陶瓷企业合同管理制度

陶瓷企业合同管理制度总则目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于原材料采购合同、产品销售合同、加工承揽合同、设备租赁合同、技术合同、运输合同、劳务合同等。基本原则1.依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同的内容应当公平合理，不得显失公平，双方的权利和义务应当对等。4.诚实守信原则：合同双方应当诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。合同管理机构及职责合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，分管副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会的主要职责是：1.审议公司合同管理制度、流程和标准；2.审议重大合同的签订、变更、解除等事项；3.协调解决合同管理中的重大问题；4.监督检查合同管理制度的执行情况。合同管理部门公司合同管理部门为法务部，负责合同管理的日常工作。其主要职责是：1.制定和完善公司合同管理制度；2.参与合同的起草、审核、签订等工作；3.对合同的履行情况进行跟踪和监督；4.处理合同纠纷，维护公司合法权益；5.建立和管理合同档案。合同承办部门合同承办部门是指具体负责合同签订、履行等工作的部门。其主要职责是：1.负责合同项目的前期调研、谈判等工作；2.起草合同文本，提交合同管理部门审核；3.按照合同约定组织实施合同项目，履行合同义务；4.及时向合同管理部门报告合同履行情况及存在的问题；5.负责合同资料的整理、归档等工作。合同的签订合同签订流程1.合同承办部门在进行合同项目前期调研、谈判等工作后，认为需要签订合同的，应起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门审核。合同管理部门应从法律、政策、技术、经济等方面对合同文本进行审核，提出修改意见。合同承办部门应根据合同管理部门的审核意见对合同文本进行修改完善。3.合同文本修改完善后，合同承办部门将合同文本提交公司领导审批。公司领导应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，签署审批意见。4.合同承办部门根据公司领导的审批意见，与合同对方当事人签订合同。合同签订时，应确保合同双方当事人的签字（或盖章）真实、有效，合同文本内容完整、准确。5.合同签订后，合同承办部门应将合同副本一份交合同管理部门存档，一份交财务部门作为付款依据，一份由本部门留存。合同签订的注意事项1.合同对方当事人应具有合法的主体资格，具备相应的民事权利能力和民事行为能力。合同承办部门应要求合同对方当事人提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行审查。2.合同的内容应符合法律法规的规定，不得违反法律法规的强制性规定。合同条款应明确、具体，避免模糊不清、歧义或矛盾。3.合同的签订应采用书面形式，合同文本应一式多份，双方当事人各执一份，具有同等法律效力。合同文本应加盖双方当事人的公章或合同专用章。4.合同签订前，合同承办部门应与合同对方当事人就合同条款进行充分协商，达成一致意见。协商过程中，应注意保留相关证据，如会议纪要、往来函件等。5.合同签订后，合同承办部门应及时将合同履行情况向合同管理部门报告，以便合同管理部门对合同履行情况进行跟踪和监督。合同的履行合同履行的原则1.全面履行原则：合同双方当事人应当按照合同约定全面履行自己的义务，包括履行合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式等。2.诚实信用原则：合同双方当事人应当诚实守信，履行通知、协助、保密等义务。在履行合同过程中，应及时通知对方当事人有关合同履行的情况，协助对方当事人履行合同义务，保守对方当事人的商业秘密。合同履行的监督1.合同管理部门应对合同的履行情况进行跟踪和监督，定期检查合同承办部门的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。2.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的签订、履行、变更、解除等情况。合同履行台账应定期向合同管理部门报送。3.在合同履行过程中，如发现合同对方当事人有违约行为或可能出现违约行为的，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施，如要求对方当事人承担违约责任、解除合同等，以维护公司的合法权益。合同履行中的变更1.合同履行过程中，如需要变更合同内容的，合同承办部门应与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议签订后，合同承办部门应将变更协议副本一份交合同管理部门存档，一份交财务部门作为付款依据，一份由本部门留存。合同履行中的解除1.合同履行过程中，如需要解除合同的，合同承办部门应与合同对方当事人协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利和义务等内容。2.合同解除协议签订后，合同承办部门应将解除协议副本一份交合同管理部门存档，一份交财务部门作为付款依据，一份由本部门留存。3.合同解除后，合同双方当事人应按照解除协议的约定履行各自的义务，如返还财产、赔偿损失等。合同的风险防范风险识别与评估1.合同管理部门应定期对公司签订的合同进行风险识别与评估，分析合同可能存在的风险因素，如法律风险、市场风险、信用风险等。2.合同承办部门在签订合同前，应对合同项目进行风险评估，制定风险防范措施。风险评估报告应提交合同管理部门审核。风险防范措施1.法律风险防范措施：合同管理部门应加强对合同文本的审核，确保合同内容符合法律法规的规定。在签订合同前，应咨询专业律师的意见，对合同的合法性、有效性进行审查。2.市场风险防范措施：合同承办部门应加强对市场行情的调研和分析，了解市场动态，合理确定合同价格和履行期限。在签订合同前，应与合同对方当事人就市场风险进行约定，明确双方的责任和义务。3.信用风险防范措施：合同承办部门应加强对合同对方当事人的信用调查，了解其信用状况和经营情况。在签订合同前，应要求合同对方当事人提供担保或其他信用保证措施，以降低信用风险。合同纠纷的处理纠纷的预防1.合同管理部门应加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，避免纠纷的发生。2.合同承办部门应加强与合同对方当事人的沟通和协调，及时了解对方当事人的需求和意见，妥善处理合同履行过程中出现的争议和纠纷。纠纷的处理程序1.合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门应立即组织相关人员进行调查和分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案制定后，合同管理部门应与合同对方当事人进行协商，争取通过协商解决纠纷。协商过程中，应注意保留相关证据，如会议纪要、往来函件等。3.如协商不成，合同管理部门应及时向公司领导报告，并根据公司领导的意见，采取仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在仲裁或诉讼过程中，应委托专业律师代理，维护公司的合法权益。纠纷处理的注意事项1.合同纠纷处理过程中，应严格遵守法律法规的规定，尊重仲裁机构或法院的裁决。2.合同纠纷处理过程中，应注意保护公司的商业秘密和声誉，避免因纠纷处理不当给公司造成不良影响。3.合同纠纷处理结束后，合同管理部门应及时总结经验教训，完善合同管理制度和流程，避免类似纠纷的再次发生。合同档案管理档案的收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本一份交合同管理部门存档。合同履行过程中产生的与合同有关的文件、资料，如变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、验收报告等，也应及时交合同管理部门存档。2.合同管理部门应定期对合同档案进行收集和整理，确保合同档案的完整性和准确性。档案的整理1.合同管理部门应按照合同的类别、时间顺序等对合同档案进行整理，建立合同档案目录。合同档案目录应包括合同名称、合同编号、签订日期、合同对方当事人、合同标的、合同金额、履行期限、档案存放位置等信息。2.合同档案应分类存放，便于查找和使用。合同档案可以采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理，电子档案应定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。档案的保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管，建立合同档案保管制度，明确保管人员的职责和权限。2.合同档案保管人员应妥善保管合同档案，防止合同档案丢失、损坏、泄露等情况的发生。合同档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保合同档案的安全。3.合同档案保管人员应定期对合同档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。档案的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。合同管理部门应按照申请表的要求提供合同档案，并做好查阅记录。2.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，到合同管理部门查阅。合同管理部门应按照相关规定提供合同档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅合同档案时，不得擅自涂改、复印、拍照、抽取、撤换合同档案材料。如需复印、拍照等，应经合同管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。档案的销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，合同管理部门应填写《合同档案销毁申请表》，经公司领