院校财务合同管理制度

院校财务合同管理制度一、总则（一）目的为加强院校财务合同管理，规范财务行为，防范财务风险，维护院校合法权益，根据国家法律法规及相关政策，结合院校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于院校与其他单位或个人签订的涉及财务收支的各类合同，包括但不限于采购合同、服务合同、租赁合同、借款合同、捐赠合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.合规性原则：严格按照院校财务管理制度和相关规定进行合同管理，确保财务收支合法合规。3.风险防控原则：充分评估合同风险，采取有效措施防范财务风险，保障院校资金安全。4.权责明确原则：明确合同各方的权利和义务，确保合同的顺利履行。5.统一管理原则：实行财务部门统一归口管理，各业务部门协同配合的合同管理体制。二、合同管理职责分工（一）财务部门1.负责制定和完善院校财务合同管理制度，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订等工作，对合同的财务条款进行审查。3.负责合同的编号、登记、归档等财务管理工作。4.跟踪合同执行情况，监督合同款项的收付，及时进行账务处理。5.定期对合同执行情况进行分析，为院校决策提供财务依据。（二）业务部门1.负责本部门合同的起草、洽谈、签订等工作，并对合同条款的真实性、完整性、合法性负责。2.协助财务部门进行合同的审核，提供相关业务资料和信息。3.负责合同的履行，及时解决合同履行过程中出现的问题。4.定期向财务部门报送合同执行情况，配合财务部门做好合同款项的收付工作。（三）审计部门1.对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督。2.审查合同的财务收支是否合规，防范财务风险。3.对重大合同进行专项审计，提出审计意见和建议。（四）法务部门1.负责审查合同的合法性，对合同条款进行法律风险评估。2.为合同的签订、履行等提供法律咨询和服务。3.参与处理合同纠纷，维护院校合法权益。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确各方的权利和义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免模糊不清、歧义或容易引起纠纷的表述。（二）合同审核1.业务部门将起草好的合同提交财务部门进行财务审核。财务部门重点审查合同的财务条款，包括付款方式、结算时间、发票开具要求、预算安排等，确保合同款项收付符合院校财务规定和资金状况。2.财务部门审核通过后，将合同提交审计部门进行审计监督。审计部门主要审查合同的合法性、合规性、合理性，以及是否存在潜在的风险。3.审计部门审核通过后，将合同提交法务部门进行法律审查。法务部门对合同的法律条款进行审核，确保合同符合法律法规要求，防范法律风险。4.各审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并提出明确的审核意见。对于审核中发现的问题，业务部门应及时与对方协商修改合同条款，直至审核通过。（三）合同签订1.经财务、审计、法务等部门审核通过的合同，由院校法定代表人或其授权代表签订。2.签订合同应使用院校统一印制的合同文本，并加盖院校公章或合同专用章。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送财务部门、审计部门、法务部门等备案。四、合同履行管理（一）合同执行跟踪1.业务部门负责合同的具体履行，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行义务，并及时向对方提供相关服务或交付标的物。2.财务部门应跟踪合同执行情况，定期与业务部门核对合同款项的收付情况，确保合同款项按时足额收付。3.如发现合同履行过程中出现问题，业务部门应及时与对方沟通协商解决，并将情况及时报告院校领导。对于可能影响财务收支的重大问题，财务部门应提前介入，提出应对措施。（二）款项收付管理1.合同款项的收付应严格按照合同约定执行。业务部门应在合同约定的付款期限前，向财务部门提交付款申请，并提供相关合同、发票等资料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照财务审批流程办理付款手续。付款时应确保资金安全，通过合法合规的支付方式进行支付。3.对于合同款项的收取，业务部门应及时催收到期款项，并将收款情况及时报告财务部门。财务部门应按照规定进行账务处理，确保收入及时足额入账。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核和签订。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方，并按照合同约定办理相关手续。解除合同的协议也应按照合同签订流程进行审核和签订。3.合同变更或解除后，财务部门应及时调整相关账务处理，确保财务数据的准确性。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件等资料整理齐全，移交财务部门进行统一归档。2.财务部门应指定专人负责合同档案的收集、整理和保管工作，确保合同档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.财务部门对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间等顺序进行编号，并编制合同目录。2.合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、审批文件、发票、付款凭证等相关资料。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。2.建立合同档案借阅制度，严格限制借阅范围和借阅期限。因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经财务部门负责人批准后，方可借阅，并在规定时间内归还。3.定期对合同档案进行清查盘点，确保档案资料的安全和完整。（四）档案销毁1.合同档案保管期满后，由财务部门提出销毁申请，经院校领导批准后，按照相关规定进行销毁。2.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括合同名称、编号、销毁时间、销毁方式等信息。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.财务部门应会同业务部门、审计部门、法务部门等，定期对合同进行风险识别和评估。风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、终止等各个环节，重点关注合同的财务风险、法律风险、信用风险等。2.根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险等级。对于高风险合同，应制定专门的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于财务风险，应加强合同款项收付管理，严格审核付款申请，确保资金安全；合理安排预算，避免因资金不足导致合同违约。2.对于法律风险，应加强合同法律审查，确保合同条款符合法律法规要求；在合同履行过程中，如发生纠纷，及时寻求法务部门的支持，维护院校合法权益。3.对于信用风险，应在合同签订前对对方的信用状况进行调查评估，选择信用良好的合作方；在合同履行过程中，密切关注对方的信用变化，及时采取措施防范信用风险。（三）风险监控与预警1.建立合同风险监控机制，定期对合同执行情况进行检查和分析，及时发现风险隐患。2.设定风险预警指标，如合同款项逾期未付、对方信用等级下降等。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。七、合同绩效考核（一）考核指标1.合同签订的及时性和准确性，包括合同起草、审核、签订等环节的工作效率和质量。2.合同履行情况，如是否按照合同约定的时间、地点、方式等履行义务，合同款项的收付是否及时足额。3.合同风险防控情况，是否有效识别、评估和应对合同风险，是否发生因合同管理不善导致的经济损失或法律纠纷。4.合同档案管理情况，合同档案资料是否完整、准确，是否按照规定进行保管和借阅。（二）考核方式1.定期考核与不定期考核相结合。定期考核每季度或每半年进行一次，对合同管理工作进行全面评价；不定期考核根据实际工作需要，对特定合同或合同管理中的突出问题进行专项考核。2.考核采用自评、互评和上级评价相结合的方式。业务部门进行自评，总结本部门合同管理工作的成绩和不足；各部门之间进行互评，相互学习借鉴；财务部门、审计部门、法务部门等对业务部门的合同管理工作进行上级评价，提出考核意见。（三）考核结果应用1.将合同绩效考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对合同管理工作