财务客户结算管理制度

财务客户结算管理制度一、总则（一）目的为规范公司财务客户结算管理工作，确保公司资金安全、准确、及时结算，提高客户满意度，加强财务管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户之间的各类款项结算业务，包括但不限于销售货款、服务费用、退款等。（三）基本原则1.准确性原则：确保结算数据的准确无误，避免因数据错误导致的结算纠纷和财务损失。2.及时性原则：按照合同约定或公司规定的结算周期，及时办理款项结算，不得拖延。3.安全性原则：保障资金结算过程的安全，防止资金被盗取、挪用等风险。4.合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司内部财务制度，依法依规进行结算操作。二、结算流程（一）业务发起1.销售部门或相关业务部门在完成销售合同或服务协议约定的业务后，应及时整理相关业务资料，包括合同、订单、发货单、验收单等，提交给财务部门作为结算依据。2.业务人员应确保提交的业务资料真实、完整、准确，能够清晰反映业务内容、数量、金额等关键信息。（二）结算申请1.财务部门收到业务部门提交的业务资料后，对资料进行审核。如发现资料不齐全或存在疑问，应及时与业务部门沟通核实。2.审核通过后，财务人员根据业务资料填写结算申请表，明确结算金额、结算方式、收款账户等信息。结算申请表应经财务负责人审核签字。（三）客户确认1.将结算申请表发送给客户，要求客户在规定的时间内进行确认。客户确认方式可包括邮件、传真、系统确认等。2.如客户对结算金额、结算方式等有异议，应及时与公司财务部门沟通协商，明确差异原因并进行调整。（四）款项结算1.客户确认无误后，财务部门按照约定的结算方式办理款项结算。对于银行转账结算，财务人员应确保收款账户信息准确无误，及时将结算申请表提交给银行办理转账手续。对于支票结算，财务人员应及时将支票存入公司银行账户，并跟踪支票到账情况。对于现金结算，应按照公司现金管理规定，确保现金收取和缴存的安全、准确。2.在款项结算完成后，财务人员应及时登记相关财务账目，更新客户往来余额，并将结算情况反馈给业务部门。（五）结算凭证管理1.财务部门应妥善保管与客户结算相关的各类凭证，包括发票、收据、银行回单、对账单等。2.按照会计档案管理要求，定期对结算凭证进行整理、归档，确保凭证的完整性和可追溯性。三、结算方式（一）银行转账1.公司原则上优先采用银行转账方式进行款项结算，以确保资金安全和结算效率。2.客户应在合同约定的付款期限内，将款项足额转账至公司指定的银行账户。财务人员应及时核对银行到账信息，确保款项准确到账。（二）支票1.如客户采用支票结算，公司应要求客户提供合法有效的支票，并确保支票信息填写完整、准确。2.财务人员收到支票后，应及时进行审核，包括支票的真实性、有效性、金额大小写一致性等。审核无误后，在规定的时间内将支票存入公司银行账户。3.在支票存入银行后，财务人员应密切关注支票的兑付情况，如发现支票退票等异常情况，应及时与客户沟通协调，采取相应的解决措施。（三）现金1.对于金额较小、符合公司现金结算规定的业务，可采用现金结算方式。2.现金收取应由专人负责，收取过程中应严格遵守现金管理规定，确保现金安全。收取现金后，应及时开具收据，并在规定的时间内将现金缴存银行。3.禁止坐支现金，即不得直接用收取的现金支付公司其他费用。四、应收账款管理（一）账龄分析1.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，按照账龄区间统计应收账款余额，分析应收账款的构成和分布情况。2.通过账龄分析，及时发现逾期应收账款，为制定催款策略提供依据。（二）催款管理1.对于逾期应收账款，财务部门应及时向业务部门反馈，并协同业务部门制定催款计划。2.催款方式可包括电话催款、邮件催款、上门催款等。催款过程中应注意沟通方式和技巧，保持与客户的良好合作关系。3.对于多次催款仍未收回的款项，应及时启动法律程序，维护公司的合法权益。（三）坏账管理1.如应收账款经催收后确实无法收回，符合坏账确认条件的，应按照公司坏账管理制度进行坏账核销。2.坏账核销应履行必要的审批程序，包括业务部门说明情况、财务部门审核、公司管理层批准等。3.已核销的坏账应进行备查登记，如后期发现有收回可能的，应及时进行账务调整并收回款项。五、应付账款管理（一）账单核对1.财务部门收到供应商的账单后，应及时与采购合同、入库单等相关资料进行核对，确保账单金额、货物数量、规格等信息准确无误。2.如发现账单存在差异，应及时与供应商沟通协调，明确差异原因并进行调整。（二）付款审批1.核对无误后，财务人员按照公司付款审批流程填写付款申请单，注明付款金额、付款方式、收款供应商等信息。2.付款申请单应依次经采购部门负责人、财务负责人、公司管理层审批签字。审批通过后，方可办理款项支付。（三）款项支付1.财务部门按照审批通过的付款申请单，在规定的付款期限内办理款项支付。2.对于银行转账支付，应确保付款账户信息准确无误，及时提交银行办理转账手续。3.对于支票支付，应按照支票管理规定开具支票，并妥善保管支票存根等相关凭证。六、客户信用管理（一）信用评估1.销售部门应在与客户建立业务关系前，对客户进行信用评估。信用评估内容可包括客户的经营状况、财务状况、信用记录、行业口碑等。2.根据信用评估结果，确定客户的信用等级，分为A、B、C、D四级。A级为信用良好，风险较低；B级为信用一般，存在一定风险；C级为信用较差，风险较高；D级为信用极差，风险极高。（二）信用额度设定1.根据客户信用等级，为客户设定相应的信用额度。信用额度是指公司允许客户在一定期限内累计欠款的最高金额。2.信用额度应根据客户的经营变化、信用状况等因素进行动态调整。如客户信用状况恶化，应及时降低其信用额度。（三）信用监控1.财务部门应定期对客户的信用状况进行监控，关注客户的应收账款余额是否超过信用额度、是否按时付款等情况。2.如发现客户信用状况出现异常，应及时通知销售部门，共同采取相应的风险防范措施，如暂停供货、加强催款等。七、财务客户结算相关报表与报告（一）结算报表1.财务部门应定期编制客户结算报表，包括应收账款明细表、应付账款明细表、资金结算日报表、月报表等。2.结算报表应准确反映公司与客户之间的款项结算情况、往来余额变动情况等信息，为公司管理层提供决策依据。（二）财务分析报告1.每月末，财务部门应撰写财务客户结算分析报告，对本月的结算业务进行总结分析。2.分析报告内容可包括结算金额、结算方式、应收账款账龄结构、客户信用状况等方面的分析，以及存在的问题和改进建议。八、保密规定（一）客户信息保密1.公司员工应严格遵守保密制度，对涉及客户的商业秘密、财务信息等予以保密。2.未经公司授权，任何员工不得向第三方透露客户的相关信息，包括客户名称、联系方式、交易金额、信用状况等。（二）结算数据保密1.财务人员在处理客户结算业务过程中，应妥善保管结算数据和相关资料，防止数据泄露。2.严禁私自复制、传播、篡改结算数据，确保结算数据的安全性和完整性。九、违规处理（一）违规行为界定1.员工在财务客户结算管理工作中，如有下列行为之一的，视为违规：未按照规定流程办理结算业务，导致结算错误或延误。故意隐瞒或虚报业务资料，影响结算结果。泄露客户信息或结算数据。违反财务制度和资金管理规定，擅自挪用、截留结算款项。其他违反本制度的行为。（二）违规处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其限期改正。2.对于多次违规或情节严重的员工，视情节轻重给予记过、记大过、降职、撤职、解除劳动合同等处分。3.如因员工违规行为给公司造成经济损失的，公司有权要求员工赔偿