银行核算要素管理制度

银行核算要素管理制度一、总则（一）目的为加强银行核算要素管理，规范核算要素的采购、保管、使用、销毁等环节，确保银行会计核算工作的准确、及时、安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于银行内部涉及核算要素管理的各部门及相关岗位人员。（三）核算要素定义核算要素是指银行在会计核算过程中用于记录、计算、反映经济业务的各类工具和载体，包括但不限于会计凭证、账簿、报表、密押器、压数机、印鉴卡、支付密码器、重要空白凭证等。（四）管理原则1.统一管理原则：核算要素的采购、保管、发放、使用、销毁等环节由银行统一组织管理，确保标准一致、流程规范。2.安全保密原则：加强核算要素的安全防护措施，防止丢失、被盗、篡改等情况发生，严格保密核算要素的相关信息。3.风险控制原则：对核算要素管理各环节进行风险识别、评估和控制，防范操作风险、信用风险等各类风险。4.成本效益原则：在保证核算要素管理质量的前提下，合理控制管理成本，提高管理效率。二、核算要素采购管理（一）采购计划制定1.各业务部门根据业务发展需求和核算要素库存情况，定期向核算要素管理部门提交采购计划申请。2.采购计划申请应详细说明所需核算要素的种类、规格、数量、预计使用时间等信息。3.核算要素管理部门对各业务部门提交的采购计划申请进行汇总、审核，结合库存状况和业务发展趋势，制定全行核算要素采购计划。（二）采购流程1.供应商选择核算要素管理部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，确定合格的供应商名单。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商合作。2.采购合同签订根据采购计划，核算要素管理部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购核算要素的种类、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购执行供应商按照采购合同约定的时间、地点、数量、质量等要求，将核算要素送达银行指定地点。核算要素管理部门组织相关人员对采购的核算要素进行验收，核对数量、规格、质量等是否符合合同要求。4.付款结算验收合格后，核算要素管理部门根据采购合同约定的付款方式，办理付款结算手续。财务部门对付款申请进行审核，确保付款依据充分、手续齐全，按照规定的流程进行款项支付。（三）采购监督与审计1.银行内部审计部门定期对核算要素采购过程进行监督检查，重点检查采购流程的合规性、供应商选择的公正性、采购合同的执行情况等。2.对于发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改，确保采购活动合法、合规、透明。三、核算要素保管管理（一）保管场所与设施1.设立专门的核算要素保管库，保管库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护设施。2.保管库应安装监控设备，实现24小时监控，确保保管环境安全可控。3.保管库内设置不同的存放区域，分别存放不同种类的核算要素，如重要空白凭证区、会计凭证区、密押器区等，实行分类存放、标识清晰。（二）保管人员职责1.核算要素保管人员应具备良好的职业道德和责任心，经过专业培训，熟悉核算要素保管业务。2.负责核算要素的出入库登记、库存盘点、保管环境维护等工作。3.严格遵守核算要素保管制度，确保核算要素安全完整，不得擅自离岗、允许无关人员进入保管库。（三）库存管理1.建立核算要素库存台账，详细记录核算要素的出入库时间、种类、规格、数量、批次等信息。2.定期对核算要素进行库存盘点，确保账实相符。盘点工作应至少每月进行一次，由保管人员、财务人员等共同参与。3.如发现账实不符情况，应及时查明原因，进行相应的账务处理和责任追究。（四）安全防护措施1.保管库门窗应坚固耐用，配备防盗锁具和报警装置。2.核算要素应存放于保险柜、铁皮柜等专用存储设备中，确保存放安全。3.对保管库的温湿度进行实时监测和控制，保持适宜的保管环境。四、核算要素使用管理（一）使用审批1.各业务部门在使用核算要素前，应填写使用审批表，详细说明使用核算要素的种类、数量、用途、预计使用时间等信息。2.使用审批表应经部门负责人、核算要素管理部门负责人、主管行领导等逐级审批签字。3.未经审批，不得擅自使用核算要素。（二）领用发放1.核算要素保管人员根据审批后的使用审批表，办理核算要素的领用发放手续。2.领用发放时，应严格核对领用人员身份信息，确保核算要素发放给授权使用人员。3.领用人员在领用核算要素时，应在核算要素库存台账上签字确认。（三）使用规范1.核算要素使用人员应严格按照规定的操作规程使用核算要素，确保核算要素使用准确、规范。2.对于重要空白凭证等核算要素，应建立使用销号制度，对每份凭证的使用情况进行详细记录，防止丢失、盗用等情况发生。3.使用过程中如发现核算要素存在质量问题或其他异常情况，应及时停止使用，并报告核算要素管理部门。（四）监督检查1.核算要素管理部门定期对核算要素使用情况进行监督检查，重点检查使用审批的执行情况、使用规范的遵守情况、核算要素的保管情况等。2.发现问题及时督促整改，对违规使用核算要素的行为进行严肃处理，追究相关人员责任。五、核算要素销毁管理（一）销毁原因核算要素因停用、作废、损坏、超过保管期限等原因需要销毁。（二）销毁申请1.各业务部门或核算要素管理部门提出核算要素销毁申请，详细说明销毁核算要素的种类、数量、销毁原因等信息。2.销毁申请应经部门负责人、核算要素管理部门负责人、主管行领导等逐级审批签字。（三）销毁程序1.成立由核算要素管理部门、财务部门、审计部门等人员组成的销毁工作小组，负责核算要素销毁工作的组织实施。2.销毁工作小组对拟销毁的核算要素进行核对、清点，确保账实相符。3.选择安全、环保的销毁方式，如粉碎、焚烧等，对核算要素进行销毁处理。4.在销毁过程中，应安排专人进行现场监督，确保销毁彻底、安全。5.销毁完成后，销毁工作小组应填写销毁清单，记录销毁核算要素的种类、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由参与销毁的人员签字确认。（四）档案管理销毁清单等相关资料应作为会计档案进行妥善保管，保管期限按照银行会计档案管理规定执行。六、核算要素风险管理（一）风险识别1.对核算要素管理各环节进行风险识别，包括采购环节的供应商违约风险、保管环节的安全风险、使用环节的操作风险、销毁环节的合规风险等。2.定期对核算要素管理流程进行梳理，查找潜在风险点。（二）风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行等级划分，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对策略，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.建立风险预警机制，对可能引发风险的因素进行实时监测，及时发出预警信号，采取措施防范风险发生。七、核算要素信息化管理（一）系统建设1.建立核算要素管理信息系统，实现核算要素采购、保管、使用、销毁等环节的信息化管理。2.核算要素管理信息系统应具备信息录入、查询、统计、分析、预警等功能，提高管理效率和准确性。（二）数据维护1.定期对核算要素管理信息系统中的数据进行维护，确保数据的及时性、准确性、完整性。2.对系统用户的操作权限进行严格管理，防止数据泄露和非法修改。（三）系统安全1.加强核算要素管理信息系统的安全防护措施，安装防火墙、入侵检测系统等安全软件，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据在出现故障时能够及时恢复。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.银行内部审计部门、风险管理部门等定期对核算要素管理情况进行监督检查，检查内容包括制度执行情况、流程合规情况、风险防控情况等。2.监督检查可以采取现场检查、非现场检查等方式进行，对发现的问题及时下达整改通知书，督促相关部门进行整改。（二）责任追究1.对于违反核算要素管理制度的行为，视情节轻重，给予相应的责任追究，包括批评教育