门窗公司公章管理制度

门窗公司公章管理制度总则目的为了加强公司公章的管理，规范公章的使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的公章管理。定义本制度所称公章，是指公司在工商行政管理部门登记备案的，具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。公章的刻制与启用公章的刻制1.公司公章的刻制必须严格按照国家有关法律法规和公司规定进行。由行政部门根据公司的实际需要提出申请，经公司法定代表人批准后，统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.申请刻制公章时，需提供公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书等相关资料，并填写《公章刻制申请表》，详细注明公章的名称、规格、材质等信息。3.印章刻制单位刻制完成后，应及时将公章交付公司行政部门，并提供刻制印章的相关证明文件。行政部门应对公章的规格、材质、印模等进行核对，确保与申请要求一致。公章的启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、启用日期、使用范围等信息，并报公司法定代表人批准。2.经批准后，行政部门应在公司内部发布公章启用通知，明确告知各部门公章已正式启用及使用注意事项。同时，应将公章启用情况记录在《公章使用登记簿》上。3.公章启用后，原使用的相关印章同时废止，行政部门应及时收回废止印章，并妥善保管。公章的保管保管原则1.公章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保公章的安全。2.公章保管人员不得将公章转借他人使用，不得擅自委托他人保管公章。保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。2.严格按照公章使用规定，审核用章申请，对不符合规定的用章申请有权拒绝。3.做好公章使用登记工作，详细记录用章时间、用章事由、用章部门、用章人等信息。4.定期对公章进行检查，发现问题及时报告并采取相应措施。保管地点1.公司公章应存放于公司指定的安全场所，配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.财务专用章、法定代表人章等重要印章应存放于保险柜中，并由专人负责保管。公章的使用使用原则1.公章的使用必须严格按照规定的程序和范围进行，未经批准不得擅自使用。2.使用公章应确保用途合法、合规，不得用于任何违法违规或损害公司利益的行为。使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、报表等具有法律效力的文件，以及其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章主要用于公司对外签订各类合同。3.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具等财务事项。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的相关事项。使用流程1.用章申请各部门需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称及份数、用章部门、用章人等信息，并经部门负责人签字确认。涉及公司重大事项或重要合同的用章申请，需经公司分管领导审核后，报公司法定代表人批准。2.审核批准公章保管人员收到用章申请后，应认真审核申请内容，确保用章事由合法、合规，用章文件格式正确、内容完整。对不符合规定的用章申请，公章保管人员应拒绝办理，并向申请部门说明原因。对符合规定的用章申请，按照审批权限报相关领导批准。3.用章登记经批准后，公章保管人员应在《公章使用登记簿》上详细记录用章时间、用章事由、用章文件名称及份数、用章部门、用章人等信息，并要求用章人签字确认。4.加盖公章公章保管人员应在指定的位置加盖公章，并确保印章清晰、端正。加盖公章后，应对用章文件进行再次核对，确保文件内容与申请内容一致。5.用章归还用章完毕后，用章人应及时将用章文件及《公章使用申请表》交回公章保管人员。公章保管人员应对用章文件进行妥善保管，并按照档案管理规定进行归档。特殊情况用章1.因紧急情况无法提前办理用章申请手续的，用章部门应电话向公司领导请示，经同意后可先行用章，但事后必须及时补办申请手续。2.涉及公司重大事项或重要合同的用章，如因领导外出等特殊原因无法及时审批的，在用章部门负责人和公章保管人员共同确认用章事项合法合规的前提下，可先加盖公章，但事后必须及时补办审批手续。公章的停用与销毁停用情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因，需要停用原公章的。2.公章损坏、遗失或被盗，无法继续使用的。3.因其他原因需要停用公章的。停用程序1.公章保管人员发现公章需要停用时，应及时填写《公章停用申请表》，详细注明停用原因、停用日期等信息，并报公司行政部门审核。2.行政部门审核后，报公司法定代表人批准。3.经批准后，行政部门应在公司内部发布公章停用通知，明确告知各部门公章已停用及后续处理措施。同时，应将公章停用情况记录在《公章使用登记簿》上。销毁程序1.对于停用的公章，由行政部门负责组织销毁。销毁前，应填写《公章销毁申请表》，详细注明销毁公章的名称、数量、销毁原因等信息，并报公司法定代表人批准。2.经批准后，行政部门应指定专人负责销毁公章，并在销毁过程中进行现场监督，确保公章彻底销毁。3.销毁完成后，应将销毁情况记录在《公章销毁登记簿》上，并由销毁人员和监督人员签字确认。监督与检查监督部门公司行政部门负责对公章管理制度的执行情况进行监督检查。检查内容1.公章保管情况，包括保管人员是否符合规定、保管地点是否安全、公章是否存放有序等。2.公章使用情况，包括用章申请是否规范、审批手续是否齐全、用章登记是否完整等。3.公章停用与销毁情况，包括停用程序是否合规、销毁手续是否完备等。检查方式1.定期检查，行政部门应定期对公章管理制度的执行情况进行检查，一般每季度不少于一次。2.不定期抽查，行政部门可根据实际情况对公章管理情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。违规处理1.对于违反公章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.因违反公章管理制