财务往来结算管理制度

财务往来结算管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务往来结算管理，规范财务行为，确保公司资金安全，提高资金使用效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位和个人之间的财务往来结算业务。（三）基本原则1.真实性原则：财务往来结算应依据真实、合法的经济业务进行记录和核算。2.准确性原则：确保往来款项的记录准确无误，数据清晰、完整。3.及时性原则：及时办理往来结算业务，不得拖延，以维护公司的信誉和正常经济秩序。4.权责发生制原则：按照权责发生制确认收入和费用，正确核算往来款项。5.内部控制原则：建立健全内部控制制度，加强对财务往来结算的监督和管理，防范财务风险。二、财务往来结算的主要内容（一）应收账款1.公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。2.应收账款的确认应遵循收入确认原则，确保收入与应收账款的对应关系准确无误。3.销售部门应在销售业务发生时及时与客户签订销售合同或协议，明确双方的权利和义务，包括付款方式、付款期限等条款。4.财务部门应根据销售合同或协议及相关发货凭证，及时登记应收账款明细账，并定期与销售部门核对账目，确保账账相符。（二）应付账款1.公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付给供应单位的款项。2.应付账款的确认应依据真实、合法的采购发票和验收单等凭证。3.采购部门应在采购业务发生时，选择合适的供应商，签订采购合同或协议，并严格按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。4.财务部门应根据采购合同或协议及相关发票、验收单等凭证，及时登记应付账款明细账，并定期与采购部门核对账目，确保账账相符。（三）其他应收款1.公司除应收账款以外的其他各种应收及暂付款项，包括员工借款、备用金、押金、应收赔偿款等。2.员工借款应按照公司规定的借款流程办理，明确借款用途、还款期限等，并经相关负责人审批。3.备用金应根据实际需要核定额度，指定专人管理，定期进行盘点和清理。4.财务部门应及时清理其他应收款，对逾期未收回的款项要查明原因，采取有效措施进行催收。（四）其他应付款1.公司除应付账款以外的其他各种应付及暂收款项，包括应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金等。2.对于其他应付款项，财务部门应按照相关合同或协议的约定及时进行账务处理，并定期与相关部门核对账目。3.其他应付款项应在规定的期限内支付，避免逾期给公司带来不必要的损失。三、财务往来结算的流程（一）销售业务往来结算流程1.销售部门与客户签订销售合同或协议，明确销售商品或提供劳务的名称、数量、价格、付款方式、付款期限等条款。2.销售部门根据销售合同或协议安排发货，并开具销售发票。3.仓库管理部门根据销售部门的发货通知办理货物出库手续，并将出库单传递给财务部门。4.财务部门根据销售发票、出库单等凭证，确认销售收入，并登记应收账款明细账。5.财务部门定期与销售部门核对应收账款账目，确保账账相符。6.销售部门负责对应收账款进行催收，及时跟踪客户的付款情况。对于逾期未付款的客户，销售部门应查明原因，并采取相应的催收措施。7.客户付款时，财务部门根据银行收款回单等凭证，核销应收账款，并进行账务处理。（二）采购业务往来结算流程1.采购部门根据公司生产经营需要，选择合适的供应商，签订采购合同或协议，明确采购商品或接受劳务的名称、数量、价格、付款方式、付款期限等条款。2.采购部门根据采购合同或协议的约定，向供应商下达采购订单。3.供应商发货后，采购部门收到供应商开具的发票和送货单等凭证，并进行审核。审核无误后，将发票和送货单等凭证传递给财务部门。4.仓库管理部门根据采购部门的收货通知办理货物入库手续，并将入库单传递给财务部门。5.财务部门根据发票、送货单、入库单等凭证，确认采购成本，并登记应付账款明细账。6.财务部门定期与采购部门核对应付账款账目，确保账账相符。7.采购部门按照采购合同或协议的约定，在付款期限内办理付款手续。财务部门根据付款申请单、发票等凭证进行审核，审核无误后安排付款，并进行账务处理。（三）其他往来业务结算流程1.员工借款、备用金等业务，由相关人员填写借款申请单或备用金申请表，注明借款用途、金额等，并经相关负责人审批。2.财务部门根据审批后的借款申请单或备用金申请表，办理借款或备用金的支付手续，并登记其他应收款明细账。3.员工借款或备用金使用完毕后，应及时到财务部门办理报销或还款手续。财务部门根据报销凭证或还款凭证进行账务处理，核销其他应收款。4.对于押金、应收赔偿款等其他应收款业务，相关部门应在业务发生时及时与对方签订协议，明确双方的权利和义务。财务部门根据协议及相关凭证进行账务处理，并定期跟踪款项的收回情况。5.对于应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金等其他应付款业务，财务部门应按照相关合同或协议的约定及时进行账务处理，并定期与相关部门核对账目。在规定的期限内支付款项时，财务部门根据付款申请单等凭证进行审核，审核无误后安排付款，并进行账务处理。四、财务往来结算的账务处理（一）会计科目设置1.公司应设置"应收账款"、"应付账款"、"其他应收款"、"其他应付款"等一级会计科目，用于核算财务往来结算业务。2.根据实际需要，在一级会计科目下设置明细科目，如"应收账款客户名称"、"应付账款供应商名称"、"其他应收款员工姓名/备用金/押金等"、"其他应付款租金/保证金/统筹退休金等"，以便准确反映往来款项的具体情况。（二）账务处理原则1.应收账款的账务处理：销售实现时，借记"应收账款"科目，贷记"主营业务收入"、"应交税费应交增值税（销项税额）"等科目；收到款项时，借记"银行存款"等科目，贷记"应收账款"科目。2.应付账款的账务处理：购买商品或接受劳务时，借记"原材料"、"库存商品"、"应交税费应交增值税（进项税额）"等科目，贷记"应付账款"科目；支付款项时，借记"应付账款"科目，贷记"银行存款"等科目。3.其他应收款的账务处理：发生借款、备用金等业务时，借记"其他应收款"科目，贷记"库存现金"、"银行存款"等科目；收回借款、备用金或取得赔偿款等时，借记"库存现金"、"银行存款"等科目，贷记"其他应收款"科目。4.其他应付款的账务处理：发生应付租金、保证金等业务时，借记"管理费用"、"销售费用"等科目，贷记"其他应付款"科目；支付款项时，借记"其他应付款"科目，贷记"银行存款"等科目。（三）账务核对与调整1.财务部门应定期（至少每月一次）与相关部门核对往来账目，包括应收账款与销售部门、应付账款与采购部门、其他应收款与借款或备用金使用部门、其他应付款与相关业务部门等。核对内容包括账目余额、发生额、业务明细等，确保账账相符。2.如发现账账不符，应及时查明原因，并进行相应的账务调整。调整时应编制调整凭证，注明调整原因和依据，并经相关负责人审批。3.对于因记账错误、业务变更等原因导致的往来款项调整，财务部门应及时通知相关部门，确保信息的一致性。五、财务往来结算的内部控制（一）岗位分工与职责分离1.建立财务往来结算岗位责任制，明确各岗位的职责和权限，确保不相容岗位相互分离、相互制约。2.销售部门负责销售业务的洽谈、合同签订、发货及应收账款的催收等工作；采购部门负责采购业务的供应商选择、合同签订、采购订单下达及应付账款的审核等工作；财务部门负责往来款项的账务处理、核对、结算及资金支付等工作。3.严禁同一人员办理销售与收款、采购与付款、借款与还款等业务的全过程。（二）授权审批制度1.建立健全授权审批制度，明确各类财务往来结算业务的审批流程和审批权限。2.对于销售合同、采购合同、借款申请、付款申请等重要文件，应经相关负责人审批后生效。审批人应根据其职责、权限和相应程序对业务的真实性、合法性、合理性进行审查，并签署审批意见。3.对于超过一定金额的重大往来结算业务，应实行集体决策或联签制度，确保决策的科学性和公正性。（三）票据与印章管理1.加强对财务往来结算票据的管理，包括发票、收据、支票等。票据的购买、保管、开具、使用、核销等环节应严格按照相关规定执行，确保票据的安全和有效使用。2.建立票据登记制度，详细记录票据的种类、号码、领用日期、领用人员、用途、开具金额、核销日期等信息，定期进行盘点和核对。3.加强对财务印章的管理，财务专用章、法人章等印章应由专人保管，严格按照规定的用途和审批程序使用。印章使用时应进行登记，注明使用日期、用途、使用人等信息。（四）监督检查1.公司内部审计部门应定期对财务往来结算业务进行审计监督，检查往来款项的真实性、准确性、完整性，以及内部控制制度的执行情况。2.对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反财务往来结算管理制度的行为，应按照公司规定进行严肃处理。3.财务部门应定期对往来款项进行清理和分析，及时发现潜在的风险，并采取相应的防范措施。对于长期挂账的往来款项，应查明原因，提出处理建议，报公司管理层审批后进行处理。六、财务往来结算的风险防范（一）信用风险防范1.建立客户信用评估制度，对客户的信用状况进行调查和评估，确定客户的信用等级。根据客户信用等级，制定相应的信用政策，如信用额度、信用期限等。2.销售部门在与客户签订销售合同或协议前，应查询客户的信用状况，对于信用状况不佳的客户，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例等。3.加强对客户信用状况的跟踪和监控，及时掌握客户的经营状况、财务状况等变化情况。如发现客户信用状况恶化，应及时调整信用政策，采取催收措施，降低信用风险。（二）资金风险防范1.合理安排资金，确保公司有足够的资金用于支付到期的往来款项，避免因资金短缺导致逾期付款，影响公司信誉。2.加强对应收账款的催收工作，制定科学合理的催收策略，明确催收责任人和催收期限。对于逾期未付款的客户，应及时采取电话催收、发函催收、上门催收等措施，必要时可通过法律手段维护公司的合法权益。3.严格控制应付账款的付款期限，在保证公司信誉的前提下，合理利用供应商的信用期，争取更有利的付款条件。同时，应避免因逾期付款给公司带来不必要的损失，如支付违约金等。（三）财务风险防范1.加强对财务往来结算业务的核算和监督，确保账务处理准确无误，及时发现和纠正潜在的财务风险。2.定期对往来款项进行账龄分析，了解往来款项的构成和账龄分布情况，及时发现长期挂账的款项，并采取相应的措施进行清理。3.建立财务风险预警机制，设定合理的风险预警指标，如应收账款周转率、应付账款周转率、资产负债率等。当指标出现异常时，及时发出预警信号，提醒公司管理层采取措施防范财务风险。七、财务往来结算的档案管理（一）档案范围财务往来结算档案包括销售合同、采购合同、发票、收据、支票存根、借款申请单、付款申请单、对账单、催收记录、还款记录等与财务往来结算业务相关的各类文件和凭证。（二）档案整理1.财务部门应定期对财务往来结算档案进行整理，按照业务类型、时间顺序等进行分类，确保档案资料的完整性和系统性。2.对于纸质档案，应进行编号、装订，并编制档案目录，以便查阅和管理。对于电子档案，应进行备份，并建立电子档案索引，确保电子档案的安全和可检索性。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案的安全和完整。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.财务往来结算档案的保管期限应按照国家相关法律法规和公司规定执行。一般情况下，销售合同、采购合同等重要合同档案应保管[x]年，发票、收据等原始凭证应保管[x]年，其他往来结算档案应保管[x]年。保管期限届满后，应按照规定的程序进行销毁。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并采取相应的措施进行处理。（四）档案查阅1.建立档案查阅制度，明确档案查阅的权限和程序。因工作需要查阅财务往来结算档案的，应填写档案