银行保安档案管理制度

银行保安档案管理制度一、总则（一）目的为了加强银行保安队伍的规范化管理，全面、准确地记录银行保安人员的基本信息、工作表现、培训情况等，建立健全银行保安人员档案管理体系，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于在银行各营业网点、自助银行、办公区域等场所工作的全体保安人员。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映保安人员的实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集保安人员的各类相关资料，保证档案内容的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原则：严格遵守保密规定，妥善保管保安人员档案，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：根据保安人员的工作变动、培训情况、考核结果等及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.联系方式：手机号码、家庭住址、紧急联系人姓名及联系方式等。3.身份证复印件：提供清晰、有效的身份证复印件。4.学历证明：最高学历证书复印件。5.健康证明：入职时提供县级以上医院出具的健康证明，定期进行健康体检并更新健康证明。（二）入职相关资料1.入职申请表：详细记录保安人员入职时填写的各项信息，包括求职意向、工作经历、培训经历等。2.劳动合同：与银行签订的劳动合同文本。3.入职培训记录：记录入职培训的内容、时间、考核结果等。（三）工作表现记录1.考勤记录：详细记录保安人员的出勤情况，包括迟到、早退、旷工等情况。2.工作任务完成情况记录：记录保安人员日常工作任务的完成情况，如巡逻记录、门禁管理记录、安全事件处理记录等。3.奖惩记录：记录保安人员获得的奖励和受到的处罚情况，包括奖励原因、奖励级别、处罚原因、处罚措施等。（四）培训与资格证书1.培训计划与记录：记录保安人员参加的各类培训计划、培训时间、培训内容、培训讲师等信息。2.资格证书：如保安资格证、消防设施操作员证等相关证书复印件及证书有效期记录。（五）考核评价资料1.月度考核表：每月对保安人员进行考核，记录考核结果及考核评语。2.年度考核表：每年对保安人员进行全面考核，总结年度工作表现，确定考核等级。3.考核面谈记录：记录与保安人员进行考核面谈时的谈话内容，包括工作优点、不足、改进建议等。（六）岗位变动与离职资料1.岗位调动记录：记录保安人员岗位调动的原因、时间、新岗位信息等。2.离职申请表：保安人员离职时填写的申请表，包括离职原因、离职时间等。3.离职面谈记录：与离职保安人员进行面谈的记录，了解离职原因及对工作的意见和建议。4.离职交接清单：记录离职保安人员与接替人员之间的工作交接情况。三、档案建立与归档（一）档案建立1.新入职保安人员在办理入职手续时，由人力资源部门负责收集其个人基本信息及相关资料，建立个人档案。2.档案建立过程中，要确保资料的真实性和完整性，对不符合要求的资料及时通知保安人员补充或更正。（二）资料收集1.各部门应按照档案内容要求，定期向人力资源部门提供保安人员的相关资料。2.保安人员本人应主动配合档案管理工作，及时提交个人相关资料的更新信息。（三）归档整理1.人力资源部门对收集到的资料进行分类整理，按照档案内容的不同类别分别装订成册。2.为每份档案建立清晰的目录索引，便于查阅和管理。3.将整理好的档案存入专门的档案柜或电子档案系统，进行妥善保管。四、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.银行内部授权人员因工作需要可查阅保安人员档案，包括人力资源部门工作人员、保安管理部门负责人、相关业务部门负责人等。2.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。（二）查阅流程1.查阅人员持审批通过的查阅申请表到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案资料，并对查阅过程进行监督。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，查阅完毕后及时归还档案。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅保安人员档案的，必须经银行分管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人审核、银行分管领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员与借阅人员当面清点档案资料数量、核对档案内容，办理借阅登记手续，双方签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、损坏、丢失，如因保管不善造成档案资料损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案资料，档案管理人员核对无误后，办理归还登记手续。五、档案保管与安全（一）保管责任1.银行指定专人负责保安人员档案的保管工作，确保档案资料的安全与完整。2.档案保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理制度。（二）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料不受损坏。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）安全保密措施1.档案保管人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.非档案管理人员未经授权不得进入档案保管场所。3.定期对档案保管场所进行安全检查，发现问题及时整改，确保档案资料的安全。六、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门应定期对保安人员档案进行更新，一般每季度更新一次，确保档案内容的时效性。2.更新内容包括工作表现记录、培训情况、考核结果等方面的信息。（二）动态维护1.根据保安人员的岗位变动、奖惩情况、资格证书有效期等及时更新档案内容。2.对档案中出现的错误信息或不完整信息及时进行更正和补充。（三）信息反馈1.档案管理部门应定期向保安管理部门反馈档案更新情况，为保安人员的管理提供参考依据。2.保安管理部门应根据档案信息，及时调整保安人员的工作安排和培训计划。七、档案销毁（一）销毁条件1.保安人员离职且档案保存期限已满，按照国家有关规定需要销毁的档案。2.档案内容因不可抗力等原因造成损坏无法修复，且已无保存价值的档案。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.经人力资源部门审核、银行分管领导批准后，确定档案销毁方案。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息