项目文件档案管理制度

项目文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目文件档案的管理，确保项目文件档案的完整性、准确性和系统性，提高项目管理效率，为公司决策提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目文件档案的管理，包括项目策划、项目实施、项目验收等全过程中形成的各类文件、资料、图表、数据等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司项目文件档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据项目文件档案的来源、形成时间、内容性质等进行分类管理，便于查找和利用。3.全程参与原则：档案管理部门应参与项目文件的形成、积累、整理和归档等全过程，确保档案的质量。4.保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的项目文件档案进行保密管理。二、项目文件档案的分类与编号（一）分类1.项目前期文件：包括项目立项申请、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目批复等。2.项目策划文件：包括项目策划书、项目目标责任书、项目进度计划、项目预算等。3.项目实施文件：包括项目会议纪要、项目工作指令、项目变更申请、项目质量检验报告、项目安全检查记录等。4.项目技术文件：包括项目设计图纸、项目技术方案、项目技术交底、项目试验检测报告等。5.项目合同文件：包括项目采购合同、项目施工合同、项目服务合同等。6.项目验收文件：包括项目竣工验收报告、项目审计报告、项目总结报告等。7.其他文件：包括项目往来信函、项目照片、项目音像资料等。（二）编号1.编号规则：采用"项目名称+年份+序号"的方式进行编号，如"XX项目20XX001"。2.编号方法：由档案管理部门按照编号规则统一编制项目文件档案的编号，并在档案目录中注明。三、项目文件档案的形成与积累（一）职责分工1.项目负责人：负责组织项目文件的形成与积累工作，确保项目文件的及时、准确和完整。2.项目成员：按照项目负责人的要求，及时形成和积累各自工作范围内的项目文件，并定期移交项目负责人。3.档案管理部门：负责对项目文件的形成与积累工作进行指导和监督，确保项目文件符合档案管理要求。（二）形成要求1.真实性：项目文件应如实反映项目的实际情况，不得弄虚作假。2.准确性：项目文件的内容应准确无误，数据应真实可靠。3.完整性：项目文件应涵盖项目的全过程，包括项目前期、项目策划、项目实施、项目验收等各个阶段。4.规范性：项目文件应按照国家有关标准和公司的规定进行编制，格式应统一，字迹应清晰。（三）积累要求1.定期整理：项目成员应定期对各自工作范围内的项目文件进行整理，确保文件的齐全和有序。2.及时移交：项目成员应在项目文件形成后及时移交项目负责人，由项目负责人统一保管。3.建立台账：项目负责人应建立项目文件档案台账，对项目文件的形成、积累、整理和归档等情况进行详细记录。四、项目文件档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件形成规律：按照项目文件的形成时间、内容性质等进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：整理后的项目文件应便于保管和查找利用，符合档案管理的要求。（二）整理方法1.分类：按照本制度第二章的分类方法，对项目文件进行分类。2.组卷：将同一类别的项目文件按照文件的形成时间、内容性质等进行组卷，每卷厚度不宜超过2cm。3.编目：对每卷项目文件进行编目，包括卷内文件目录、备考表等，编目应清晰、准确。4.装订：对纸质项目文件进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。（三）归档要求1.归档时间：项目文件应在项目结束后[X]个月内归档，特殊情况除外。2.归档范围：按照本制度第二章的分类方法，将项目文件全部归档。3.归档手续：项目负责人应填写项目文件档案移交清单，一式两份，一份交档案管理部门，一份留存。档案管理部门应在收到项目文件档案后进行核对，核对无误后在移交清单上签字盖章。五、项目文件档案的保管与利用（一）保管要求1.库房环境：档案管理部门应设置专门的项目文件档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.安全防护：库房应配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设备，确保项目文件档案的安全。3.分类存放：项目文件档案应按照分类编号的顺序进行存放，便于查找和利用。4.定期检查：档案管理部门应定期对项目文件档案进行检查，发现问题及时处理。（二）利用要求1.借阅手续：因工作需要借阅项目文件档案的，应填写项目文件档案借阅申请表，经项目负责人或档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，特殊情况除外。2.查阅利用：查阅利用项目文件档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。查阅利用结束后，应及时归还档案，并在借阅申请表上签字。3.复印与摘录：因工作需要复印或摘录项目文件档案的，应经项目负责人或档案管理部门负责人批准，并在档案管理部门指定的地点进行。复印或摘录的项目文件档案应加盖档案管理部门的印章。4.保密要求：查阅利用项目文件档案时，应严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密制度，不得泄露项目文件档案的机密内容。六、项目文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对项目文件档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.价值鉴定原则：根据项目文件档案的内容、性质、保存价值等进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定方法1.成立鉴定小组：由档案管理部门负责人、项目负责人、相关专业人员等组成鉴定小组，负责对项目文件档案进行鉴定。2.制定鉴定标准：根据国家有关规定和公司的实际情况，制定项目文件档案的鉴定标准。3.逐卷鉴定：鉴定小组应逐卷对项目文件档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁。（三）销毁要求1.编制销毁清单：鉴定小组应根据鉴定结果，编制项目文件档案销毁清单，一式两份，一份交档案管理部门，一份留存。2.审批手续：销毁清单应经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁方式：项目文件档案的销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。4.监销制度：档案管理部门应指定专人对项目文件档案的销毁过程进行监销，确保销毁工作的规范进行。七、项目文件档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立项目文件档案数据库：将项目文件档案的电子文件和纸质文件进行数字化处理，建立项目文件档案数据库，实现项目文件档案的信息化管理。2.提高档案管理效率：通过信息化管理手段，提高项目文件档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作效率，降低档案管理成本。3.提升档案服务水平：利用信息化管理手段，为公司各部门提供便捷、高效的档案信息服务，提升档案服务水平。（二）信息化管理措施1.电子文件管理：项目文件档案形成过程中产生的电子文件应按照国家有关标准和公司的规定进行整理、归档和保管，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.数字化处理：对纸质项目文件档案进行数字化处理，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为JPEG或PDF等。数字化处理后的电子文件应与纸质文件一一对应，并进行挂接。3.数据库建设：建立项目文件档案数据库，数据库应包括项目文件档案的基本信息、文件目录、文件原文等内容。数据库应具备检索、查询、统计、打印等功能，方便用户使用。4.安全管理：加强项目文件档案信息化管理的安全防护