项目行政物资管理制度

项目行政物资管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目行政物资管理，规范物资采购、使用、保管等行为，确保物资合理配置与有效利用，降低项目成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目的行政物资管理工作，包括办公用品、办公设备、劳保用品、项目耗材等各类行政物资。（三）管理原则1.集中管理与分级负责相结合原则公司对行政物资实行集中管理，制定统一的管理制度和标准流程，但各项目根据实际需求负责具体的物资申请、使用和管理工作。2.合理配置与节约使用原则根据项目实际工作需要，合理配置物资资源，避免浪费，提高物资使用效率。3.规范采购与严格审批原则物资采购严格按照规定的流程进行，确保采购行为规范、透明，同时加强审批管理，控制采购成本。4.定期盘点与动态管理原则定期对行政物资进行盘点，及时掌握物资库存情况，对物资的采购、使用、报废等进行动态管理。二、物资采购管理（一）采购计划1.各项目应根据工作任务和实际需求，提前制定物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划需经项目负责人审核后报上级主管部门审批，审批通过后方可实施采购。（二）采购流程1.采购申请项目根据审批后的采购计划填写物资采购申请表，详细说明采购物资的用途、规格、数量等信息，并提交至公司采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购物资的必要性、合理性进行审核，审核通过后报相关领导审批。3.供应商选择采购部门根据审批后的采购申请，通过多种渠道选择合格的供应商。选择供应商时应综合考虑其产品质量、价格、信誉、售后服务等因素。4.采购合同签订与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。5.采购执行采购部门按照采购合同要求，跟踪供应商的交货情况，确保物资按时、按质、按量供应。（三）采购方式1.集中采购对于通用性较强、采购量大的行政物资，如办公用品、劳保用品等，由公司采购部门进行集中采购，以降低采购成本。2.分散采购对于具有特殊要求或采购量较小的物资，经公司批准后，由项目自行组织采购。（四）采购价格管理1.采购部门应定期收集市场价格信息，建立价格档案，掌握物资市场价格动态。2.在采购过程中，采购人员应通过招标、询价、谈判等方式，争取最优惠的采购价格，但不得牺牲物资质量。三、物资验收管理（一）验收标准1.物资到货后，项目应按照采购合同要求和相关质量标准进行验收。2.验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。（二）验收流程1.项目物资管理人员在收到物资后，应及时组织验收工作，并通知相关使用人员参加。2.验收人员对照采购合同和验收标准，对物资进行逐一核对和检验。3.验收合格后，验收人员在物资验收单上签字确认，并将物资移交项目使用部门；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退换货等手续。四、物资库存管理（一）库存设置1.公司设立专门的物资仓库，用于存放各类行政物资。2.仓库应划分不同的区域，分别存放办公用品、办公设备、劳保用品、项目耗材等物资，并设置明显的标识牌。（二）库存保管1.仓库管理人员应按照物资的性质、特点和保管要求，对物资进行分类存放，确保物资安全、完好。2.定期对库存物资进行检查，及时发现并处理物资的损坏、变质、过期等问题。3.做好仓库的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保库存物资不受损失。（三）库存盘点1.公司定期组织对库存物资进行盘点，盘点周期一般为季度或年度。2.盘点工作由财务部门牵头，物资管理部门和项目相关人员配合进行。3.盘点结束后，应编制库存盘点报告，对盘点结果进行分析，找出存在的问题，并提出改进措施。五、物资使用管理（一）领用制度1.项目人员因工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经项目负责人审批后到仓库领取。2.仓库管理人员根据审批后的领用申请表，按照规定发放物资，并做好物资发放记录。（二）使用规范1.项目人员应按照物资的使用说明和操作规程正确使用物资，不得擅自改变物资用途或违规操作。2.对于贵重物资和大型设备，应指定专人负责使用和管理，并做好使用记录。（三）节约使用1.全体员工应树立节约意识，在物资使用过程中注意节约，避免浪费。2.对于可重复使用的物资，应尽量回收利用；对于废旧物资，应按照规定进行回收处理。六、物资报废管理（一）报废条件1.物资已超过规定的使用年限，且无法正常使用或维修的。2.物资因损坏、变质等原因，已无法满足工作需要的。3.因技术进步或其他原因，原物资已被淘汰的。（二）报废审批1.项目物资管理人员发现物资符合报废条件时，应填写物资报废申请表，详细说明物资名称、规格型号、购置时间、报废原因等信息，并提交至项目负责人审核。2.项目负责人审核通过后，报上级主管部门审批；对于价值较高的物资报废，还需经公司领导审批。（三）报废处理1.经审批同意报废的物资，由项目物资管理人员组织相关人员进行清理，并做好记录。2.对于有残值的报废物资，应按照规定进行变卖处理，变卖收入上缴公司财务部门；对于无残值的报废物资，应妥善处理，防止环境污染。七、物资台账管理（一）台账建立1.公司物资管理部门应建立健全物资台账，详细记录物资的采购、验收、入库、领用、库存、报废等情况。2.物资台账应定期更新，确保账物相符。（二）数据统计与分析1.物资管理部门应定期对物资台账数据进行统计分析，为物资采购、库存管理、成本控制等提供数据支持。2.通过数据分析，及时发现物资管理中存在的问题，并采取相应的措施加以解决。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各项目的行政物资管理工作进行监督检查，检查内容包括物资采购、验收、库存、使用、报废等环节。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关项目限期整改。（二）考核评价1.建立行政物资管理考核评价机制，对各项目的物资管理工作进行量化考核。2.考核指标包括物资采购成本控制、物资使用效率、库存管理水平、物资报废处理等方面。3.根据考核评价结果，对表现优秀的项目和个人进行表彰和奖励；对存在问题的项目和个人进行