售公司礼品管理制度

售公司礼品管理制度一、总则（一）目的为规范公司礼品管理，加强礼品使用的计划性和合理性，充分发挥礼品在公司业务拓展、客户维护等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属门店、分支机构在业务活动、商务往来、客户关系维护等场景下涉及的礼品管理。（三）基本原则1.合规性原则：礼品的采购、赠送等活动必须符合国家法律法规及公司相关规定，杜绝违法违规行为。2.必要性原则：礼品使用应基于业务需要，避免不必要的礼品支出，确保资源有效利用。3.适度性原则：礼品价值应与业务活动性质、客户重要程度相匹配，不得过度赠送礼品。4.登记备案原则：对礼品的采购、发放、使用等情况进行详细登记备案，以便追溯和管理。二、礼品的分类与标准（一）分类1.促销礼品：用于促销活动，吸引顾客购买公司产品或服务，如小饰品、优惠券、试用装等。2.商务礼品：赠送给合作伙伴、供应商、重要客户等，以维护良好商务关系，如高档文具、定制礼品、电子产品等。3.节日礼品：在重要节日向员工、客户、合作伙伴等赠送的礼品，如食品礼盒、生活用品等。4.纪念礼品：针对公司重大活动、周年庆典等特别设计的礼品，具有纪念意义，如纪念章、限量版商品等。（二）礼品标准1.促销礼品单价一般不超过[X]元，根据促销活动规模和目标受众合理确定礼品数量。礼品应与促销产品或服务相关联，具有一定的实用性和吸引力。2.商务礼品对于一般性合作伙伴和客户，礼品单价控制在[X]元以内；对于重要合作伙伴和关键客户，礼品单价可根据实际情况适当提高，但一般不超过[X]元。商务礼品应体现公司品牌形象和企业文化，具有一定的品质和档次。3.节日礼品员工节日礼品人均价值不超过[X]元，注重礼品的实用性和温馨感。客户节日礼品根据客户重要程度和合作规模确定，总体预算应合理控制。4.纪念礼品纪念礼品应根据活动性质和纪念意义进行设计和定制，单价可根据实际情况灵活确定，但需确保在公司预算范围内。三、礼品采购管理（一）采购流程1.需求申请各部门根据业务活动需要，提前填写《礼品采购申请表》，详细说明礼品用途、类型、数量、预算等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到申请表后，对礼品需求的合理性、必要性进行审核，并根据礼品标准对预算进行评估。对于超出预算或不符合礼品标准的申请，采购部门应与申请部门沟通调整。审核通过后，将申请表提交至财务部门进行预算审批。财务部门根据公司财务制度和预算安排，对礼品采购预算进行审批。审批通过后，申请表返回采购部门。3.供应商选择与采购采购部门根据礼品需求和预算，通过招标、询价、比价等方式选择合适的供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确礼品规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。采购部门按照合同要求跟进供应商的生产和交货进度，确保礼品按时、按质、按量供应。（二）采购监督1.公司内部审计部门定期对礼品采购情况进行审计，检查采购流程是否合规、采购价格是否合理、礼品质量是否符合要求等。2.采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，对于不合格的供应商及时进行更换。四、礼品库存管理（一）库存设置1.公司设立礼品专用仓库或指定专门区域存放礼品，确保礼品存放安全、有序。2.根据礼品的类型、规格、数量等进行分类存放，并建立库存台账，详细记录礼品的出入库情况。（二）库存盘点1.定期对礼品库存进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点人员应认真核对库存礼品的实际数量与库存台账记录是否一致，如有差异应及时查明原因并进行调整。3.盘点结束后，编制库存盘点报告，说明盘点情况、差异原因及处理结果，提交至相关部门负责人审核。（三）库存安全管理1.加强礼品仓库的安全防范措施，配备必要的消防、防盗设备，确保礼品安全。2.仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库，防止礼品丢失、损坏。五、礼品发放与使用管理（一）发放流程1.确定发放对象根据业务活动安排和客户关系管理需要，确定礼品的发放对象名单。发放对象名单应经相关部门负责人审核确认。2.礼品领取礼品发放人员根据发放对象名单，通知相关人员前来领取礼品。领取人员需在礼品发放登记表上签字确认，注明领取日期、礼品名称、数量等信息。3.发放记录礼品发放人员应及时更新礼品库存台账，并做好礼品发放记录，包括发放时间、发放对象、礼品名称、数量等详细信息。（二）使用管理1.商务礼品使用在赠送商务礼品时，应遵循公司商务礼仪规范，选择合适的时机和方式进行赠送。赠送礼品前，需提前与接收礼品方沟通，确保礼品符合对方需求和喜好。商务礼品的赠送应注重与公司业务目标相结合，有助于促进业务合作和关系维护。2.促销礼品使用促销礼品应在促销活动期间按照规定的方式和规则进行发放，确保促销活动的顺利开展。负责促销活动的部门应合理安排促销礼品的发放数量和时间，避免礼品浪费或过度发放。3.节日礼品使用节日礼品应在节日前及时发放给员工、客户、合作伙伴等，传递公司的节日祝福。对于员工节日礼品，可组织统一发放或安排专人送至员工手中；对于客户和合作伙伴节日礼品，可根据实际情况选择邮寄或专人送达等方式。4.纪念礼品使用纪念礼品应在公司重大活动、周年庆典等特定场合适时发放，增强活动的纪念意义和参与人员的归属感。发放纪念礼品时，应举行适当的仪式或活动，突出礼品的纪念价值。六、礼品费用管理（一）预算管理1.公司每年年初制定礼品费用预算，纳入公司年度财务预算体系。2.礼品费用预算应根据公司业务发展规划、市场情况、客户关系维护需求等因素进行合理编制，确保预算的科学性和合理性。3.在预算执行过程中，如因业务需要调整礼品费用预算，需按照公司预算调整流程进行申请和审批。（二）费用核算1.财务部门负责对礼品采购、发放等相关费用进行核算，确保费用支出准确、合规。2.礼品费用应按照不同的业务场景和礼品类型进行明细核算，便于成本分析和管理。3.对于超出预算的礼品费用支出，需经公司管理层特批后方可列支。七、礼品登记与备案（一）登记内容1.建立礼品管理台账，详细记录礼品的采购、入库、发放、使用等情况，包括礼品名称、规格、数量、采购日期、采购金额、发放对象、发放日期、使用场景等信息。2.对每一份礼品进行单独编号，以便于跟踪和管理。（二）备案要求1.涉及商务礼品赠送的，应提前填写《商务礼品赠送备案表》，详细说明赠送对象、礼品内容、赠送原因、预计赠送时间等信息，并提交至公司管理层备案。2.对于价值较高或具有特殊意义的礼品，应在赠送后及时将赠送情况及相关证明材料报公司管理层备案。八、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对礼品管理情况进行审计监督，检查礼品采购、发放、使用、费用核算等环节是否符合本制度规定。2.各部门负责人应加强对本部门礼品使用情况的监督管理，确保礼品使用合理、合规。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节