辅材结算审核管理制度

辅材结算审核管理制度目的为加强公司辅材采购结算审核工作的规范化管理，确保辅材采购费用的准确核算与支付，提高公司资金使用效率，维护公司利益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内所有涉及辅材采购结算审核的部门及相关业务流程。基本原则1.准确性原则：审核人员应确保结算数据真实、准确，与采购合同、送货单、验收单等原始凭证相符。2.合规性原则：结算审核必须符合国家法律法规、公司财务制度及相关采购规定。3.及时性原则：审核部门应在规定时间内完成结算审核工作，避免因审核延误影响付款进度。4.责任追究原则：对结算审核过程中发现的违规行为和失误，追究相关责任人的责任。职责分工采购部门1.负责辅材采购合同的起草、签订与执行，确保合同条款明确、合理，符合公司利益。2.及时收集、整理采购过程中的相关资料，如采购申请单、订单、送货单等，并提交给结算审核部门。3.跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，配合结算审核工作。仓库管理部门1.负责辅材的验收入库工作，严格按照验收标准对到货辅材进行数量、质量检验，出具验收单。2.建立健全辅材库存台账，记录辅材的出入库情况，确保库存数据准确。3.配合结算审核部门对库存数量进行核对，提供相关库存信息。财务部门1.负责制定辅材结算审核的财务流程和标准，对结算凭证进行合规性审核。2.审核采购发票的真实性、合法性、完整性，确保发票与采购业务相符。3.根据审核结果进行账务处理，办理付款手续，并对结算数据进行统计分析。结算审核部门1.负责对辅材采购结算资料进行全面审核，包括采购合同、送货单、验收单、发票等。2.核实结算金额的准确性，检查价格、数量、金额等是否与合同约定一致，对异常情况进行调查核实。3.提出审核意见，对不符合规定的结算事项及时与相关部门沟通协调，督促整改。结算审核流程采购申请与合同签订1.各部门根据生产经营需要，填写辅材采购申请单，详细注明采购辅材的名称、规格、型号、数量、预计价格等信息，提交给采购部门。2.采购部门对采购申请进行审核，确认需求的合理性后，选择合格的供应商进行询价、比价，确定最终供应商，并签订采购合同。采购合同应明确采购辅材的规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准等条款。采购执行与到货验收1.采购部门按照采购合同要求，及时与供应商沟通协调，确保辅材按时、按质、按量到货。2.仓库管理部门在收到辅材后，依据采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量等方面。验收合格后，仓库管理人员在送货单上签字确认，并出具验收单。如发现质量问题或数量不符等情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。结算资料提交1.采购部门在收到供应商的发票及结算资料后，对资料的完整性进行初步审核。审核无误后，将采购合同、送货单、验收单、发票等结算资料一并提交给结算审核部门。2.提交的结算资料应确保真实、有效、完整，各项资料之间应相互印证，逻辑一致。结算审核1.结算审核部门收到结算资料后，安排专人进行审核。审核人员按照以下步骤进行操作：核对采购合同：审核合同条款与结算资料是否一致，重点关注价格、数量、交货期、付款方式等关键条款的执行情况。核对送货单：检查送货单上的送货日期、供应商名称、辅材名称、规格、型号、数量等信息是否与采购合同和验收单相符。核对验收单：确认验收单上的验收结论、验收人员签字等内容是否齐全、合规，验收数量是否与送货单一致。核对发票：审核发票的真实性、合法性、完整性，检查发票上的开票日期、购货单位名称、供应商名称、商品名称、规格、型号、数量、金额、税率、税额等信息是否与采购合同、送货单、验收单一致。发票应加盖供应商发票专用章，且不得有涂改、伪造等情况。2.在审核过程中，如发现结算资料存在问题或疑问，审核人员应及时与采购部门、仓库管理部门或供应商进行沟通核实。对于不符合规定的结算事项，审核人员应详细记录问题所在，并提出整改意见，要求相关部门在规定时间内进行整改。整改完成后，重新提交审核。3.审核人员完成结算资料的审核后，填写结算审核报告，明确审核意见。审核意见分为同意结算、部分同意结算（注明需调整的项目及金额）、不同意结算三种情况。结算审核报告应经审核人员签字确认后，提交给部门负责人审核。审核审批1.结算审核部门负责人对审核报告进行审核，如审核通过，签署审核意见后提交给财务部门负责人审批。如审核发现问题，应退回审核人员重新核实或要求相关部门进一步说明情况。2.财务部门负责人根据公司财务制度和资金状况，对结算审核报告进行最终审批。审批通过后，方可办理付款手续；如不同意结算，应说明理由，并将结算资料退回采购部门，由采购部门与供应商协商解决。付款结算1.财务部门根据审批通过的结算审核报告，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款时，应确保付款金额准确无误，并严格遵守公司资金支付审批流程。2.财务部门在完成付款后，对结算业务进行账务处理，及时记录采购支出，更新相关财务数据。同时，将付款凭证、结算资料等进行归档保存，以备查阅。结算审核内容合同条款审核1.检查采购合同是否已签订，合同条款是否明确、完整，双方权利义务是否清晰。重点审核合同中的价格条款、数量条款、交货期条款、质量条款、付款方式条款等是否符合公司要求和市场行情。2.核实合同执行情况，检查供应商是否按照合同约定履行义务，如按时交货、提供符合质量标准的辅材等。对于未按合同执行的情况，应查明原因，并根据合同约定追究供应商的责任。送货单审核1.审核送货单的真实性和完整性，检查送货单上的信息是否与采购合同一致，包括供应商名称、采购订单编号、辅材名称、规格、型号、数量、送货日期等。送货单应加盖供应商公章或业务专用章，并由送货人签字确认。2.核对送货单上的数量与验收单是否一致。如发现数量差异，应进一步核实原因，确认是否存在多送、少送或错送等情况。验收单审核1.审查验收单的合法性和有效性，验收单应由仓库管理部门按照公司规定的验收流程和标准进行填写，并经验收人员签字确认。验收单应注明验收日期、验收结论（合格或不合格）、不合格原因及处理意见等内容。2.检查验收单上的验收数量是否与送货单一致，验收结论是否明确。对于验收不合格的辅材，应关注是否已按照规定进行退货、换货或补货等处理，相关处理记录是否完整。发票审核1.审核发票的真实性，通过国家税务总局发票查验平台等渠道核实发票的真伪。检查发票的格式、内容是否符合国家发票管理规定，发票代码、号码是否与税务机关登记信息一致。2.审查发票的合法性，确保发票开具符合税收法律法规要求，发票上的开票日期、购货单位名称、供应商名称、商品名称、规格、型号、数量、金额、税率、税额等信息应准确无误，且与采购业务实际情况相符。发票应加盖供应商发票专用章，不得加盖其他印章或财务专用章等不符合规定的印章。3.检查发票的完整性，发票应具备发票联、抵扣联（如有）等必要联次，且各联次内容应一致。发票上的项目应填写齐全，不得有空缺或涂改现象。对于发票内容不完整或不符合规定的，应要求供应商重新开具发票。价格审核1.核对采购价格是否与合同约定一致，如有价格调整，应检查是否有相应的价格变更协议或审批手续。2.对市场价格波动较大的辅材，可通过市场调研、询价等方式，核实采购价格的合理性，防止高价采购或不合理的价格调整。结算金额计算审核1.按照合同约定的价格、数量及相关费用计算方法，对结算金额进行复核，确保结算金额计算准确无误。2.检查是否存在重复计算、错误计算或其他不合理的费用列支情况。如发现结算金额计算错误，应及时与相关部门沟通，调整结算金额。特殊情况处理采购合同变更1.如因市场变化、生产需求调整等原因需要变更采购合同，采购部门应及时与供应商协商签订补充协议，并将变更后的合同提交给结算审核部门备案。2.结算审核部门在审核结算资料时，应重点关注合同变更条款的执行情况，确保结算金额的调整符合变更协议的约定。质量问题处理1.对于验收不合格的辅材，采购部门应与供应商协商解决质量问题。如采取退货、换货、补货等方式处理，仓库管理部门应及时办理相关手续，并将处理结果通知结算审核部门。2.结算审核部门在审核结算时，应根据质量问题的处理方式相应调整结算金额。如退货的，应扣除相应货款；换货或补货的，应按照实际发生情况进行结算。价格争议1.若采购部门与供应商在价格方面存在争议，采购部门应提供相关价格依据和市场调研资料，与供应商进行协商沟通，争取达成一致意见。2.如协商无果，结算审核部门可介入调查，根据双方提供的证据和市场行情进行综合判断，提出合理的价格调整建议，报公司领导审批后执行。紧急采购1.因生产急需等特殊原因进行紧急采购时，采购部门应在采购完成后及时补办相关手续，包括采购申请、合同签订等，并确保结算资料的完整性和准确性。2.结算审核部门应按照本制度规定，对紧急采购的结算资料进行审核，确保采购行为合规、结算金额合理。监督与检查内部审计监督公司内部审计部门定期对辅材采购结算审核工作进行审计监督，检查结算审核流程的执行情况、审核结果的准确性、相关制度的遵守情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。定期检查结算审核部门应定期对已完成的结算审核业务进行自查，检查审核工作是否严格按照规定流程进行，审核意见是否准确合理，相关资料是否归档保存完整等。对自查中发现的问题及时进行整改，不断提高结算审核工作质量。投诉处理设立投诉渠道，接受公司内部各部门及员工对辅材采购结算审核工作的投诉和举报。对于投诉事项，应及时进行调查核实，如确实存在违规行为，按照本制度规定追究相关责任人的责任，并将处理结果反馈给投诉人。考核与奖惩考核指标1.审核准确率：考核结算审核金额与实际应结算金额的相符程度，计算公式为：审核准确率=（审核通过且金额正确的结算笔数÷结算审核总笔数）×100%。2.审核及时率：考核结算审核部门是否在规定时间内完成审核工作，计算公式为：审核及时率=（按时完成审核的结算笔数÷应审核结算总笔数）×100%。3.问题整改率：考核相关部门对结算审核中发现问题的整改情况，计算公式为：问题整改率=（已整改问题的数量÷审核发现问题的总数量）×100%。奖励措施1.对于在辅材采购结算审核工作中表现出色，审核准确率高、审核及时率高、问题整改率高，为公司节约资金或避免经济损失的审核人员，给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书等。2.对积极配合结算审核工作，提供准确、完整资料，协助解决审核过程中问题的采购部门、仓库管理部门等相关人员，给予适当奖励。惩罚措施