邮政办公设备管理制度

邮政办公设备管理制度总则目的为加强邮政办公设备的管理，确保办公设备的正常运行，提高使用效率，降低使用成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于邮政系统内所有办公设备的管理，包括但不限于计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、办公桌椅等。管理原则1.统一管理原则：办公设备由邮政系统统一采购、调配和管理，确保资源的合理利用。2.归口管理原则：办公设备的管理归口到各级人事部门，由专人负责设备的采购、维护、调配等工作。3.谁使用谁负责原则：办公设备的使用人员负责设备的日常保管、维护和安全，确保设备的正常使用。办公设备采购管理采购计划1.各部门根据工作需要，每年年底前制定下一年度办公设备采购计划，报人事部门审核。2.人事部门根据各部门的采购计划，结合邮政系统的实际情况，汇总编制年度办公设备采购预算，报上级领导审批。采购流程1.采购预算经上级领导审批后，人事部门按照相关规定进行采购招标或询价。2.选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，确保采购的办公设备符合要求。3.采购合同签订后，人事部门应及时跟进设备的到货情况，确保设备按时、按质、按量到货。采购验收1.办公设备到货后，人事部门应组织相关人员进行验收，验收内容包括设备的数量、规格、型号、外观、质量等。2.验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续。验收不合格的设备，应及时与供应商联系，要求其更换或退货。办公设备使用管理使用登记1.办公设备使用人员应填写《办公设备使用登记表》，详细记录设备的使用情况，包括使用时间、使用人、使用内容等。2.《办公设备使用登记表》应定期存档，以便查询和统计。使用培训1.人事部门应定期组织办公设备使用培训，提高使用人员的操作技能和维护知识。2.新采购的办公设备，人事部门应及时组织使用人员进行培训，确保使用人员能够正确使用设备。使用规范1.办公设备使用人员应严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备的设置和参数。2.使用人员在使用设备过程中发现问题，应及时向人事部门报告，不得自行拆卸或维修设备。3.办公设备使用完毕后，应及时关闭电源，清理设备，保持设备的整洁。办公设备维护管理维护计划1.人事部门应根据办公设备的使用情况和维护要求，制定年度维护计划，明确维护内容、维护时间、维护人员等。2.维护计划应报上级领导审批后实施。维护实施1.人事部门按照维护计划，定期组织维护人员对办公设备进行维护保养，确保设备的正常运行。2.维护人员在维护过程中应认真记录维护情况，填写《办公设备维护记录表》，并及时向人事部门报告设备的维护情况。故障维修1.办公设备出现故障时，使用人员应及时向人事部门报告，人事部门应及时安排维修人员进行维修。2.维修人员在维修设备时，应认真检查故障原因，及时排除故障，并填写《办公设备维修记录表》。3.对于无法当场修复的设备，维修人员应及时将设备带回维修部门进行维修，并尽快恢复设备的正常使用。办公设备调配管理调配原则1.合理调配原则：根据各部门的工作需要和办公设备的使用情况，合理调配办公设备，确保资源的充分利用。2.有偿使用原则：对于跨部门调配的办公设备，使用部门应按照规定支付一定的费用。调配流程1.各部门因工作需要调配办公设备时，应填写《办公设备调配申请表》，报人事部门审核。2.人事部门根据各部门的申请情况，结合办公设备的库存情况，进行合理调配，并填写《办公设备调配通知单》。3.调出部门接到《办公设备调配通知单》后，应及时将设备移交给调入部门，并办理交接手续。办公设备报废管理报废条件1.已超过使用年限，且无法正常使用的办公设备。2.因技术进步或其他原因，已被淘汰的办公设备。3.因自然灾害、意外事故等原因，导致设备严重损坏，无法修复的办公设备。报废审批1.办公设备使用部门或人事部门提出报废申请，填写《办公设备报废申请表》，并附上设备的详细情况说明。2.人事部门组织相关人员对报废申请进行审核，审核通过后报上级领导审批。3.经上级领导审批同意后，方可进行报废处理。报废处理1.办公设备报废后，人事部门应及时组织清理，按照相关规定进行处置。2.对于有利用价值的零部件，可进行回收利用；对于无利用价值的设备，应进行报废处理，确保设备不流入市场。办公设备盘点管理盘点计划1.人事部门应定期组织办公设备盘点，每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次抽查盘点。2.盘点计划应明确盘点时间、盘点范围、盘点人员等。盘点实施1.盘点人员按照盘点计划，对办公设备进行逐一清点，核实设备的数量、规格、型号、使用状况等。2.在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《办公设备盘点差异表》。盘点报告1.盘点结束后，盘点人员应及时编写盘点报告，报告内容包括盘点基本情况、盘点结果、账实差异原因分析、处理建议等。2.盘点报告经人事部门审核后，报上级领导审批。办公设备安全管理安全制度1.制定办公设备安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施。2.办公设备使用人员应严格遵守安全制度，确保设备的安全使用。安全防范1.对办公设备的存放场所进行安全管理，安装必要的防盗、防火、防潮等设施。2.对重要的办公设备，应采取加密存储、备份等安全措施，防止数据丢失和泄露。安全检查1.人事部门应定期组织办公设备安全检查，及时发现和排除安全隐患。2.对于检查中发现的安全问题，应及时采取措施进行整改，确保办公设备的安全运行。办公设备费用管理费用预算1.人事部门应根据办公设备的采购、维护、调配等情况，编制年度办公设备费用预算，报上级领导审批。2.办公设备费用预算应包括设备采购费用、维护费用、调配费用、报废处理费用等。费用报销1.办公设备采购、维护、调配等费用，应按照邮政系统的财务制度进行报销。2.报销时，应提供相关的发票、合同、验收报告等凭证，确保费用报销的真实性和合法性。办公设备档案管理档案建立1.人事部门应建立办公设备档案，对每台办公设备的采购、使用、维护、调配、报废等情况进行详细记录。2.办公设备档案应包括设备清单、采购合同、验收报告、使用登记表、维护记录表、维修记录表、调配通知单、报废申请表等资料