项目建设资料管理制度

项目建设资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目建设资料的管理，确保项目资料的完整性、准确性和规范性，为项目建设、运营及后期维护提供可靠依据，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目建设过程中涉及的各类文件、资料、数据等的管理，包括但不限于项目前期规划、可行性研究、设计、施工、监理、验收等各个阶段产生的资料。（三）基本原则1.真实性原则：项目资料应如实反映项目建设的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖项目建设全过程的各类资料，确保资料无遗漏。3.规范性原则：资料的格式、内容、编号等应符合相关标准和公司规定。4.及时性原则：资料应随项目建设进度同步整理、归档，确保资料的时效性。二、资料分类与编号（一）资料分类1.项目前期资料项目立项批复文件可行性研究报告环境影响评价报告项目选址意见书土地使用证等2.设计资料初步设计文件施工图设计文件设计变更通知3.施工资料施工组织设计工程开工报告施工日志材料检验报告隐蔽工程验收记录分项分部工程质量验收记录工程质量事故处理记录等4.监理资料监理规划监理实施细则监理月报监理通知单工程质量评估报告等5.竣工验收资料工程竣工验收报告竣工图工程竣工结算报告项目后评价报告等6.其他资料项目建设过程中的会议纪要、来往函件、合同协议等（二）编号规则采用分类编码方式，对各类资料进行统一编号。编号由字母和数字组成，具体规则如下：1.首位字母：代表资料类别，如"Q"表示项目前期资料，"S"表示设计资料，"G"表示施工资料，"J"表示监理资料，"Y"表示竣工验收资料，"T"表示其他资料。2.中间数字：表示资料所属项目的编号。3.末位数字：表示该类别资料的顺序号。例如：QG001001，表示项目前期资料中项目编号为001的立项批复文件。三、资料收集与整理（一）收集职责1.项目建设单位：负责组织协调各参建单位收集、整理项目建设过程中的各类资料，并对资料的完整性和准确性进行审核。2.设计单位：负责提供项目设计阶段的各类资料，并确保资料的规范性和准确性。3.施工单位：负责收集、整理施工过程中的各项资料，包括施工记录、质量检验报告、安全资料等，并按要求及时提交给项目建设单位。4.监理单位：负责收集、整理监理过程中的各类资料，包括监理文件、质量监理资料、进度监理资料等，并对施工单位提交的资料进行审核。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责资料收集工作，确保资料收集工作的顺利进行。2.资料收集应按照项目建设进度同步进行，不得滞后。对于重要资料，应及时收集并妥善保管。3.收集的资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。（三）整理要求1.资料收集后，应按照资料分类进行整理，确保资料分类清晰、条理有序。2.对每份资料进行编号，并建立资料目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。3.对于纸张大小不一致的资料，应进行统一折叠或裁剪，使其符合档案装订要求。4.资料应采用耐久性强的书写材料进行书写或打印，不得使用易褪色的书写材料。四、资料归档与保管（一）归档流程1.各参建单位在资料整理完成后，应及时提交给项目建设单位。2.项目建设单位对提交的资料进行审核，审核合格后进行归档。3.归档资料应按照类别和时间顺序进行排列，并装入档案盒或档案柜中，同时在档案盒或档案柜上标明资料类别、项目名称、归档时间等信息。（二）保管期限1.项目前期资料、设计资料、监理资料等应长期保管。2.施工资料中的工程质量验收记录、工程竣工图等应长期保管；其他施工资料根据工程性质和重要程度确定保管期限，一般不少于工程竣工后[X]年。3.竣工验收资料应长期保管。（三）保管要求1.档案库房应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合国家有关规定。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。对于破损、褪色等档案，应及时进行修复或复制。4.采用电子档案管理的，应建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并存储在不同介质上，异地存放。同时，应确保电子档案的安全性和保密性，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。五、资料查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅项目建设资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并在查阅过程中进行监督。3.查阅人员应在指定地点查阅资料，不得将资料带出档案库房。如需复印或摘抄资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、标记、污损或撕毁。查阅结束后，应及时将资料归还档案管理部门，并由档案管理人员进行清点和核对。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅项目建设资料的，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人或用于其他非借阅目的。如发生资料丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员应在借阅期限届满前归还资料，如需继续借阅，应重新办理借阅手续。六、资料保密与安全（一）保密措施1.项目建设资料涉及公司商业秘密和项目敏感信息，所有接触资料的人员应严格遵守公司保密制度，履行保密义务。2.对资料的查阅和借阅应严格进行登记，记录查阅和借阅人员的姓名、部门、时间、资料名称等信息。3.严禁在非保密场所谈论项目建设资料的内容，不得通过互联网、电子邮件等方式传播涉及公司机密的资料。4.对涉及重要机密的资料，应采取加密存储、专人保管等措施，确保资料的安全性。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案库房的安全。2.定期对档案管理系统进行维护和升级，防止因系统故障导致资料丢失或损坏。3.对电子档案的存储介质应定期进行检查和维护，防止存储介质老化、损坏等情况影响电子档案的读取和使用。4.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处理措施，确保档案资料的安全。七、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限已满，且已无留存价值的。2.因项目变更、终止等原因，导致资料不再具有使用价值的。3.资料存在严重质量问题，无法修复或补充的。（二）销毁程序1.由档案管理部门提出资料销毁申请，填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经部门负责人审核后，提交给公司分管领导审批。2.公司分管领导审批通过后，档案管理部门组织实施资料销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。3.对于重要资料的销毁，应采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并确保销毁过程的可追溯性。对于一般资料的销毁，可采用统一回收、集中处理等方式进行。4.资料销毁后，应在《资料销毁申请表》上注明销毁情况，并由档案管理人员、监督人员等签字确认。同时，将销毁记录作为档案进行保存。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对项目建设资料管理情况进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.监督检查可采用现场检查、资料抽查等方式进行，对发现的问题应及时提出整改意见，并要求责任单位限期整改。3.建立监督检查记录档案，对每次监督检查的情况进行详细记录，包括检查时间、地点、内容、发现问题及整改情况等信息。（二）考核办法1.将项目建设资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对资料管理工作成绩突出的单位和个人给予表彰和奖励。2.对资料管理工作存在问题的单位和个人，视情节轻重给予相