费用内部控制管理制度

费用内部控制管理制度一、总则（一）目的为了加强公司费用内部控制，规范费用支出行为，提高资金使用效益，保障公司经济活动合法合规、资产安全完整，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司等各级单位（以下统称"公司"）的费用管理与控制。（三）基本原则1.合法性原则：费用支出必须符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。2.全面性原则：涵盖公司各类费用支出，包括但不限于办公费、差旅费、业务招待费、培训费、会议费等，实施全过程管理。3.预算控制原则：各项费用支出应纳入预算管理，严格按照预算执行，确保费用支出不超预算。4.审批合规原则：明确各级审批权限和流程，所有费用支出须经规定的审批程序后方可列支。5.效益性原则：在保证业务正常开展的前提下，优化费用支出结构，降低费用成本，提高资金使用效益。二、费用预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门职责和下一年度工作计划，结合历史费用数据和业务发展需要，编制本部门年度费用预算。2.费用预算应详细分类，明确各项费用的具体金额和支出时间安排。对于重大项目或特殊费用，应单独说明预算依据和合理性。3.预算编制过程中，各部门应加强沟通与协作，确保预算数据的准确性和完整性。涉及跨部门的费用项目，由牵头部门负责协调相关部门共同编制预算。（二）预算审批1.部门预算编制完成后，提交至财务部门进行初审。财务部门对预算的合理性、合规性及与公司整体预算的一致性进行审核，并提出修改意见。2.经财务部门初审后的预算，报公司管理层审批。公司管理层根据公司战略目标、经营状况和财务状况，对各部门预算进行综合平衡和调整，最终确定公司年度费用预算。（三）预算执行1.各部门必须严格按照批准的费用预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对各部门预算执行情况进行分析和通报。对于预算执行偏差较大的部门，及时提醒并督促其采取措施加以纠正。（四）预算调整1.当出现下列情况之一时，可申请预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致公司费用支出标准或业务开展方式发生改变；公司经营战略调整，业务范围或经营规模发生重大变化；不可抗力因素导致预算执行无法正常进行；其他经公司管理层认定需要调整预算的情况。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整金额、调整范围及对公司经营和财务状况的影响等内容。3.预算调整申请经所在部门负责人审核后，报财务部门审核，再提交公司管理层审批。审批通过后，财务部门对预算进行相应调整，并更新预算执行监控数据。三、费用支出审批流程（一）审批层级与权限1.公司根据费用金额大小和性质，设定不同的审批层级和权限：日常小额费用：指金额在[x]元以下的费用支出，由部门负责人审批。一般费用：金额在[x]元至[x]元之间的费用支出，经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大费用：金额超过[x]元的费用支出，需经过部门负责人、分管领导审核，最终由公司总经理审批。2.对于涉及多个部门的共同费用，由牵头部门负责申请，按照上述审批权限进行审批。（二）审批流程1.费用报销申请人应填写《费用报销申请表》，详细注明费用发生的日期、事由、金额、支付方式等信息，并附上相关的发票、收据、合同等原始凭证。2.将填写完整的《费用报销申请表》及原始凭证提交至所在部门负责人进行初审。部门负责人应重点审核费用的真实性、合理性及与本部门业务的相关性，审核通过后签署意见。3.经部门负责人初审后的报销申请，按照审批权限依次提交分管领导、总经理审批。审批人应认真审查申请内容，对不符合规定的费用支出予以驳回，并说明理由。4.审批通过后的费用报销申请，交至财务部门进行报销处理。财务部门对报销凭证的合法性、合规性进行审核，审核无误后办理付款手续。四、费用支出控制措施（一）办公费1.办公用品实行集中采购制度，由行政部门统一负责办公用品的采购、验收、保管和发放。采购过程中应遵循询价、比价、议价原则，选择性价比高的供应商。2.各部门根据实际需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。行政部门应建立办公用品领用台账，详细记录领用日期、领用部门、领用人、领用物品名称及数量等信息。3.严格控制办公用品的浪费现象，鼓励员工节约使用办公用品。对于可重复使用的办公用品，如文件袋、文件夹等，应提倡回收再利用。（二）差旅费1.制定明确的差旅费标准，包括交通、住宿、餐饮等费用的报销额度和标准。差旅费标准应根据公司业务需要和市场行情定期进行调整。2.员工出差前应填写《出差申请表》，经部门负责人和分管领导审批后方可出差。出差期间应严格按照规定的标准支出费用，如有特殊情况需要超标准支出，应提前向公司申请并获得批准。3.员工报销差旅费时，应提供真实有效的发票、车票、机票等凭证，并在《费用报销申请表》中详细注明出差日期、地点、事由等信息。财务部门应认真审核差旅费报销凭证，对不符合规定的费用不予报销。（三）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，遵循必要性、合理性和适度性原则。2.业务招待活动应提前填写《业务招待申请表》，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人、分管领导审核，报公司总经理审批。3.业务招待费报销时，应提供合法有效的发票及消费清单，并在发票上注明招待对象、招待时间等信息。财务部门应加强对业务招待费的审核，对超标准、无审批手续的业务招待费不予报销。（四）培训费1.公司根据员工培训需求和业务发展需要，制定年度培训计划。培训计划应明确培训内容、培训方式、培训时间、培训地点及培训预算等。2.员工参加培训前应填写《培训申请表》，经部门负责人和分管领导审批后参加培训。培训结束后，员工应提交培训总结报告，并按照规定报销培训费用。培训费用报销时，应提供培训发票、培训通知、培训证书等相关凭证。3.加强对培训效果的评估和反馈，确保培训费用的投入能够为公司带来实际效益。对于培训效果不佳或与公司业务无关的培训项目，应及时调整或取消。（五）会议费1.公司召开会议应提前制定会议计划，明确会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议议程及会议预算等。2.会议费报销时，应提供会议通知、会议签到表、会议发票、会议费用明细清单等相关凭证。会议费用应严格按照预算执行，对于超预算的会议费用，需经公司总经理特批后方可报销。3.提倡节俭办会，合理安排会议规模和会议场地，避免不必要的浪费。对于能够通过视频会议等方式召开的会议，应优先选择视频会议形式，以降低会议成本。五、费用核算与监督（一）费用核算1.财务部门应按照国家统一的会计准则和公司财务制度，对各项费用进行准确核算。费用核算应遵循权责发生制原则，确保费用在所属会计期间正确记录。2.设立明细分类账，对各类费用进行详细分类核算，以便及时掌握费用支出情况。同时，定期编制费用报表，向公司管理层和各部门提供费用核算信息。（二）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对费用支出情况进行审计监督，检查费用支出是否符合公司规定的审批流程和控制制度，是否存在违规支出、浪费现象等。2.对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。被审计部门应积极配合内部审计工作，按照要求提供相关资料和信息。（三）外部审计监督1.接受外部审计机构（如会计师事务所）的审计，确保公司财务报表和费用支出的真实性、合法性和合规性。2.对于外部审计提出的意见和建议，公司应认真对待，及时进行整改，并将整改情况反馈给外部审计机构。六、费用报销管理（一）报销凭证要求1.费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证。原始凭证应包括发票、收据、车票、机票、合同等，发票必须加盖发票专用章。2.原始凭证应清晰反映费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，内容不完整或字迹模糊的原始凭证，应要求开票单位重新开具或补充完整。3.除特殊情况外，报销凭证应为原件，复印件不得作为报销依据。如因特殊原因无法提供原件的，应在复印件上注明"与原件核对无误"字样，并由提供复印件的单位或个人签字盖章确认。（二）报销期限1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在费用发生后的[x]个工作日内提交报销申请。2.对于因特殊原因未能及时报销的费用，应提前向财务部门说明情况，并经财务部门同意后方可延期报销。（三）报销支付方式1.费用报销支付方式主要包括银行转账和现金支付两种。对于金额较大的费用报销，原则上采用银行转账方式支付；对于金额较小且符合现金支付规定的费用报销，可以采用现金支付方式。2.员工应提供准确的银行账号信息，以便财务部门办理银行转账支付手续。如因员工提供的银行账号信息错误导致报销款项无法及时到账或退回的，责任由员工自行承担。七、罚则（一）违规责任界定1.对于违反本制度规定的费用支出行为，根据情节轻重，分别追究相关责任人的责任。责任人包括费用报销申请人、部门负责人、审批人等。2.费用报销申请人提供虚假报销凭证、虚报费用金额等，属于严重违规行为，一经查实，除追回违规报销款项外，还将根据公司规定给予相应的纪律处分。3.部门负责人对本部门费用支出审核不严，导致违规费用报销的，将视情节轻重给予批评教育、扣减绩效奖金等处罚。4.审批人未认真履行审批职责，对不符合规定的费用支出予以批准的，将承担相应的审批责任，公司将根据情节轻重给予警告、诫勉谈话等处理措施。（二）处罚措施1.对于违规报销的费用，公司将责令相关责任人限期退还。如责任人拒绝退还或无法退还的，公司将从其工资、奖金等收入中予以扣除。2.根据违规情节轻重