高校部门印章管理制度

高校部门印章管理制度总则目的为加强学校部门印章管理，维护学校印章使用的严肃性、规范性和安全性，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于学校各部门、各学院、各直属单位等（以下统称"部门"）所使用的各类印章，包括但不限于行政公章、业务专用章、合同章等。基本原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和学校的相关规定。2.专人负责原则：明确印章管理责任人，实行专人专管，确保印章管理安全、规范。3.审批用印原则：严格执行用印审批制度，未经审批不得擅自用印。4.安全保密原则：加强印章保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用或滥用。印章的刻制与启用印章刻制1.申请：因工作需要刻制印章的部门，应填写《高校部门印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并提交相关证明文件，报学校办公室审核。2.审核：学校办公室对申请部门提交的印章刻制申请表及相关证明文件进行审核，审核通过后报学校领导审批。3.刻制：经学校领导审批同意后，由学校办公室统一到公安机关指定的印章刻制单位刻制印章。印章启用1.备案：印章刻制完成后，学校办公室应及时将印章的名称、规格、材质、启用日期等信息报公安机关备案，并留存印章印模。2.启用通知：学校办公室负责向各部门发布印章启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。3.启用仪式：对于重要印章的启用，可根据学校实际情况举行启用仪式，宣布印章正式启用。印章的使用使用范围1.行政公章：用于学校以法人名义对外行文、签订合同、出具证明、办理各类审批手续等。2.业务专用章：用于学校各部门在其业务范围内开展工作所需的各类文件、报表、证书、票据等的盖章。3.合同章：用于学校对外签订各类合同、协议等。使用流程1.用印申请：用印部门应填写《高校部门印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并提交相关证明文件。2.审批：用印申请表经部门负责人签字确认后，按照学校规定的审批流程报相关领导审批。审批通过后，申请表交印章管理责任人留存。3.用印：印章管理责任人根据审批后的用印申请表，在用印文件上加盖印章，并做好用印登记。用印登记内容包括用印日期、用印事由、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。4.用印监督：对于重要文件或涉及重大事项的用印，应实行双人监督用印制度，确保用印过程规范、准确。特殊情况用印1.紧急情况：如遇紧急情况需要用印，且无法及时履行正常审批手续的，用印部门应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.领导外出：如遇学校领导外出无法及时审批用印的，用印部门应电话请示领导同意后先行用印，并在领导返回学校后及时补办审批手续。印章的保管保管责任人1.各部门应指定专人负责本部门印章的保管，保管责任人应具备高度的责任心和保密意识。2.印章保管责任人发生变动时，应及时办理印章交接手续。保管要求1.专柜存放：印章应存放在安全可靠的专柜内，专柜应配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.双人保管：对于重要印章，应实行双人保管制度，由两名保管责任人分别掌管保险柜钥匙，共同开启保险柜用印。3.严禁外借：印章严禁外借，确因工作需要必须携带印章外出的，应填写《高校部门印章外出使用申请表》，经部门负责人和学校办公室负责人审批同意后，由两名保管责任人共同携带印章外出，并做好印章使用的监督和登记工作。日常检查1.印章保管责任人应定期对印章的保管情况进行检查，确保印章存放安全、完好无损。2.学校办公室应不定期对各部门印章保管情况进行抽查，发现问题及时督促整改。印章的停用与销毁停用情形1.机构撤销：因学校机构调整、撤销等原因，部门印章不再使用的。2.印章损坏：印章因磨损、损坏等原因无法正常使用的。3.其他原因：因其他原因需要停用印章的。停用程序1.申请：印章所属部门应填写《高校部门印章停用申请表》，详细说明印章停用原因，并提交相关证明文件，报学校办公室审核。2.审核：学校办公室对申请部门提交的印章停用申请表及相关证明文件进行审核，审核通过后报学校领导审批。3.停用通知：经学校领导审批同意后，学校办公室负责向各部门发布印章停用通知，明确印章停用日期和后续处理要求。销毁程序1.申请：印章所属部门应填写《高校部门印章销毁申请表》，详细说明印章销毁原因、销毁方式等信息，并提交相关证明文件，报学校办公室审核。2.审核：学校办公室对申请部门提交的印章销毁申请表及相关证明文件进行审核，审核通过后报学校领导审批。3.销毁实施：经学校领导审批同意后，由学校办公室会同申请部门按照国家有关规定和学校的相关要求，对停用印章进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并做好记录。4.备案：印章销毁后，学校办公室应及时将印章销毁情况报公安机关备案，并留存相关记录。监督与责任追究监督检查1.学校办公室负责对全校各部门印章管理情况进行定期或不定期的监督检查，检查内容包括印章的刻制、使用、保管、停用、销毁等环节。2.对于监督检查中发现的问题，学校办公室应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。责任追究1.对于违反本制度规定，擅自刻制、使用、保管印章，或因印章管理不善导致学校利益受损的部门和个人，学校将视情节轻重，给予相应的纪律处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.因印章管理责任人工作失误导致印章被盗用、冒用或滥用的，印章