酒店招标流程管理制度

酒店招标流程管理制度一、总则（一）目的为规范酒店招标流程，确保酒店各类采购项目及服务外包等招标活动的公开、公平、公正，提高资金使用效益，保证项目质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于酒店所有涉及工程建设、物资采购、服务外包等需要通过招标方式确定供应商或服务商的项目。（三）基本原则1.合法性原则：招标活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公平性原则：为所有潜在投标人提供平等的机会，不得歧视任何一方。3.公正性原则：评标过程要客观公正，依据既定的评标标准进行评审。4.公开性原则：招标信息、评标结果等应依法依规公开，接受监督。二、招标组织与职责（一）招标领导小组1.组成：由酒店高层管理人员担任组长，相关部门负责人为成员。2.职责审批招标项目计划和预算。审定招标方案、评标标准等重要文件。监督招标过程，协调解决招标中的重大问题。审核评标结果，做出最终决策。（二）招标工作小组1.组成：由采购部门负责人任组长，相关专业人员（如工程技术人员、财务人员、法务人员等）为成员。2.职责负责招标项目的具体实施，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标等工作。收集、整理和分析投标文件，提出评标建议。与中标单位进行商务谈判，签订合同。整理和归档招标项目相关资料。（三）各部门职责1.需求部门提出招标项目的需求，包括项目规格、技术要求、数量、质量标准等详细信息。协助招标工作小组编制招标文件，参与评标工作。负责对中标项目进行验收。2.财务部门参与审核招标项目预算，提供资金安排建议。对招标项目的费用支付进行审核和监督。3.法务部门审查招标文件、合同等法律文件，确保其合法性。为招标活动提供法律咨询和支持，处理法律纠纷。三、招标项目分类及流程（一）工程建设类招标1.项目立项需求部门根据酒店发展规划和实际需求，提出工程建设项目申请，包括项目名称、地点、规模、用途、投资预算等。提交给酒店高层管理人员审批，通过后列入年度工程建设计划。2.编制招标文件招标工作小组组织相关人员，根据项目需求和技术规范，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格与要求、评标标准、合同条款等内容。3.发布招标公告通过酒店官网、行业媒体、招标平台等渠道发布招标公告，公开招标项目信息。公告内容应包括项目概况、招标范围、投标人资格要求、报名时间、地点及方式等。4.报名及资格预审潜在投标人在规定时间内报名，提交营业执照、资质证书、业绩证明等相关资料。招标工作小组对报名投标人进行资格预审，确定合格投标人名单。5.发售招标文件向资格预审合格的投标人发售招标文件，并收取一定的工本费。投标人应仔细阅读招标文件，如有疑问可在规定时间内提出。6.踏勘现场根据项目需要，组织投标人踏勘工程现场，使其了解项目实际情况。投标人应自行承担踏勘现场的费用和风险。7.投标文件编制与递交投标人按照招标文件要求编制投标文件，包括商务部分、技术部分、价格部分等。在规定时间内将投标文件密封送达指定地点。8.开标按照招标文件规定的时间和地点，组织开标会议。当众开启投标文件，宣布投标人名称、投标报价、工期、质量标准等主要内容。9.评标组建评标委员会，由技术、经济等方面专家及酒店相关人员组成。评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。10.定标招标领导小组根据评标委员会推荐意见，确定中标单位，并向中标单位发出中标通知书。11.合同签订招标工作小组与中标单位进行商务谈判，签订工程建设合同。合同应明确双方权利义务、工程内容、工期、质量标准、付款方式等条款。（二）物资采购类招标1.采购申请需求部门根据库存情况和业务需求，填写物资采购申请表，注明物资名称、规格、型号、数量、采购时间等。提交部门负责人审核，报酒店高层管理人员审批。2.编制招标文件招标工作小组参照工程建设类招标文件编制要求，结合物资采购特点，编制物资采购招标文件。招标文件应包含物资技术参数、质量标准、交货期、售后服务等要求。3.发布招标公告同工程建设类招标发布方式，发布物资采购招标公告。4.报名及资格预审潜在投标人报名并提交相关资质证明材料。对报名投标人进行资格预审，筛选出符合要求的供应商。5.发售招标文件向资格预审合格的投标人发售招标文件。6.投标文件编制与递交投标人按照招标文件要求编制投标文件，包括物资报价、技术规格偏离表、售后服务承诺等。在规定时间内递交投标文件。7.开标组织开标会议，公布投标人报价及相关信息。8.评标评标委员会对投标文件进行评审，综合考虑物资价格、质量、交货期、售后服务等因素，推荐中标候选人。9.定标招标领导小组确定中标单位，发出中标通知书。10.合同签订与中标单位签订物资采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货地点、验收方式、付款方式等条款。（三）服务外包类招标1.项目申请需求部门提出服务外包项目申请，说明服务内容、服务期限、服务标准、预算费用等。经部门负责人审核后报酒店高层管理人员审批。2.编制招标文件招标工作小组针对服务外包项目特点，编制招标文件。招标文件应涵盖服务要求、服务流程、人员配备、考核标准、费用支付等内容。3.发布招标公告通过合适渠道发布服务外包招标公告。4.报名及资格预审潜在服务商报名并提交公司资质、业绩案例、服务方案等资料。对报名服务商进行资格预审，确定入围名单。5.发售招标文件向资格预审合格的服务商发售招标文件。6.投标文件编制与递交服务商按照招标文件要求编制投标文件，阐述服务方案、服务团队、服务报价、服务承诺等。在规定时间内递交投标文件。7.开标组织开标会议，宣读服务商投标信息。8.评标评标委员会对投标文件进行评审，重点评估服务方案的可行性、服务团队的专业性、服务报价的合理性等，推荐中标候选人。9.定标招标领导小组确定中标服务商，发出中标通知书。10.合同签订与中标服务商签订服务外包合同，明确服务内容、服务期限、服务质量标准、费用支付方式、违约责任等条款。四、评标标准与方法（一）评标标准制定原则1.应根据招标项目的性质、特点和需求，制定科学合理、具有针对性的评标标准。2.评标标准应包括商务条款、技术条款、价格条款等方面，确保全面评估投标人的综合实力。（二）商务条款评标标准1.营业执照、资质证书等相关资质文件的有效性和符合性。2.业绩情况，考察投标人类似项目的经验和业绩数量、质量。3.信誉状况，包括是否有不良记录、诉讼纠纷等。（三）技术条款评标标准1.技术方案的可行性、先进性和合理性，是否满足招标项目的技术要求。2.技术团队的专业能力和经验，人员配备是否齐全、合理。3.技术设备的性能、质量和适用性。（四）价格条款评标标准1.投标报价的合理性，是否符合市场行情和预算控制要求。2.价格构成明细是否清晰，有无不合理的价格组成。（五）评标方法1.综合评分法：对商务、技术、价格等各项指标进行量化评分，根据总分高低确定中标候选人。2.最低价法：在满足招标文件实质性要求的前提下，以投标报价最低者为中标候选人。一般适用于技术规格简单、标准统一的招标项目。五、招标过程监督与管理（一）内部监督1.酒店内部审计部门定期对招标项目进行审计，检查招标程序是否合规、文件资料是否齐全、评标过程是否公正等。2.设立举报邮箱和电话，接受酒店员工对招标过程中违规行为的举报，及时进行调查处理。（二）外部监督1.主动接受行业主管部门、财政部门等政府相关部门的监督检查，积极配合提供资料。2.对于重大招标项目，可以邀请社会公证机构进行公证，确保招标活动的公正性和合法性。六、合同管理（一）合同签订1.中标通知书发出后，招标工作小组应在规定时间内与中标单位签订合同。2.合同内容应与招标文件和投标文件一致，明确双方权利义务、项目内容、价格、工期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（二）合同履行1.合同双方应按照合同约定履行各自义务，需求部门负责跟踪合同执行情况。2.如出现合同变更、解除等情况，应按照合同约定的程序进行，并签订相关补充协议。（三）合同验收1.需求部门按照合同约定的验收标准对项目进行验收，填写验收报告。2.验收合格后，财务部门根据合同约定支付款项。七、档案管理（一）归档范围招标项目过程中产生的各类文件资料，包括招标公告、招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、合同等。（二）归档要求1.应确保文件资料的完整性、准确性和真实性。