公司部门章管理制度

公司部门章管理制度一、总则（一）目的为加强公司部门章的管理，规范部门章的使用行为，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门所使用的部门章，包括但不限于部门公章、部门业务专用章等。（三）基本原则1.严格管理原则：对部门章的刻制、保管、使用等环节进行严格规范和监督，确保部门章的安全与正确使用。2.明确责任原则：明确各部门负责人及相关人员在部门章管理中的职责，做到责任到人。3.依法依规原则：部门章的使用必须符合国家法律法规及公司的相关规定。二、部门章的刻制（一）刻制申请1.各部门因工作需要刻制部门章时，应填写《部门章刻制申请表》，详细说明部门章的名称、用途、使用范围等内容。2.《部门章刻制申请表》需经部门负责人签字确认，并报公司行政部门审核。（二）审核批准1.行政部门对各部门提交的《部门章刻制申请表》进行审核，重点审核部门章的必要性、名称规范性及使用范围的合理性等。2.审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导根据公司实际情况及相关规定进行审批，审批通过后方可进行刻制。（三）刻制流程1.经批准后，由行政部门统一安排具有资质的印章刻制单位进行部门章的刻制。2.刻制完成后，行政部门应及时将新刻制的部门章进行登记备案，并通知申请部门领取。（四）印章样式备案1.新刻制的部门章应将印章样式报公司行政部门备案，备案内容包括印章的规格、材质、图案、文字等。2.行政部门应建立部门章样式档案，妥善保存各部门章的备案信息，以备查阅。三、部门章的保管（一）保管责任人1.部门章由各部门指定专人负责保管，保管人员应具备责任心强、工作认真细致等条件。2.部门负责人对本部门章的保管工作负有领导责任，应定期检查保管情况。（二）保管要求1.部门章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，确保印章的安全。2.保管人员不得将部门章随意放置或交予他人代管，因特殊情况需要委托他人代管时，应经部门负责人批准，并办理相关交接手续。3.如保管人员发生变动，应及时办理印章交接手续，确保印章保管的连续性和安全性。（三）保管环境1.保管部门章的环境应保持干燥、清洁，避免印章受潮、受损或沾染污渍。2.严禁在存放部门章的场所存放易燃、易爆、腐蚀性等物品，以防损坏印章。四、部门章的使用（一）使用范围1.部门章的使用应严格限于本部门职责范围内的业务活动，不得超出规定范围使用。2.具体使用范围包括但不限于各类业务文件、合同协议、报表报告、证明信函等。（二）使用审批1.部门章使用前，应填写《部门章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章份数等信息。2.《部门章使用申请表》需经部门负责人签字审批，重要事项还需报公司分管领导审批。3.审批通过后，方可使用部门章。（三）用章登记1.保管人员应建立《部门章使用登记簿》，对每次部门章的使用情况进行详细登记，登记内容包括用章日期、用章事项、用章内容、用章份数、审批人等。2.《部门章使用登记簿》应妥善保存，以备查阅和审计。（四）用章方式1.原则上应在公司内部使用部门章，确需带出公司使用时，应经部门负责人及公司分管领导批准，并办理相关借用手续。2.带出公司使用的部门章，应在规定时间内归还，并由保管人员进行检查，确保印章完好无损且使用记录与实际情况相符。3.使用部门章时，应使用红色印泥，确保印章清晰、端正，严禁在空白纸张、合同等上加盖部门章。五、部门章的停用与销毁（一）停用情形1.部门因机构调整、职能变更等原因不再需要使用部门章时，应及时办理停用手续。2.部门章出现损坏、遗失等情况时，应立即停用，并按规定进行处理。（二）停用申请1.部门如需停用部门章，应填写《部门章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等内容。2.《部门章停用申请表》需经部门负责人签字确认，并报公司行政部门审核。（三）审核批准行政部门对各部门提交的《部门章停用申请表》进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。审批通过后，部门章正式停用。（四）销毁处理1.停用的部门章由行政部门统一收回，并进行销毁处理。2.销毁部门章时，应填写《部门章销毁申请表》，详细记录销毁的部门章名称、数量、销毁方式等信息。3.《部门章销毁申请表》需经部门负责人、行政部门负责人及公司分管领导签字确认。4.销毁部门章时，应至少有两名以上人员在场监督，确保销毁过程真实、彻底。销毁后，监督人员应在《部门章销毁申请表》上签字确认。六、监督与检查（一）定期检查1.行政部门应定期对各部门章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用审批是否规范、用章登记是否完整等。2.定期检查的周期为每季度一次，检查结果应形成书面报告，报公司分管领导。（二）不定期抽查1.公司行政部门可根据实际情况对各部门章的保管和使用情况进行不定期抽查。2.不定期抽查发现问题的，应及时要求相关部门进行整改，并跟踪整改情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用部门章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款等。2.因违规使用部门章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成违法犯罪的，将依法追究其法律责任。七、附则（一）