作业本发放管理制度

作业本发放管理制度总则目的为规范公司作业本的发放管理，确保作业本的合理使用与有效供应，满足公司正常办公及业务开展需求，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工。基本原则1.按需发放原则：根据员工实际工作需要，合理确定作业本的发放数量和种类。2.成本控制原则：在保证工作正常开展的前提下，尽量降低作业本采购及发放成本。3.规范管理原则：对作业本的采购、入库、存储、发放等环节进行规范化管理，确保流程清晰、责任明确。作业本的分类与标准分类1.办公类作业本：如笔记本、便签纸、文件纸等，用于日常办公记录、文件起草与打印等。2.业务类作业本：根据不同业务需求定制的专用作业本，如财务账本、销售订单本、项目文档本等。3.培训类作业本：为培训课程配套的作业本，如培训教材、练习册等。标准1.质量标准：作业本应符合国家相关质量标准，纸张质量良好，书写顺滑，不易褪色。2.规格标准：根据不同用途确定相应规格，如办公笔记本一般为A4、B5等常见尺寸；业务类作业本可根据实际业务需求定制特殊规格，但应保持相对统一和规范。3.内容标准：培训类作业本内容应与培训课程紧密结合，准确涵盖知识点和练习题；业务类作业本应包含必要的业务信息记录格式和规范。采购管理采购计划1.各部门需求统计：每月末，各部门应根据本部门下月预计业务量、员工人数及工作安排，填写《作业本需求统计表》，详细列出所需作业本的种类、规格和数量。2.审核与汇总：部门负责人对本部门提交的需求统计表进行审核后，报至人事部门。人事部门汇总各部门需求信息，结合库存情况，编制《作业本采购计划表》。3.审批流程：《作业本采购计划表》经人事部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后，方可实施采购。供应商选择1.供应商筛选：人事部门通过市场调研、供应商推荐、网络搜索等方式，建立《作业本供应商名录》。对名录中的供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格水平、供货能力、售后服务等方面。2.实地考察：对于新入选的重要供应商，必要时进行实地考察，了解其生产规模、生产工艺、质量管理体系等情况，确保其具备良好的合作条件。3.确定供应商：综合评估结果，选择23家优质供应商作为公司作业本的主要采购对象，并与之签订年度采购框架协议。采购实施1.订单下达：根据审批后的采购计划表，人事部门向选定的供应商下达采购订单。订单应明确作业本的种类、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息。2.采购跟踪：采购人员应定期与供应商沟通，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇交货延迟或质量问题，应及时与供应商协商解决。3.到货验收：作业本到货前，仓库管理人员应做好收货准备工作。到货时，仓库管理人员会同采购人员按照采购订单及相关标准对货物进行验收，检查货物的数量、规格、质量等是否与订单一致。如发现问题，应及时通知供应商处理，并做好记录。库存管理仓库设置1.仓库布局：根据作业本的种类、规格和数量，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如办公类作业本存储区、业务类作业本存储区、培训类作业本存储区等。2.存储条件：仓库应保持干燥、通风良好，温度和湿度适宜，避免作业本受潮、发霉或变形。同时，应做好防火、防盗、防虫等安全措施。入库管理1.入库登记：验收合格的作业本，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写《作业本入库登记表》，详细记录入库日期、供应商名称、产品名称、规格、数量、批次等信息。2.标识管理：对入库的作业本进行标识，注明产品名称、规格、批次、入库日期等信息，以便于识别和管理。存储管理1.分类存放：按照作业本的分类和规格，将其存放在相应的存储区域，并遵循先进先出的原则，确保作业本在有效期内得到合理使用。2.盘点清查：定期对仓库进行盘点清查，每月末进行小盘点，每季度末进行大盘点。盘点时，应认真核对库存数量与《作业本入库登记表》及库存台账是否一致。如发现盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因，并填写《库存盘点报告》，报相关部门处理。出库管理1.领用申请：员工因工作需要领用作业本时，应填写《作业本领用申请表》，注明领用日期、部门、姓名、作业本种类、规格、数量及领用用途等信息，经部门负责人审批后交至仓库管理人员。2.出库发放：仓库管理人员根据审批后的《作业本领用申请表》，按照规定的标准和数量发放作业本，并在《作业本出库登记表》上记录发放日期、领用部门、姓名、产品名称、规格、数量等信息。3.签字确认：领用人员领取作业本时，应在《作业本出库登记表》上签字确认。发放标准与流程发放标准1.办公类作业本普通办公笔记本：新入职员工每人每月发放1本A4或B5笔记本；其他员工根据工作需求，每人每月发放12本。便签纸：根据部门实际使用情况，每月按需发放适量便签纸。文件纸：根据公司文件打印需求，每月由行政部门统一领取发放。2.业务类作业本财务账本：根据财务部门工作安排，按需定期发放。销售订单本：销售部门根据业务量，按照一定周期（如每季度）领取发放。项目文档本：项目团队根据项目进度和文档记录需求，在项目启动时领取适量项目文档本，项目过程中如有补充需求，另行申请。3.培训类作业本培训教材：培训部门根据培训课程安排，在培训前将培训教材发放给参加培训的员工。练习册：根据培训课程需要，在培训过程中适时发放给员工。发放流程1.员工申请：员工填写《作业本领用申请表》，并提交至部门负责人。2.部门审批：部门负责人对员工的领用申请进行审核，确认是否合理必要，审核通过后签字批准。3.仓库发放：员工持审批后的《作业本领用申请表》到仓库领取作业本，仓库管理人员按照申请表内容发放，并做好发放记录。特殊情况处理临时需求1.因工作突发紧急情况，员工急需作业本时，可口头向部门负责人申请，部门负责人同意后，通知仓库管理人员先行发放，并在事后及时补办《作业本领用申请表》的审批手续。2.仓库管理人员对临时发放的作业本应做好记录，以便后续核对和补充库存。超量领用1.如员工因特殊工作任务需要超量领用作业本，应填写《超量领用申请表》，详细说明超量领用的原因及预计使用期限，经部门负责人审核、公司分管领导审批后，方可到仓库领取。2.仓库管理人员应对超量领用的情况进行跟踪，确保超量领用的作业本得到合理使用，避免浪费。报废处理1.对于破损、过期、不再使用的作业本，由使用部门填写《作业本报废申请表》，注明报废原因、产品名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核后交至仓库。2.仓库管理人员对报废申请进行核实后，按照规定的报废流程进行处理。报废作业本应集中存放，定期进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁方式、监销人员等信息。监督与考核监督机制1.内部审计：公司内部审计部门定期对作业本的采购、库存及发放情况进行审计，检查采购流程是否合规、库存管理是否规范、发放标准是否执行到位等。2.日常检查：人事部门及仓库管理人员应加强对作业本管理工作的日常检查，及时发现和纠正存在的问题。考核办法1.对部门的考核：将作业本管理工作纳入部门绩效考核体系，考核内容包括部门对作业本需求统计的准确性、领用审批的规范性、库存管理的合理性等方面。对在作业本管理工作中表现优秀的部门给予适当奖励，对存在问题较多的部门进行通报批评，并要求限期整改。2.对