批：财务部门复审通过的报销单，按照公司审批流程提交至上级领导进行审批。上级领导根据公司财务预算、车辆使用情况等进行审批，审批通过后报销单交回财务部门。5.报销支付：财务部门根据审批后的报销单，按照公司财务流程进行报销支付，将报销款项支付至驾驶员指定的银行账户。（三）报销时间限制驾驶员应在加油完成后的规定时间内（如[X]个工作日）提交油票报销申请，逾期未提交的，原则上不予报销，如有特殊情况需经公司领导批准。五、油票库存管理（一）库存盘点1.定期对油票库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，如每月或每季度进行一次。2.盘点时，由专人负责对库存油票的数量、号码、票面信息等进行逐一核对，填写油票库存盘点表。3.如发现库存油票数量与账面记录不符，应及时查明原因，并填写油票盘盈盘亏报告，说明差异情况及原因，报上级领导审批。（二）库存保管1.设立专门的油票保管区域，确保油票存放安全、干燥、通风，防止油票受潮、损坏或丢失。2.油票应分类存放，按照油票号码顺序排列，便于查找和管理。3.安排专人负责油票保管工作，保管人员应严格遵守油票管理制度，不得擅自挪用、转借油票。4.加强对油票保管区域的安全防范措施，安装监控设备，配备必要的消防器材等，确保油票保管安全。六、油票审计与监督（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对油票管理情况进行审计，检查油票采购、使用、报销等流程是否符合公司制度和相关法律法规要求。2.审计内容包括油票的真实性、合法性、合理性，油票登记台账的准确性，报销流程的合规性等。3.内部审计部门根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，督促相关部门进行整改。（二）监督检查1.车辆管理人员应定期对驾驶员的油票使用情况进行检查，包括加油记录的真实性、油票报销的及时性等，发现问题及时纠正。2.财务部门应加强对油票报销的审核监督，对不符合规定的报销申请不予受理，并及时向上级领导汇报。3.公司设立举报邮箱和电话，鼓励员工对油票管理中的违规行为进行举报。对举报属实的，给予举报人一定的奖励，并对违规行为进行严肃处理。七、违规处理（一）违规行为界定1.伪造、虚开油票的。2.私自使用非公司指定加油卡或购买油票进行加油的。3.加油记录不实，虚报加油量或金额的。4.未按规定流程进行油票采购、使用、报销的。5.油票保管不善，导致油票丢失、被盗用的。6.其他违反油票管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为的员工，给予警告处分，并责令其限期整改。2.对于多次违规或违规情节严重的员工，除给予相应的经济处罚（如扣除违规金额的[X]倍）外，还将视情节轻重给予降职、辞退等处分。3.涉及违法犯罪行为的