财务设备使用管理制度

财务设备使用管理制度总则目的为了加强公司财务设备的管理，规范财务设备的使用流程，提高设备使用效率，确保财务工作的正常开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有财务设备的采购、使用、维护、保管及报废处理等相关事宜。财务设备包括但不限于电脑、打印机、复印机、扫描仪、保险柜、点钞机、装订机等办公设备及财务专用软件、财务信息系统等。管理原则1.统一管理原则：公司财务设备由公司统一采购、调配和管理，各部门按照规定使用。2.合理使用原则：各部门应根据工作需要合理使用财务设备，提高设备利用率，避免浪费。3.定期维护原则：定期对财务设备进行维护保养，确保设备正常运行，延长设备使用寿命。4.安全保密原则：财务设备涉及公司财务信息安全，应采取必要的安全保密措施，防止信息泄露。设备采购与配置采购申请1.各部门根据工作需要，填写《财务设备采购申请表》，详细说明设备名称、型号、数量、用途及采购预算等信息，并提交至财务部门审核。2.财务部门对采购申请进行审核，重点审核采购必要性、预算合理性等，审核通过后报公司领导审批。采购流程1.经公司领导审批同意后，由采购部门按照公司采购制度进行采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，选择合适的供应商和产品。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至财务部门备案。设备配置1.设备到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括设备数量、规格、型号、外观等是否符合合同要求，以及设备的性能、质量等是否达到规定标准。2.验收合格后，由采购部门填写《财务设备验收单》，相关人员签字确认。设备移交至使用部门，并办理交接手续。3.使用部门应根据实际工作需要，合理配置财务设备，明确设备使用责任人，确保设备妥善使用。设备使用与操作规范基本要求1.财务设备使用人员应经过专业培训，熟悉设备的性能、操作方法和注意事项，严格按照操作规程进行操作。2.设备使用人员应保持设备清洁、整齐，定期对设备进行擦拭和保养，发现问题及时报告。3.设备使用人员应爱护设备，不得随意拆卸、改装设备，严禁在设备上安装与工作无关的软件或硬件。电脑使用规范1.开机与关机：按照正确的顺序开启和关闭电脑，避免突然断电对电脑造成损坏。2.软件安装与使用：只能安装经公司许可的财务软件和办公软件，不得私自安装其他软件。使用软件时应遵守软件使用许可协议，不得进行非法操作。3.数据管理：定期对电脑中的财务数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并妥善保管。严禁在电脑上使用未经杀毒的移动存储设备，防止病毒感染。4.网络安全：遵守公司网络安全规定，不得随意访问未经授权的网站，不得在网上泄露公司财务信息。设置强密码，并定期更换。打印机、复印机、扫描仪使用规范1.打印、复印、扫描文件时，应确保文件内容清晰、准确，避免浪费纸张。2.定期清理打印机、复印机的纸盒、硒鼓等部件，防止卡纸和出现打印质量问题。3.使用扫描仪时，应按照正确的扫描流程进行操作，确保扫描图像清晰、完整。扫描后的文件应及时保存到指定文件夹，并按照规定进行命名和分类。保险柜使用规范1.保险柜应放置在安全可靠的位置，由专人负责保管钥匙和密码。2.保险柜内物品应分类存放，整齐有序，严禁存放私人物品。3.开启和关闭保险柜时，应注意周围环境安全，防止他人窥视。4.定期对保险柜进行检查，确保其性能良好，如有异常应及时报告并采取措施。点钞机、装订机使用规范1.点钞机应定期进行清洁和校准，确保点钞准确无误。使用后应及时关闭电源，清理机器内的残钞。2.装订机使用时应按照操作规程进行操作，注意装订厚度和装订质量。定期检查装订机的装订针、刀片等部件，及时更换磨损的部件。设备维护与保养维护计划1.财务部门应制定财务设备年度维护计划，明确设备维护内容、维护时间和维护责任人。2.维护计划应根据设备的使用情况、性能状况及厂家建议进行制定，确保设备得到及时有效的维护。日常维护1.设备使用人员负责设备的日常维护工作，包括设备清洁、简单故障排除等。2.每天下班前，设备使用人员应对设备进行检查，确保设备正常关闭，电源插头拔掉，设备表面清洁干净。定期维护1.按照维护计划，定期对财务设备进行全面维护保养。维护内容包括设备硬件检查、软件升级、数据备份等。2.对于重要设备或出现故障的设备，应及时联系专业维修人员进行维修。维修人员应填写《财务设备维修记录》，记录维修时间、维修内容、维修费用等信息。设备保养1.根据设备的特点和使用要求，定期对设备进行保养。保养内容包括设备润滑、紧固部件检查、更换易损件等。2.设备保养应做好记录，建立设备保养档案，为设备的全生命周期管理提供依据。设备保管与盘点保管责任1.各部门负责本部门财务设备的保管工作，明确设备保管责任人，确保设备安全存放。2.设备保管责任人应妥善保管设备及相关资料，不得擅自将设备转借他人或带出公司。存放环境1.财务设备应存放在干燥、通风、安全的环境中，避免设备受潮、受热、受腐蚀等。2.对于贵重设备或易损设备，应采取特殊的保管措施，如加锁、防潮垫等。盘点制度1.财务部门应定期组织对财务设备进行盘点，盘点周期为[x]月/季/年。2.盘点时，应核对设备数量、规格、型号、状态等信息与设备台账是否一致，同时检查设备的使用情况和保管状况。3.盘点结束后，应填写《财务设备盘点表》，对盘点结果进行总结分析。如发现账实不符或设备存在问题，应及时查明原因并进行处理。设备报废与处置报废条件1.财务设备符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且设备性能严重下降，无法正常使用的；因技术进步、设备更新等原因，已被新型设备替代，且无使用价值的；设备因意外事故、自然灾害等原因造成严重损坏，无法修复或修复成本过高的；其他经公司认定需要报废的情况。2.设备报废由使用部门提出申请，填写《财务设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、设备现状等，并提交至财务部门审核。报废审批1.财务部门对报废申请进行审核，重点审核设备报废原因、是否符合报废条件等。审核通过后报公司领导审批。2.经公司领导审批同意后，设备方可进行报废处理。报废处置1.报废设备由公司统一处置，可采用出售、捐赠、报废拆解等方式。处置过程中应遵循相关法律法规和公司规定，确保资产处置合法合规。2.报废设备处置收入应及时上缴公司财务，纳入公司统一核算。资产核销1.设备报废处置完成后，财务部门应及时对资产进行核销，调整相关资产账目。2.同时，应将设备报废相关资料整理归档，包括报废申请表、审批文件、处置记录等，作为公司资产管理的重要依据。违规处理违规行为1.未经批准擅自采购财务设备的；2.未按规定使用财务设备，导致设备损坏或影响工作正常开展的；3.私自拆卸、改装财务设备的；4.未妥善保管财务设备，造成设备丢失、被盗或损坏的；5.违反设备安全保密规定，导致公司财务信息泄露的；6.其他违反本制度规定的行为。处理措施1.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的