项目资料存档管理制度

项目资料存档管理制度一、总则（一）目的为了加强公司项目资料的管理，确保项目资料的完整性、准确性和安全性，便于项目资料的查阅、利用和追溯，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目资料的存档管理，包括但不限于项目策划书、项目合同、项目文档、项目报告、项目往来文件等。（三）职责分工1.项目部门负责项目资料的收集、整理、初步审核，并及时提交至档案管理部门。2.档案管理部门负责项目资料的接收、分类、编号、存储、保管和查阅服务等工作。3.公司各职能部门在各自职责范围内协助项目部门和档案管理部门做好项目资料的相关工作，如提供必要的资料支持、配合档案整理等。二、项目资料的收集与整理（一）收集要求1.项目部门应指定专人负责项目资料的收集工作，确保资料收集的及时性和完整性。2.收集的项目资料应包括项目从启动到结束全过程中产生的各类文件、数据、图表、报告等，涵盖项目前期调研、策划、设计、实施、验收等各个阶段。3.对于外来文件，如客户提供的资料、合作方提供的文件等，项目部门应及时登记并妥善保管。（二）整理原则1.按照项目的不同阶段、类别和性质进行分类整理，便于查找和管理。2.资料应保持清晰、完整、准确，如有破损、缺失或模糊不清的情况，应及时进行修复或补充。3.对项目资料进行编号，确保每份资料都有唯一的标识，便于查询和统计。（三）整理方法1.分类项目前期资料：包括项目立项申请书、可行性研究报告、项目策划书、市场调研报告等。项目合同资料：项目合同、补充协议、合同变更记录等。项目实施资料：项目进度计划、会议纪要、工作汇报、技术文件、施工图纸、测试报告等。项目验收资料：项目验收申请、验收报告、项目成果交付清单等。项目往来文件：与客户、合作方、供应商等之间的往来信函、邮件、传真等。2.编号采用[具体编号规则]进行编号，例如：项目编号资料类别编号顺序号。其中，项目编号为项目的唯一标识符，资料类别编号按照上述分类确定，顺序号为该类别资料的流水号。3.装订与编目对纸质资料进行装订，确保整齐、牢固。编制资料目录，目录内容应包括资料编号、名称、日期、来源等信息，以便快速查找。三、项目资料的审核与提交（一）审核流程1.项目资料收集整理完成后，项目部门负责人应首先对资料的完整性、准确性进行初步审核。2.对于重要项目资料或涉及多个部门的资料，项目部门应组织相关部门进行会审，确保资料符合项目实际情况和公司要求。3.审核通过后的项目资料应提交至档案管理部门。（二）提交要求1.项目部门应按照档案管理部门规定的格式和要求，填写资料交接清单，详细列出提交资料的名称、数量、编号等信息。2.提交的项目资料应附带资料说明，对资料的内容、来源、用途等进行简要介绍，便于档案管理部门更好地理解和管理。四、项目资料的存储与保管（一）存储方式1.档案管理部门应根据项目资料的性质和特点，选择合适的存储方式，如纸质档案存储、电子档案存储或两者相结合。2.对于纸质档案，应设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序、便于查找。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备和存储系统，如服务器、磁盘阵列等，并进行定期备份，防止数据丢失。（二）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，以防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、名称、数量、借阅人等信息，确保档案的流向可追溯。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。4.对涉及公司机密的项目资料，应严格按照公司保密制度进行保管，限制查阅权限，确保资料安全。五、项目资料的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅项目资料，应填写《项目资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人审批。2.涉及公司机密的项目资料，查阅申请还需经公司保密管理部门审批。3.外部单位或个人查阅项目资料，需经公司相关领导批准，并签订保密协议后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人提交《项目资料查阅申请表》，按照审批流程进行审批。2.审批通过后，档案管理部门根据查阅申请表的要求，提供相应的项目资料，并做好查阅登记工作。3.查阅人应在指定地点查阅资料，不得擅自将资料带出档案库房或进行复制、拍照等操作。如需复制资料，应另行填写《项目资料复制申请表》，经审批后按照规定进行复制。（三）利用限制1.项目资料仅供查阅人在规定的范围内使用，不得用于其他目的或泄露给无关人员。2.查阅人在查阅过程中应爱护资料，不得对资料进行涂改、损坏等行为。如发现资料有损坏情况，应及时告知档案管理部门。六、项目资料的借阅与归还（一）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅项目资料，应填写《项目资料借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人审批。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.同一项目资料在同一时间内借阅人数不得超过[具体人数]人。（二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还所借项目资料，如需延期，应提前向档案管理部门提出申请。2.归还资料时，借阅人应确保资料完整、无损坏，并在档案管理部门办理归还登记手续。3.如发现借阅资料有丢失、损坏等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。七、项目资料的销毁（一）销毁条件1.项目资料已超过保存期限，且不再具有查阅和利用价值。2.项目资料因其他原因需要销毁，如资料内容涉及公司机密且已解密，经相关部门审批后可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对项目资料进行清理，确定需要销毁的资料清单，并填写《项目资料销毁申请表》。2.《项目资料销毁申请表》应经档案管理部门负责人、公司分管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门组织专人对需要销毁的项目资料进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、资料名称、数量等信息。4.销毁记录应保存[具体期限]，以备查阅。八、项目资料的保密管理（一）保密措施1.对涉及公司机密的项目资料，应严格按照公司保密制度进行管理，采取加密存储、限制访问权限、专人保管等措施。2.在项目资料的收集、整理、存储、查阅、利用等过程中，相关人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和业务水平，防止因人员疏忽导致资料泄露。（二）保密监督与检查1.公司保密管理部门定期对项目资料的保密情况进行监督检查，发现问题及