资产购置使用管理制度

资产购置使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司资产的购置、使用管理，规范资产购置流程，提高资产使用效率，确保资产的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的所有资产购置、使用行为。（三）定义1.资产：指公司拥有或控制的、能以货币计量的经济资源，包括固定资产、无形资产、流动资产等。2.固定资产：使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并且在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备等。3.无形资产：企业拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，如专利权、商标权、著作权、土地使用权等。4.流动资产：预计在一个正常营业周期中变现、出售或耗用，或者主要为交易目的而持有，或者预计在资产负债表日起一年内（含一年）变现的资产，以及自资产负债表日起一年内，交换其他资产或清偿负债的能力不受限制的现金或现金等价物。二、资产购置管理（一）购置计划1.各部门根据业务发展需要，每年末编制下一年度资产购置计划，详细说明购置资产的名称、规格型号、数量、用途、预计购置时间及资金预算等。2.资产购置计划应经部门负责人审核后报财务部门，财务部门结合公司资金状况进行综合平衡，提出审核意见。3.公司管理层根据财务部门意见，对资产购置计划进行审批，审批通过后的购置计划作为资产购置的依据。（二）采购申请1.部门根据批准的资产购置计划，填写《资产采购申请表》，详细说明资产购置的必要性、预算金额、采购方式等。2.《资产采购申请表》经部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于重大资产购置项目，需报公司总经理办公会或董事会审议通过。（三）采购方式1.招标采购：对于批量较大、金额较高的资产购置项目，应采用招标采购方式。由采购部门组织招标工作，按照规定的程序和要求进行开标、评标、定标，选择最优供应商。2.询价采购：对于金额较小、规格型号较为单一的资产购置项目，可采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价单，比较各供应商报价，选择价格合理、质量可靠的供应商成交。3.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（四）采购合同1.采购部门根据审批后的采购申请与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确资产的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、使用部门备案。财务部门负责按照合同约定进行付款审核与结算，使用部门负责对资产的到货验收及后续使用管理。（五）资产验收1.资产到货后，使用部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同、发票等对资产的数量、规格型号、质量等进行核对，确保资产符合要求。2.对于技术复杂、专业性强的资产，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。验收合格后，验收人员应在《资产验收单》上签字确认。3.如发现资产存在质量问题或数量短缺等情况，使用部门应及时与供应商联系，要求供应商限期解决。如因供应商原因造成公司损失的，公司有权追究供应商的责任。三、资产使用管理（一）资产登记1.资产验收合格后，财务部门应及时进行资产登记，建立资产台账，详细记录资产的名称、规格型号、数量、购置日期、购置金额、使用部门、存放地点等信息。2.资产台账应定期与实物进行核对，确保账实相符。如有差异，应及时查明原因并进行处理。（二）资产保管1.使用部门负责资产的日常保管工作，应指定专人负责资产的管理，确保资产安全、完整。2.资产存放地点应保持安全、整洁，具备必要的防护措施，防止资产被盗、损坏、丢失等情况发生。3.对于贵重资产或易损资产，应制定专门的保管措施，如设置保险柜、安装监控设备等。（三）资产领用1.公司员工因工作需要领用资产时，应填写《资产领用申请表》，经部门负责人审批后到资产管理人员处办理领用手续。2.资产管理人员应根据审批后的申请表发放资产，并在资产台账上记录资产的领用情况，包括领用日期、领用人、资产名称、规格型号、数量等。3.员工领用资产后，应妥善保管和使用，不得擅自转借、出租、变卖或挪作他用。如因工作变动等原因不再使用资产时，应及时办理资产归还手续。（四）资产维修与保养1.使用部门负责资产的日常维修与保养工作，定期对资产进行检查、维护，确保资产正常运行。2.对于资产出现的故障或损坏，使用部门应及时填写《资产维修申请表》，说明故障或损坏情况、维修建议等，经部门负责人审批后送维修部门进行维修。3.维修部门应根据《资产维修申请表》及时安排维修工作，维修完成后，应填写《资产维修记录单》，记录维修情况，包括维修时间、维修内容、维修费用等。4.对于大型设备或关键资产，应制定定期保养计划，由专业维修人员进行保养维护，确保资产性能良好。（五）资产盘点1.公司定期组织资产盘点工作，盘点周期为每年一次。财务部门负责制定资产盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等。2.资产盘点工作由财务部门牵头，使用部门、资产管理人员等共同参与。盘点人员应认真核对资产的数量、规格型号、存放地点等，确保账实相符。3.盘点结束后，盘点人员应填写《资产盘点表》，详细记录盘点情况。如发现账实不符，应查明原因，编制《资产盘盈盘亏报告表》，说明盘盈盘亏资产的名称、规格型号、数量、金额、原因等，并提出处理建议。4.《资产盘盈盘亏报告表》经使用部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司管理层审批。对于盘盈资产，应及时调整资产台账；对于盘亏资产，应根据公司规定进行相应处理，如追究相关人员责任、进行账务核销等。四、资产处置管理（一）处置范围1.已达到使用年限且无法继续使用的资产；2.因技术进步等原因，已被淘汰或无法满足工作需要的资产；3.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏且无法修复的资产；4.闲置、不需用的资产；5.其他符合资产处置条件的资产。（二）处置方式1.报废：对于已无使用价值、无法修复或修复成本过高的资产，经公司批准后进行报废处理。报废资产应按照规定程序进行核销，其账面价值予以转销。2.出售：对于闲置、不需用但仍有使用价值的资产，可通过公开拍卖、协议转让等方式进行出售。出售资产应按照规定进行资产评估，以评估价值为基础确定出售价格。3.捐赠：对于符合公司捐赠政策的资产，可捐赠给其他单位或个人。捐赠资产应办理相关手续，确保捐赠行为合法合规。（三）处置程序1.使用部门提出资产处置申请，填写《资产处置申请表》，详细说明资产处置的原因、处置方式、预计处置价格等。2.《资产处置申请表》经部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于重大资产处置项目，需报公司总经理办公会或董事会审议通过。3.公司根据审批意见，组织相关部门对拟处置资产进行评估（如需），确定处置价格。4.按照规定的处置方式进行资产处置，如出售资产应签订出售合同，捐赠资产应办理捐赠手续等。5.资产处置完成后，财务部门应及时进行账务处理，核销资产账面价值，并将处置收入按照规定上缴公司财务。五、资产清查与评估（一）资产清查1.公司应定期进行资产清查工作，全面清查核实公司资产的数量、价值、使用状况等，确保账实相符、账账相符。2.资产清查工作由财务部门牵头，各部门配合进行。清查人员应认真核对资产的各项信息，如实填写资产清查报告。3.对于资产清查中发现的问题，应及时查明原因，提出处理意见，并按照规定程序进行整改。（二）资产评估1.公司在以下情况下应进行资产评估：资产购置、出售、投资、抵押、担保等涉及资产价值变动的经济行为；企业合并、分立、改制、重组等重大资产重组行为；其他需要进行资产评估的情形。2.资产评估工作应委托具有相应资质的资产评估机构进行。公司应与资产评估机构签订评估业务约定书，明确评估目的、范围、基准日、评估费用等事项。3.资产评估机构应按照国家有关法律法规和资产评估准则的要求，独立、客观、公正地开展评估工作，出具资产评估报告。公司应认真审核资产评估报告，确保评估结果真实、准确、合理。六、监督与检查（一）监督机构公司设立资产监督管理小组，由财务部门、审计部门、纪检监察部门等相关人员组成，负责对公司资产购置、使用、处置等全过程进行监督检查。（二）监督检查内容1.资产购置计划的编制与执行情况；2.采购申请、采购合同的审批与执行情况；3.资产验收、登记、保管、领用、维修、盘点等日常管理情况；4.资产处置程序的执行情况；5.资产清查与评估工作的开展情况；6.其他与资产相关的事项。（三）监督检查方式1.定期检查：资产监督管理小组定期对公司资产进行检查，检查内容包括资产实物、资产台账、相关凭证等，确保资产管理制度的有效执行。2.不定期抽查：资产监督管理小组不定期对公司部分部门的资产进行抽查，重点检查资产使用管理中的薄弱环节，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对资产购置、处置等重大经济事项或在资产清查、评估过程中发现的问题，开展专项检查，深入分析原因，提出整改措施。（四）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，资产监督管理小组应责令相关部门或人员限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚。2.对于因违规