超市财务报账管理制度

超市财务报账管理制度一、总则（一）目的为了加强超市财务管理，规范财务报账行为，确保财务信息的真实性、准确性、完整性和及时性，提高资金使用效益，保障超市各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于超市总部及各门店的所有财务报账事项，包括但不限于费用报销、采购付款、资产购置等。（三）基本原则1.合法性原则：报账行为必须符合国家法律法规和超市内部规章制度的要求。2.真实性原则：报账凭证所反映的经济业务必须真实发生，不得虚构或隐瞒。3.准确性原则：报账金额、项目、内容等必须准确无误，不得涂改或错误填写。4.完整性原则：报账凭证必须齐全，包括发票、收据、审批单、合同等相关资料，且手续完备。5.及时性原则：报账人员应在规定时间内办理报账手续，不得拖延，确保财务信息及时反映。二、报账流程及要求（一）费用报销1.报销流程填写报销单：报账人员应根据实际发生的费用情况，按照规定的格式填写费用报销单，详细注明费用明细、金额、用途等。粘贴原始凭证：将与报销费用相关的原始凭证整齐粘贴在报销单背面，原始凭证应包括发票、收据、清单等，且发票必须为正规税务发票，抬头应为超市全称。部门负责人审批：报销单经部门负责人审核签字，确认费用支出的合理性和必要性。财务审核：财务人员对报销单及原始凭证进行审核，重点审核凭证的真实性、合法性、准确性和完整性，以及费用是否符合超市规定的报销标准。总经理审批：经财务审核无误后，报销单提交总经理审批，总经理根据超市财务状况和相关规定进行审批。报销付款：审批通过后，财务人员根据报销金额办理付款手续，将款项支付给报账人员。2.报销标准差旅费：按照超市制定的差旅费标准执行，包括交通、住宿、餐饮等费用的报销额度和标准。业务招待费：严格控制业务招待费支出，按照规定的比例和额度进行报销，报销时需注明招待对象、事由等。办公用品费：办公用品的采购应按照超市的采购流程进行，凭发票和入库单报销，金额较大的办公用品采购需附采购合同。通讯费：根据员工岗位性质和工作需要，制定不同的通讯费报销标准，凭通讯发票报销。其他费用：其他费用的报销应符合超市相关规定和实际工作需要，经审批后予以报销。3.报销时间一般情况下，报账人员应在费用发生后的[x]个工作日内办理报销手续。对于跨月的费用报销，应在次月的[x]个工作日内办理。（二）采购付款1.采购流程采购申请：各部门根据业务需要，填写采购申请单，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等信息，提交部门负责人审批。采购审批：部门负责人审核采购申请的合理性和必要性后，提交采购部门。采购部门根据采购申请进行市场调研，选择合适的供应商，并签订采购合同。采购合同需提交财务部门备案。到货验收：采购物品到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门根据采购合同和相关标准对采购物品的数量、质量、规格等进行验收，验收合格后出具验收报告。报账付款：采购人员凭采购合同、验收报告、发票等相关凭证填写付款申请单，按照费用报销流程进行审批后，财务部门办理付款手续。2.付款方式采购付款方式主要包括支票、转账、电汇等，具体付款方式根据与供应商的约定和超市财务规定执行。对于金额较大的采购付款，原则上应采用转账方式支付，以确保资金安全和支付记录的可追溯性。3.付款时间财务部门应在收到完整的付款申请资料并经审批通过后的[x]个工作日内安排付款。对于有合同约定付款期限的采购业务，应按照合同约定的时间付款，不得提前或逾期支付。（三）资产购置1.资产购置流程资产购置申请：各部门根据工作需要，填写资产购置申请单，注明资产名称、规格、数量、预算等信息，提交部门负责人审批。资产审批：部门负责人审核资产购置申请的合理性和必要性后，提交财务部门进行预算审核。财务部门根据超市年度预算和资金状况，对资产购置申请进行审核，并提出意见。资产购置申请经财务审核通过后，提交总经理审批。资产采购：经总经理审批同意后，采购部门按照规定的采购流程进行资产采购，签订采购合同。资产验收：资产到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门根据采购合同和相关标准对资产的数量、质量、规格等进行验收，验收合格后出具验收报告。资产入账：财务部门根据验收报告、采购合同、发票等相关凭证，对资产进行入账处理，登记固定资产或低值易耗品台账。2.资产折旧与摊销固定资产按照规定的折旧方法和折旧年限计提折旧，折旧费用计入相关成本或费用科目。低值易耗品采用一次摊销或五五摊销法进行摊销，摊销费用计入相关成本或费用科目。3.资产处置资产处置包括资产出售、报废、毁损等情况。资产处置应按照规定的程序进行审批，填写资产处置申请单，注明资产处置原因、方式、预计处置收入等信息。资产处置申请经部门负责人、财务部门、总经理审批同意后，由相关部门进行资产处置操作。资产处置收入应及时足额上缴财务部门，按照规定进行账务处理。三、报账凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时联系销售方重新开具。4.对于增值税专用发票，报账人员应确保发票的认证期限内进行认证，并按照规定进行抵扣。（二）收据要求1.收据必须是由财政部门统一印制或经税务机关监制的正规收据，收据内容应填写完整，包括收据名称、收据号码、开票日期、交款单位名称、收款项目、金额等。2.收据上应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，印章应清晰、完整。3.对于非经营性往来款项，如押金、保证金等，可以使用收据作为报账凭证；对于经营性收入，必须开具发票，不得使用收据代替。（三）其他凭证要求1.报账凭证还应包括审批单、合同、清单等相关资料，审批单应按照规定的格式填写，注明报账事项、金额、审批意见等；合同应明确双方的权利义务、交易内容、价格、付款方式等条款；清单应详细列出所购商品或服务的明细。2.所有报账凭证应真实、合法、有效，不得伪造、变造或提供虚假凭证。四、报账审批权限（一）费用报销审批权限1.部门负责人审批权限：审批本部门发生的费用报销，金额在[x]元以下的费用报销，由部门负责人审批。2.财务审核权限：财务人员对所有费用报销进行审核，重点审核凭证的真实性、合法性、准确性和完整性，以及费用是否符合超市规定的报销标准。对于不符合规定的报销申请，财务人员有权拒绝报销。3.总经理审批权限：金额在[x]元以上的费用报销，经部门负责人和财务审核后，提交总经理审批。总经理根据超市财务状况和相关规定进行审批。（二）采购付款审批权限1.采购部门审批权限：负责采购业务的申请、合同签订等工作，采购合同需提交财务部门备案。2.验收部门审批权限：负责采购物品的到货验收工作，出具验收报告。3.财务审核权限：财务人员对采购付款申请进行审核，重点审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证的真实性、合法性、准确性和完整性，以及付款金额是否与合同约定一致。对于不符合规定的付款申请，财务人员有权拒绝付款。4.总经理审批权限：采购付款申请经财务审核通过后，提交总经理审批。总经理根据超市财务状况和相关规定进行审批。（三）资产购置审批权限1.部门负责人审批权限：审批本部门资产购置申请，金额在[x]元以下的资产购置申请，由部门负责人审批。2.财务审核权限：财务人员对资产购置申请进行预算审核，根据超市年度预算和资金状况，对资产购置申请提出意见。对于不符合预算或资金安排的资产购置申请，财务人员有权拒绝审核通过。3.总经理审批权限：金额在[x]元以上的资产购置申请，经部门负责人和财务审核后，提交总经理审批。总经理根据超市财务状况和相关规定进行审批。五、报账监督与检查（一）内部审计监督1.超市设立内部审计部门，定期对财务报账情况进行审计监督，检查报账凭证的真实性、合法性、准确性和完整性，以及报账流程是否符合规定。2.内部审计部门有权调阅相关财务资料，对报账人员和相关部门进行询问，要求提供必要的解释和说明。3.对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）财务部门日常监督1.财务部门应加强对报账工作的日常管理和监督，建立健全报账审核制度，严格把关报账凭证和审批流程。2.财务人员应定期对报账情况进行统计分析，及时发现报账过程中存在的问题，并向相关部门反馈，提出改进建议。3.对于违反财务报账制度的行为，财务部门有权拒绝报销或付款，并按照规定进行处理。（三）外部监督1.超市应接受税务机关、审计机关等外部部门的监督检查，如实提供财务报账资料，配合相关部门的工作。2.对于外部监督检查提出的问题，超市应认真整改，及时调整和完善财务报账制度，确保财务管理工作规范有序。六、报账违规处理（一）违规行为界定1.报账人员提供虚假报账凭证，包括伪造、变造发票、收据、合同等资料。2.报账人员虚报、多报费用，故意隐瞒费用支出的真实情况。3.报账人员未按照规定的报账流程办理报账手续，擅自简化或省略审批环节。4.部门负责人或其他审批人员未认真履行审批职责，对违规报账行为予以批准。5.其他违反财务报账制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的报账违规行为，财务部门应立即停止报销或付款，并对违规事项进行调查核实。2.对于违规报账金额较小的情况，责令报账人员限期改正，追回违规报销的款项，并给予批评教育。3.对于违规报账金额较大或情