营销系统样品管理制度

营销系统样品管理制度一、总则（一）目的为加强公司营销系统样品的管理，规范样品的申请、领取、使用、保管及核销等流程，确保样品的合理使用和有效管理，提高样品使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司营销系统各部门及相关人员在产品推广、销售活动等过程中涉及的样品管理。（三）管理原则1.统一管理原则：公司设立专门的样品管理部门（或岗位），对样品进行统一规划、调配和管理。2.合理使用原则：样品的使用应基于业务需求，确保用于产品推广、客户体验等正当目的，避免浪费。3.责任清晰原则：明确各环节相关人员的职责，确保样品管理流程中的每个环节都有专人负责，责任落实到人。二、样品管理职责分工（一）营销部门1.根据业务需求，负责向样品管理部门提交样品申请，并注明申请样品的名称、规格、数量、用途、预计归还时间等详细信息。2.负责对领取的样品进行妥善保管和使用，确保样品安全，不得擅自转借、挪用或丢失。3.在业务活动结束后，及时将剩余样品归还样品管理部门，并办理核销手续。4.协助样品管理部门对样品的使用情况进行监督和检查，反馈使用过程中出现的问题。（二）样品管理部门1.负责制定样品管理制度和流程，并监督执行。2.建立样品台账，详细记录样品的入库、出库、库存数量、使用情况等信息，确保账目清晰。3.根据营销部门的申请，审核样品的使用需求，合理调配样品资源，确保样品的发放符合规定和业务需要。4.定期对库存样品进行盘点，确保账实相符。如发现样品短缺、损坏等情况，及时查明原因并进行处理。5.负责样品的采购、存储、维护等工作，确保样品质量合格、存储条件适宜。（三）财务部门1.负责对样品管理过程中的费用进行核算和监督，确保费用支出合理合规。2.根据样品管理部门提供的相关数据，进行账务处理，确保财务数据准确反映样品的使用和库存情况。三、样品申请与审批（一）申请流程1.营销人员根据业务需要，填写《样品申请表》，详细说明申请样品的相关信息，包括产品名称、规格型号、申请数量、使用目的、预计使用时间、预计归还时间等。2.将填写完整的《样品申请表》提交至所在部门负责人进行初审。部门负责人需对申请的必要性、合理性进行审核，并签署意见。3.初审通过后，《样品申请表》流转至样品管理部门。样品管理部门根据库存情况及业务需求，对申请进行审核。如库存充足且申请合理，予以批准；如库存不足或申请不合理，应及时与营销部门沟通，说明情况并提出调整建议。4.样品管理部门审核通过后，将《样品申请表》提交至公司分管领导进行最终审批。分管领导根据公司整体业务情况和样品管理政策，做出审批决定。（二）审批权限1.申请样品价值在[x]元以下的，由样品管理部门负责人审批。2.申请样品价值在[x]元至[x]元之间的，由公司分管营销的领导审批。3.申请样品价值在[x]元以上的，由公司总经理审批。（三）特殊情况处理对于紧急业务需求，如无法按照正常流程提前申请样品，营销人员可先通过电话或其他即时通讯工具向样品管理部门负责人说明情况，经同意后先领取样品，但需在领取后的[x]个工作日内补齐《样品申请表》及相关审批手续。四、样品领取（一）领取方式1.营销人员凭经审批通过的《样品申请表》到样品管理部门领取样品。2.样品管理部门在发放样品时，应与营销人员共同核对样品的名称、规格、数量等信息，确保准确无误。双方在《样品领取登记表》上签字确认，明确样品的领取时间、领取人、发放人等信息。（二）领取数量限制1.原则上每次领取样品的数量不得超过申请数量。如有特殊情况需要超额领取，需提前向样品管理部门说明原因，并经样品管理部门负责人批准。2.对于价值较高或稀缺的样品，每次领取数量应严格控制，避免浪费或丢失。（三）运输与搬运1.样品管理部门负责将样品送至指定地点（如营销人员办公地点或约定的交接地点），如因特殊原因需营销人员自行领取，样品管理部门应提供必要的包装和运输指导，确保样品在运输过程中不受损坏。2.在搬运样品过程中，应采取适当的防护措施，避免样品受到碰撞、挤压、污染等。如发现样品有损坏迹象，应及时停止搬运，并与样品管理部门沟通处理。五、样品使用（一）使用规范1.营销人员应按照申请用途使用样品，不得擅自改变样品用途。如需将样品用于其他用途，必须重新提交申请并获得批准。2.在使用样品过程中，应注意保护样品的完整性和安全性，不得故意损坏、丢失样品。如因使用不当导致样品损坏，应及时向样品管理部门报告，并说明情况。3.样品使用过程中产生的相关数据（如使用时间、使用效果反馈等），营销人员应及时记录，并反馈给样品管理部门。（二）客户使用1.如将样品提供给客户使用，营销人员应提前与客户沟通样品的使用方法、注意事项等，并确保客户了解样品的相关信息。2.要求客户在使用样品后提供使用反馈，营销人员应及时收集整理客户反馈信息，并反馈给样品管理部门。客户反馈信息应包括对样品质量、性能、外观等方面的评价，以及对产品改进的建议等。（三）活动使用1.在参加展会、促销活动等业务活动中使用样品时，营销人员应按照活动策划方案和现场安排，合理展示和使用样品，确保样品能够有效吸引客户关注，促进业务成交。2.活动结束后，营销人员应及时清理现场，收回剩余样品，并妥善保管。如发现样品丢失或损坏，应及时查找原因，并向样品管理部门报告。六、样品保管（一）保管责任营销人员对领取的样品负有保管责任，应妥善保管样品，确保样品安全、完整。如因保管不善导致样品丢失、损坏等情况，营销人员应承担相应责任。（二）保管场所与条件1.营销人员应将样品存放在安全、干燥、通风良好的场所，避免样品受潮、变质、损坏。2.对于有特殊存储要求的样品（如对温度、湿度、光照等有要求的样品），应按照相关要求进行保管，确保样品质量不受影响。（三）定期盘点1.营销人员应定期对所保管的样品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[x]月/季/半年/年，具体周期根据公司实际情况确定。2.盘点结束后，营销人员应填写《样品盘点表》，详细记录盘点情况，包括样品名称、规格、数量、实际库存与账面库存差异等信息。如发现差异，应及时查明原因，并向样品管理部门报告。七、样品归还与核销（一）归还期限1.营销人员应按照申请时预计的归还时间及时归还样品。如因业务需要延长样品使用时间，应提前向样品管理部门提出申请，并经批准。2.对于临时领取的样品（如紧急业务需求领取的样品），应在业务结束后的[x]个工作日内归还。（二）归还流程1.营销人员将剩余样品整理齐全后，填写《样品归还申请表》，注明归还样品的名称、规格、数量等信息，并提交至样品管理部门。2.样品管理部门收到《样品归还申请表》后，与营销人员共同对归还样品进行核对，确认样品的名称、规格、数量、质量等信息无误后，在《样品归还登记表》上签字确认。3.如发现归还样品与申请领取时不一致（如数量短缺、损坏等），样品管理部门应要求营销人员说明原因，并按照本制度相关规定进行处理。（三）核销1.样品管理部门在收到营销人员归还的样品并核对无误后，对样品进行核销处理。核销时，在样品台账中记录样品的归还时间、归还人等信息，并更新库存数量。2.财务部门根据样品管理部门提供的核销数据，进行账务处理，确保财务账目与样品实际使用和库存情况相符。八、样品报废与处理（一）报废条件1.样品因质量问题、损坏无法修复或已过保质期等原因，不能继续使用的，可申请报废。2.样品因业务调整、产品更新换代等原因，不再具有使用价值的，可申请报废。（二）报废申请与审批1.营销人员或样品管理部门发现样品符合报废条件时，应填写《样品报废申请表》，详细说明样品报废的原因、名称、规格、数量等信息，并提交至样品管理部门。2.样品管理部门对报废申请进行初审，核实情况属实后，提交至公司分管领导进行审批。审批通过后，方可进行报废处理。（三）报废处理方式1.对于一般性样品报废，可采取集中销毁的方式进行处理。由样品管理部门负责组织实施，确保报废样品得到妥善处理，防止信息泄露或流入非法渠道。2.对于涉及知识产权、商业机密等重要信息的样品报废，应采取更加严格的销毁措施，如粉碎、焚烧等，确保相关信息彻底销毁。3.在报废处理过程中，应安排专人进行监督，并填写《样品报废处理记录》，记录报废样品的名称、规格、数量、处理方式、处理时间、监督人等信息。九、样品库存管理（一）库存盘点1.样品管理部门应定期对库存样品进行全面盘点，确保账实相符。盘点频率为[x]月/季/半年/年，具体盘点时间由样品管理部门根据公司实际情况确定。2.盘点过程中，应详细记录库存样品的名称、规格、数量、存放位置等信息，并与样品台账进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，编制《库存盘点差异报告》，说明差异情况及原因，并提出处理建议。（二）库存预警1.样品管理部门应根据样品的使用频率、销售情况等因素，设定合理的库存预警指标。当库存数量低于或高于预警值时，及时发出预警信息。2.库存预警信息应包括预警样品的名称、规格、当前库存数量、预警值等内容，发送至营销部门负责人及相关人员，以便及时采取措施进行调整，如申请补货、调整使用计划等。（三）库存调整1.根据业务需求变化、盘点结果等情况，样品管理部门有权对库存样品进行调整。库存调整包括库存数量的增减、样品存放位置的变更等。2.库存调整时，样品管理部门应填写《库存调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容等信息，并提交至公司分管领导进行审批。审批通过后，方可进行库存调整操作，并及时更新样品台账。十、监督与检查（一）内部监督1.公司内部设立样品管理监督小组，成员包括样品管理部门、营销部门、财务部门等相关人员。监督小组负责定期对样品管理工作进行检查和监督，确保制度执行到位。2.监督小组应检查样品申请、领取、使用、保管、归还、核销等环节的执行情况，查看相关记录是否完整、准确，流程是否合规。如发现问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，如擅自挪用样品、未按规定归还样品、样品保管不善导致丢失或损坏等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚