铁路公章管理制度规定

铁路公章管理制度规定一、总则（一）目的为加强铁路公章的管理，规范公章使用行为，维护铁路企业正常运营秩序，保障企业合法权益，特制定本管理制度规定。（二）适用范围本规定适用于铁路企业内部各部门、各单位以及下属分支机构在工作中涉及公章使用的相关事宜。（三）基本原则1.合法性原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规及铁路企业相关规定。2.安全性原则：确保公章存放安全，使用过程可追溯，防止公章被盗用、冒用等情况发生。3.规范性原则：明确公章使用流程、审批权限，保证公章使用规范、准确。二、公章种类及保管（一）公章种类1.单位公章：代表铁路企业的正式印章，具有最高法律效力，用于对外签订合同、协议、重要文件等。2.部门公章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、业务往来等。3.专用章：如财务专用章、合同专用章、发票专用章等，用于特定业务领域。（二）保管职责1.单位公章：由企业办公室指定专人负责保管，保管人员应具备高度责任心和安全意识。2.部门公章：由各部门负责人指定专人保管，并报企业办公室备案。3.专用章：按照相关业务规定，由具体业务部门指定专人保管，同时接受财务、审计等部门监督。（三）保管要求1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，钥匙由保管人员专人负责。2.保管场所应具备防火、防盗、防潮等安全条件，确保公章安全。3.公章保管人员不得擅自将公章交与他人代管，如因特殊情况需临时交接，应办理交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。三、公章使用流程（一）申请1.使用人需填写《铁路公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息。2.申请表应经部门负责人审核签字，确保用章事项真实、合理、合规。（二）审批1.根据用章事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：涉及铁路企业重大决策、重要合同、协议等事项，需经企业主管领导审批。一般业务文件、日常工作往来等用章，由部门负责人审批。专用章使用，按照相关业务规定的审批流程执行。2.审批人应认真审核用章申请，对不符合规定或存在疑问的申请，应及时与申请部门沟通核实，必要时可要求补充相关材料。（三）用章1.经审批同意后，用章申请人持审批通过的《铁路公章使用申请表》到公章保管处用章。2.保管人员应对申请表与用章文件进行仔细核对，确保内容一致、手续齐全。3.用章时应在指定位置加盖公章，确保印章清晰、端正，不得模糊、遗漏。用章完毕后，保管人员应在用章申请表上记录用章情况，并留存用章文件复印件备案。（四）登记1.公章保管人员应建立《铁路公章使用登记簿》，详细记录每一次公章使用情况，包括用章日期、用章部门、用章事项、用章文件名称、用章份数、审批人、用章人等信息。2.登记簿应定期进行核对和整理，确保记录准确、完整。四、公章使用范围（一）单位公章使用范围1.以铁路企业名义对外签订的各类合同、协议、意向书等。2.向上级主管部门、政府部门报送的重要文件、报告等。3.涉及铁路企业重大事项的公告、声明等。4.其他需要加盖单位公章的正式文件、资料等。（二）部门公章使用范围1.部门内部发布的通知、通报、工作计划、总结等文件。2.与其他部门之间的业务往来函件、报表等。3.经部门负责人批准的其他内部文件。（三）专用章使用范围1.财务专用章：用于财务票据、资金结算、财务报表等财务相关业务。2.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等经济业务。3.发票专用章：在开具发票时使用。4.其他专用章按照其特定业务用途使用。五、特殊情况用章规定（一）紧急情况用章1.因工作紧急需要立即用章，但无法按照正常流程进行审批的，用章申请人应电话或书面形式向相关领导汇报，经领导同意后可先行用章，但事后应及时补办审批手续，并在《铁路公章使用申请表》上注明原因。2.紧急用章后，如发现用章事项存在问题或不符合规定，应及时采取措施予以纠正，并追究相关人员责任。（二）异地用章1.因业务需要在异地使用公章的，应提前通过传真、电子邮件等方式将用章申请材料及相关文件发送至公章保管部门，经审批同意后，由保管人员将公章快递至指定地点，或由异地业务人员携带经审批的《铁路公章使用申请表》到公章保管部门用章。2.异地用章结束后，用章人员应及时将公章及相关材料寄回或交回公章保管部门，并办理交接手续。六、监督与检查（一）内部监督1.企业办公室负责定期对公章使用情况进行检查，重点检查用章审批手续是否齐全、用章范围是否合规、登记记录是否完整等。2.财务、审计等部门在履行职责过程中，如发现涉及公章使用的问题，应及时与公章保管部门沟通，并向企业领导汇报。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府部门等对铁路企业公章使用情况的监督检查。2.积极配合相关部门的审计、调查等工作，如实提供公章使用的相关资料和信息。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用公章。2.超越审批权限使用公章。3.用章事项与申请内容不符。4.因保管不善导致公章丢失、被盗用、冒用。5.未按规定进行公章登记、保管或交接。（二）处理措施1.对于违规使用公章的行为，一经发现，立即责令停止，并视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分。2.因违规用章给铁路企业造成经济损失或其他不良影响的，由责任人承担相应的赔偿责任；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。3.对违规保管公章的人员，视情节给予相应的纪律处分，如造成公章丢失或损坏的，应责令其采取措施挽回损失，并承担相应的赔偿责任。八、