公司传真机管理制度

公司传真机管理制度一、总则1.目的为加强公司传真机的管理，确保传真机的正常使用，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.管理职责行政部门负责传真机的日常管理和维护，包括设备的安装、调试、故障排除、耗材更换等，并监督员工正确使用传真机。各部门负责人负责本部门员工使用传真机的管理和指导，确保员工按照规定使用传真机。二、传真机的使用1.使用流程发送传真发送传真前，先确认对方传真号码的准确性。将需要发送的文件整理好，放置在传真机的进纸口。拨打对方传真号码，听到传真信号后，按传真机上的"传真"键，开始发送传真。发送过程中，传真机显示屏会显示发送进度，发送完成后，会打印出传真报告。接收传真传真机接收传真时，会自动打印出传真内容。接收完成后，及时取出传真文件，并在传真记录簿上登记相关信息，包括传真号码、发送时间、传真主题、接收人等。将传真文件按照部门或类别进行分类整理，以便后续查阅。2.使用规范传真机仅限用于公司业务相关的文件传输，严禁发送与工作无关的私人传真。发送传真时，应确保文件内容清晰、完整，避免因文件质量问题导致对方无法接收或接收不清。接收传真后，收件人应及时处理，不得拖延，如需转发给其他部门或人员，应做好交接记录。不得随意更改传真机的设置，如传真号码、接收模式等，如有特殊需求，需向行政部门申请。三、传真机的维护与保养1.日常维护每天使用完毕后，应及时清理传真机的进纸口、出纸口和传真头，去除纸屑和灰尘，防止堵塞。定期检查传真机的电源线、数据线是否连接正常，如有松动应及时插好。每月对传真机进行一次功能测试，确保传真机各项功能正常。2.耗材更换传真机的耗材主要包括传真纸、墨盒、硒鼓等，应根据使用情况及时更换。更换耗材时，应使用与传真机型号匹配的原装耗材或经行政部门认可的优质兼容耗材，以保证传真机的正常使用和打印质量。更换耗材后，应在设备维护记录簿上记录更换时间、耗材名称和型号等信息。3.故障排除当传真机出现故障时，如卡纸、无法接收或发送传真等，应及时向行政部门报告。行政部门接到故障报告后，应尽快安排维修人员进行检修，并记录故障现象和维修情况。在维修期间，如因传真机故障影响工作，可根据实际情况临时调整工作方式，如使用其他传真设备或采用电子邮件等方式进行文件传输。四、传真记录与存档1.传真记录各部门应设立传真记录簿，对每一次传真收发情况进行详细记录。传真记录簿应包括传真日期、传真号码、发送/接收部门、发送/接收人、传真主题、传真页数等内容。传真记录应字迹清晰、内容完整，便于查询和追溯。2.存档管理重要的传真文件应进行存档保存，存档期限根据公司档案管理制度执行。传真文件的存档应按照类别和时间顺序进行整理，确保文件的完整性和可查阅性。电子传真文件应及时备份，并存放在安全的存储介质中，如服务器、移动硬盘等，以防止数据丢失。五、保密规定1.涉及公司机密信息的传真文件，应严格按照公司保密制度进行处理，确保信息安全。2.在传真文件传输过程中，要注意防止信息泄露，如避免在公共场合发送机密传真，对机密传真文件要妥善保管，防止他人未经授权获取。3.严禁将涉及公司机密的传真文件转发给无关人员，如需共享，应按照公司规定的审批流程进行操作。六、培训与考核1.培训行政部门应定期组织员工进行传真机使用培训，确保员工熟悉传真机的操作方法和注意事项。新员工入职时，应进行传真机使用的专项培训，使其尽快掌握传真机的基本操作技能。培训内容应包括传真机的功能介绍、使用流程、日常维护、故障排除等方面。2.考核行政部门将对员工传真机的使用情况进行不定期考核，考核内容包括传真机操作的熟练程度、传真记录的完整性、传真文件的处理及时性等。考核结果将作为员工绩效评估的参考依据之一，对于违反传真机管理制度的员工，将视情节轻重给予相应的处罚。七、处罚规定1.凡违反本制度规定，随意使用传真机发送私人传真的，一经发现，给予警告处分，并责令其自行承担因发送私人传真产生的费用。2.因操作不当导致传真机损坏或影响正常使用的，由责任人负责赔偿维修费用，并视情节轻重给予相应的纪律处分。3.对传真记录不完整、不准确，影响工作或造成信息追溯困难的，责令相关责任人限期整改，如再次出现类似情况，给予批评教育。4.对于违反保密规定，导致公司机密信息泄露的，将按照公司保密制度的相关规定进行严肃处理，直至追究法律责任。八、附则1