高速项目公文管理制度

高速项目公文管理制度一、总则（一）目的为加强高速项目公文管理，确保公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，促进项目各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高速项目各部门及所属各参建单位在公文起草、审核、印发、传递、办理、归档等过程中的管理活动。（三）基本原则1.准确规范原则公文的格式、内容、语言表达等应严格遵循国家相关法律法规、行业标准及公司的规定，确保准确无误、规范统一。2.及时高效原则公文处理应注重时效性，及时起草、审核、传递、办理，避免拖延，提高工作效率。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强公文处理过程中的保密管理，确保公文信息安全，防止失泄密事件发生。4.精简实用原则公文内容应简洁明了、重点突出，坚持实事求是，注重实用性，避免冗长繁琐、空洞无物。二、公文种类及适用范围（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项，如项目建设方案、重要工作部署等。（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。例如，对项目进度、质量、安全等方面表现突出或违规的单位及个人进行奖惩的决定。（三）命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报适用于公布重要决定或者重大事项，如项目建设成果、重要会议公报等。（五）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，如项目招标公告、征地拆迁公告等。（六）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，如施工现场安全通告、交通管制通告等。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，如对项目技术难题的解决意见、对项目管理流程优化的意见等。（八）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。如工作安排通知、会议通知、人事任免通知等。（九）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。如项目进展情况通报、质量问题通报等。（十）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。如项目月度报告、季度报告、年度总结报告等。（十一）请示适用于向上级机关请求指示、批准，如项目资金申请请示、重大技术方案请示等。（十二）批复适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如与设计单位、监理单位、供应商等之间的工作联系函。（十五）纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。如项目工程例会纪要、专题会议纪要等。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（二）具体要求1.份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2.密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3.紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4.发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加"文件"二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有"文件"二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。5.发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号"〔〕"括入；发文顺序号不加"第"字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加"号"字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人上行文应当标注签发人姓名。由"签发人"三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。"签发人"三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。7.标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。8.主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。9.正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。10.附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排"附件"二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如"附件：1.XXXXX"）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。11.发文机关署名单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。12.成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。13.印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。印章用红色，不得出现空白印章。14.附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。15.附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。"附件"二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注"附件"二字及附件顺序号。16.抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。"抄送"二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将"抄送"二字改为"主送"外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于版记上方，抄送机关置于版记下方。17.印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加"印发"二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。18.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、行文规则（一）一般规则1.高速项目各部门及所属各参建单位应根据各自的隶属关系和职权范围行文，不得越级行文。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。3.同级机关或者不相隶属机关之间必要时可以联合行文。联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。联合行文时，主办机关排在前，其他机关按照党、政、军、群的顺序排列。（二）上行文规则1.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。2.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。3.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。（三）下行文规则1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。3.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。五、公文起草（一）基本要求1.公文起草应符合党的路线方针政策和国家法律法规，完整、准确地体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。2.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。3.文种正确，格式规范。4.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。5.公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。6.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。7.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。8.结构层次序数，第一层为"一、"，第二层为"（一）"，第三层为"1."，第四层为"（1）"。9.应当使用国家法定计量单位。10.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（二）起草流程1.明确发文目的和主题，收集相关资料和信息。2.确定公文的文种、格式和主要内容框架。3.起草初稿，内容应条理清晰、逻辑严密、语言通顺。4.初稿完成后，起草人应认真校对，确保文字表述准确无误，格式符合要求。六、公文审核（一）审核内容1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、数字、引文是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。（二）审核流程1.公文初稿完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核内容的准确性、完整性和格式的规范性等。2.初审通过后，将公文送相关职能部门进行会签。会签部门应认真审核涉及本部门职责的内容，并签署明确意见。3.会签完成后，公文返回起草部门，起草人根据会签意见对公文进行修改完善，形成送审稿。4.送审稿报送项目负责人或分管领导进行审核。审核人应全面审查公文的各项内容，提出审核意见。5.审核通过后，公文方可进入印发环节。如审核不通过，起草部门应根据审核意见进行修改，直至审核通过。七、公文印发（一）印发程序1.经审核通过的公文，由综合办公室按照规定的格式和排版要求进行排版。2.排版完成后，进行校对，确保公文内容准确无误，格式规范统一。3.校对无误后，由综合办公室负责人签字确认，然后交由文印室进行印制。4.印制完成后，对公文进行装订、盖章等处理，确保公文质量。（二）印发份数根据公文的发送范围和实际需要确定印发份数，避免浪费。（三）分发与存档1.公文印制完成后，由综合办公室按照发文清单及时进行分发。分发时应做好登记，确保公文准确送达各接收单位和人员。2.同时，综合办公室应留存一份公文存档，以备查阅。存档的公文应按照档案管理的要求进行整理和保管。八、公文传递（一）传递方式1.内部公文传递可通过项目内部办公系统、专人送达等方式进行。紧急公文应优先采用专人送达的方式，确保