运营档案规范管理制度

运营档案规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司运营档案的规范化管理，确保运营档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥运营档案在公司运营管理中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在运营过程中形成的各类档案，包括但不限于业务文件、合同协议、市场调研资料、运营数据记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司运营档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：运营档案应如实反映公司运营活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理运营过程中产生的各类档案，确保档案内容完整无缺。4.安全性原则：采取有效措施保障运营档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司运营档案管理制度，并组织实施。2.负责运营档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.建立运营档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案查询、利用效率。4.定期对运营档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。5.为公司各部门提供档案查询、借阅等服务，指导和监督各部门的档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门运营档案的形成、积累和初步整理工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保本部门档案的真实、完整、准确。3.按照档案管理部门的要求，配合做好档案的整理、编目、装订等工作。4.严格遵守档案借阅、归还等制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案收集（一）收集范围1.业务运营类：包括业务计划、报告、报表、运营流程文档、客户信息等。2.市场营销类：市场调研报告、广告宣传资料、促销活动方案等。3.合同协议类：各类业务合同、合作协议、租赁合同等。4.财务管理类：财务报表、审计报告、预算文件、费用报销凭证等。5.人力资源类：员工档案、考勤记录、培训资料、绩效考核文件等。6.行政管理类：公司文件、会议纪要、办公用品采购记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确地收集。2.档案形成部门应在档案产生后的规定时间内，将档案移交至档案管理部门。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年移交完毕。3.收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应及时修复或补充。4.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保数据的准确性和可读性。四、档案整理（一）分类标准1.按年度分类：将运营档案按形成年度进行分类，便于按年度查找和管理。2.按机构分类：根据公司内部的组织机构，将档案分为不同的部门类别。3.按保管期限分类：将档案分为永久保管、定期保管（如3年、5年、10年等）。（二）整理步骤1.装订：对纸质档案进行整理装订，去除金属物，确保整齐牢固。2.编页号：给每一页档案编上页码，便于查阅和统计。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注档案编号、题名、保管期限等。（三）电子档案整理1.分类存储：按照纸质档案的分类标准，对电子档案进行分类存储。2.命名规范：电子档案的文件名应清晰反映档案内容，采用"年度+机构+题名+版本号"的命名方式。3.元数据录入：录入电子档案的元数据，如题名、日期、作者、来源等，便于检索和管理。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药品、监控系统等。（二）保管方式1.纸质档案：采用档案盒存放，按类别和保管期限排列上架。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大权益、重要历史资料、法律法规规定需永久保存的档案。2.定期保管：根据档案的重要性和时效性，确定不同的定期保管期限，如3年、5年、10年等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对运营档案进行清查，一般每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。六、档案利用（一）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅运营档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容，不得在档案上圈划、批注。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。（二）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅运营档案，可直接到档案管理部门进行查阅。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅，不得擅自将档案带出。2.查阅档案时，档案管理部门应安排专人负责监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。确因工作需要复制档案的，应经档案管理部门负责人批准，并按规定登记。（三）档案利用登记档案管理部门应对档案的借阅、查阅情况进行详细登记，包括借阅（查阅）日期、借阅（查阅）人、档案名称、借阅期限等信息，以便查询和统计。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和现实利用价值，定期对运营档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、财务人员等组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审查和鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行全面分析，判断其历史价值、现实价值和保存价值。2.参考同类档案的保管情况和利用需求，确定档案的保管期限是否合理。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案销毁的凭证。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的运营档案管理信息系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司运营决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息系统功能1.档案录入：支持多种格式的档案录入，包括文档、表格、图片、音频、视频等，并自动提取元数据。2.分类管理：按照档案分类标准，对电子档案进行分类存储和管理，方便查询和检索。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性。只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案。4.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索，快速定位所需档案。5.借阅审批：实现档案借阅申请、审批流程的电子化管理，提高借阅效率。6.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据安全管理1.建立数据备份制度，定期对档案管理信息系统中的数据进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.采取数据加密、访问控制、防火墙等安全措施，防止数据泄露、篡改