长沙物业会议管理制度

长沙物业会议管理制度一、总则（一）目的为规范长沙物业会议管理，提高会议效率，确保各项工作的有效沟通与决策执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于长沙物业各部门组织召开的各类会议，包括但不限于公司例会、专题会议、项目协调会、业主沟通会等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕明确的主题展开，精简流程，注重实际效果，避免形式主义。2.沟通协作原则：加强部门之间、层级之间的沟通交流，促进协作配合，共同推动物业工作顺利开展。3.决策科学原则：通过充分讨论、分析，为决策提供准确、全面的依据，确保决策的科学性和合理性。二、会议分类及组织（一）公司例会1.召开周期：每周[X]固定时间召开。2.参会人员：公司管理层、各部门负责人。3.会议内容各部门负责人汇报上周工作进展、存在问题及本周工作计划。公司领导总结上周工作情况，对本周重点工作进行部署。讨论解决工作中跨部门协调的问题。4.组织部门：由行政人事部负责组织，提前[X]天通知参会人员会议时间、地点及议程。（二）专题会议1.召开时机：根据工作需要适时召开，针对特定事项进行深入讨论和决策。2.参会人员：与专题事项相关的部门负责人及工作人员。3.会议内容：围绕专项工作展开，如项目维修方案讨论、服务质量提升措施研究、新业务拓展策划等。4.组织部门：由相关专项工作的牵头部门负责组织，提前明确会议主题、目的、议程，并通知参会人员。（三）项目协调会1.召开周期：根据项目实际情况定期或不定期召开。2.参会人员：项目负责人、工程维修人员、客服人员、安保人员等相关岗位人员。3.会议内容汇报项目日常运营情况，包括客户反馈、设施设备运行状况、安全管理等。协调解决项目推进过程中的具体问题，如维修进度、客户投诉处理等。制定下一阶段项目工作计划和目标。4.组织部门：由各项目管理处负责组织，提前[X]天向参会人员发送会议通知。（四）业主沟通会1.召开周期：每季度至少召开一次，可根据实际情况增加频次。2.参会人员：小区业主代表、物业管理人员。3.会议内容通报小区物业服务工作情况，包括费用收支、设施设备维护、环境卫生等。听取业主意见和建议，解答业主关心的问题。共同商讨小区管理的改进措施和发展规划。4.组织部门：由客户服务部负责组织，提前通过小区公告栏、微信群等方式发布会议通知，广泛邀请业主代表参加。三、会议准备（一）确定会议主题和议程1.会议组织部门根据工作需要提前确定会议主题，确保主题明确、针对性强。2.围绕会议主题制定详细的议程，合理安排各项议题的先后顺序，确保会议有序进行。议程应提前发送给参会人员，以便其做好准备。（二）收集会议资料1.相关部门和人员应根据会议主题准备所需资料，如工作汇报材料、数据统计报表、项目方案等。2.资料应内容准确、简洁明了，能够支持会议讨论和决策。提前将资料发送给会议组织部门，由其统一整理后在会议前分发给参会人员。（三）通知参会人员1.会议组织部门应提前[X]天向参会人员发送会议通知，通知应包含会议时间、地点、主题、议程、所需准备资料等信息。2.对于重要会议，应通过多种方式进行通知，如邮件、短信、电话等，确保参会人员收到通知并按时参加会议。（四）布置会议场地1.根据会议规模和性质，选择合适的会议场地，并提前进行布置。2.确保会议场地整洁、舒适，音响、投影仪等设备正常运行，所需文具、茶水等准备齐全。四、会议流程（一）会议签到1.参会人员应提前到达会议场地，在签到处签到。2.会议组织人员负责统计参会人员签到情况，对于未按时参会的人员应及时联系并了解原因。（二）会议开场1.主持人宣布会议开始，介绍参会人员。2.明确会议主题和议程，强调会议纪律和要求。（三）会议讨论1.按照议程顺序，各议题负责人进行汇报或发言，汇报内容应条理清晰、重点突出。2.参会人员围绕议题展开讨论，充分发表意见和建议，做到积极参与、客观公正。3.主持人应引导会议讨论方向，控制讨论节奏，避免出现跑题、争论不休等情况。（四）会议决策1.对于讨论的事项，需要做出决策的，应进行充分讨论后形成决议。2.决议应明确责任部门、责任人、完成时间和标准等内容，确保决策能够有效执行。3.对于重大决策事项，应进行详细记录，并按照公司相关规定进行审批。（五）会议总结1.主持人对会议讨论情况和决策结果进行总结，强调重点工作和要求。2.对会议中提出的问题和建议进行梳理，明确后续跟进措施和责任人。（六）会议结束1.主持人宣布会议结束。2.参会人员有序离开会议场地。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.每场会议应安排专人负责记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通理解能力。2.会议记录应包括会议基本信息（如会议名称、时间、地点、参会人员等）、会议议程、发言内容、讨论情况、决策结果等详细内容。3.记录应准确、完整，尽量采用原话记录，对于重要观点和决策应重点标注。（二）会议纪要1.会议结束后，会议组织部门应及时整理会议记录，形成会议纪要。2.会议纪要应突出会议重点，简明扼要地概括会议讨论的主要内容、决策结果和工作要求。3.会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内发送给参会人员，并抄送给相关领导和部门。（三）会议记录与纪要的保存1.会议记录和纪要应妥善保存，建立专门的档案进行管理。2.保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和参考。六、会议跟进与执行（一）明确责任1.根据会议决策结果，明确各项工作的责任部门和责任人。2.责任部门和责任人应按照要求制定具体的工作计划和措施，确保工作落实到位。（二）进度跟踪1.建立会议决策执行进度跟踪机制，定期对工作进展情况进行检查和通报。2.责任部门和责任人应定期向会议组织部门汇报工作进展情况，及时反馈工作中遇到的问题和困难。（三）协调解决1.对于工作推进过程中出现的问题，会议组织部门应及时协调相关部门和人员进行解决。2.涉及跨部门的问题，应组织相关部门进行专题研究，共同商讨解决方案，确保工作顺利推进。（四）结果反馈1.工作完成后，责任部门和责任人应及时将工作结果反馈给会议组织部门。2.会议组织部门应对工作结果进行审核和评估，对完成情况良好的部门和个人进行表扬，对未按时完成或未达到要求的进行督促和问责。七、会议纪律（一）按时参会1.参会人员应严格按照会议通知要求的时间准时参加会议，不得迟到、早退。2.如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织部门请假，并安排合适人员代为参会。（二）遵守秩序1.参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意接听电话或离开会场。2.尊重他人发言，不得打断他人讲话，不得在会场内交头接耳、大声喧哗。（三）积极发言1.参会人员应认真准备，积极参与会议讨论，充分发表自己的意见和建议。2.发言应围绕会议主题，客观公正，不得发表与会议无关的内容或进行人身攻击。（四）保守机密1.