行政人事公章管理制度

行政人事公章管理制度一、总则（一）目的为了加强公司行政人事公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政人事公章的刻制、启用、保管、使用、更换、废止等全过程管理。（三）定义1.行政人事公章：指公司在行政管理和人事管理活动中使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、法人章、人事专用章等。2.保管人：指负责保管行政人事公章的公司内部人员。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司行政人事公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需要填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、样式、规格等信息，并提交公司法定代表人或其授权人审批。2.审批通过后，行政部门持相关审批文件到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.刻制完成后，行政部门应及时将新刻公章的印模备案留存，并妥善保管印章实物。（二）启用1.新刻公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，注明公章名称、启用日期、启用范围等内容，并提交公司法定代表人或其授权人审批。2.审批通过后，行政部门应发布公章启用通知，明确告知公司各部门新公章的启用时间、使用范围及相关注意事项。3.新公章启用后，原相关公章同时废止。三、公章的保管（一）保管原则1.行政人事公章必须指定专人负责保管，实行"专人专管、谁保管谁负责"的原则。2.保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保公章安全存放，防止丢失、被盗或误用。（二）保管方式1.公司公章、合同专用章、法人章应存放在公司保险柜中，由行政部门专人保管；人事专用章应存放在人事部门保险柜中，由人事部门专人保管。2.保险柜钥匙和密码应分别由不同人员掌握，严禁将保险柜钥匙和密码交予同一人保管。（三）保管人的职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全，未经批准不得擅自将公章带出公司或转借他人使用。2.严格遵守公章使用规定，认真审核用章申请，对不符合规定的用章申请有权拒绝盖章，并及时向上级报告。3.建立公章使用登记簿，详细记录每次公章使用的时间、事由、用章部门、用章人、批准人等信息，确保公章使用记录完整、准确、可追溯。4.定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、遗失等异常情况，应立即向公司领导报告，并采取相应的补救措施。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、报表等具有法律效力的文书；发布公司内部重要通知、公告等；办理公司营业执照、税务登记证等相关证照的年检、变更等手续；以及其他需要公司盖章确认的事项。2.合同专用章主要用于公司对外签订各类经济合同、业务协议等。3.法人章主要用于公司办理银行开户、销户、账户变更、支票签发等与银行相关的业务；以及在公司授权范围内代表法人签署相关文件。4.人事专用章主要用于公司员工的劳动合同签订、解除、终止；员工工资发放表、奖金分配表等薪酬福利文件的盖章；员工各类人事证明、介绍信的开具；以及其他与人事管理相关的文件盖章。（二）使用流程1.用章申请各部门因工作需要使用行政人事公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称及份数、用章部门、用章人等信息，并提交部门负责人审核签字。涉及公司重大事项、经济合同、重要文件等用章，需经公司法定代表人或其授权人审批签字。2.审核盖章保管人收到用章申请后，应认真审核用章申请内容是否完整、准确，审批手续是否齐全。对不符合规定的用章申请，应及时退回申请部门并说明原因。审核通过后，保管人在用章前应再次核对用章文件内容与申请内容是否一致，确认无误后在规定位置加盖公章，并在《公章使用登记簿》上登记盖章信息。3.用章登记用章完成后，保管人应将用章文件复印件留存归档，并在《公章使用登记簿》上详细记录用章时间、事由、用章部门、用章人、批准人等信息，确保用章记录清晰、准确、完整。《公章使用登记簿》应定期整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。（三）使用要求1.严格按照规定的使用范围使用公章，严禁超范围使用公章。2.用章文件必须内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。3.公章应加盖在文件规定的盖章位置，确保盖章清晰、端正，不得模糊不清或盖在其他无关位置。4.如需同时加盖多个公章，应按照规定的顺序依次加盖，并确保各公章之间不相互重叠或遮挡。五、公章的更换与废止（一）更换1.因公章磨损、损坏、样式变更等原因需要更换公章时，由行政部门填写《公章更换申请表》，详细注明更换原因、新公章样式、规格等信息，并提交公司法定代表人或其授权人审批。2.审批通过后，行政部门持相关审批文件到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行新公章的刻制，并按照公章启用流程办理新公章的启用手续。3.新公章启用后，原公章应及时废止，并交回行政部门统一保管或按照公司规定进行销毁处理。（二）废止1.行政人事公章因公司名称变更、注销、合并等原因不再使用时，由行政部门填写《公章废止申请表》，详细注明废止原因、公章名称等信息，并提交公司法定代表人或其授权人审批。2.审批通过后，行政部门应发布公章废止通知，明确告知公司各部门原公章已废止，停止使用。3.原公章废止后，保管人应将其妥善保管，按照公司档案管理规定进行归档保存，并定期进行检查核对，确保公章安全。如需销毁，应按照公司规定的程序进行销毁处理，销毁过程应进行记录，并由相关人员签字确认。六、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责对行政人事公章的使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保公章使用符合规定，记录完整准确。2.审计部门负责对行政人事公章的管理情况进行审计监督，检查公章保管、使用、审批等环节是否存在违规行为，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受公安机关等相关部门的监督检查，按照要求提供公章管理的相关资料和信息，配合做好各项检查工作。2.如发现公章管理存在违规行为或安全隐患，应及时采取措施进行整改，并向相关部门报告。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用公章的；2.超越公章使用范围使用公章的；3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章的；4.伪造、变造公章或使用伪造、变造公章的；5.因保管不善导致公章丢失、被盗或误用，给公司造成损失的；6.其他违反公章管理制度的行为。（二）处理措施1.对于违规使用公章的行为，一经发现，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理措施；造成公司经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。2.因保管不善导致公章丢失、被盗或误用的，保管人应立即向公司报告，并采取紧急措施防止损失扩大。如给公司造成损失的，保管人应承担相应的赔偿责任，同