非标产品档案管理制度

非标产品档案管理制度一、总则（一）目的为加强非标产品档案的规范化管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在非标产品研发、生产、售后等环节的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有非标产品从项目立项到产品交付后售后服务全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司非标产品档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则档案内容应真实反映非标产品的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则涵盖非标产品从设计、采购、制造、检验到交付等各个环节的相关资料，保证档案全面记录产品信息。4.保密性原则对涉及公司商业机密、技术秘密等的非标产品档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善非标产品档案管理制度，并组织实施。2.指导各部门做好非标产品档案的收集、整理、归档工作。3.对收集到的非标产品档案进行分类、编号、装订、存储等规范化处理。4.建立非标产品档案检索系统，方便查询和利用档案信息。5.定期对非标产品档案进行检查、清理和鉴定，确保档案质量。6.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。7.按照规定向公司内部有关部门和外部单位提供档案查阅、借阅服务。（二）各业务部门职责1.负责本部门在非标产品项目过程中产生的各类文件资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门归档。2.明确专人负责与档案管理部门沟通协调，确保档案工作顺利开展。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的日常管理和利用工作。（三）项目负责人职责1.负责组织协调非标产品项目各环节的文件资料管理工作，确保资料的及时收集和完整。2.对项目文件资料的真实性、准确性负责，审核移交档案管理部门的档案内容。3.根据项目进度，及时向档案管理部门提交项目档案移交清单。三、非标产品档案的分类与编号（一）分类1.项目立项文件包括项目立项申请书、可行性研究报告、项目审批文件等。2.设计文件如产品设计图纸、设计变更记录、技术协议等。3.采购文件采购合同、采购订单、供应商资质文件、原材料检验报告等。4.制造文件生产计划、工艺文件、作业指导书、质量检验记录、生产过程中的各类报表等。5.检验文件产品检验计划、检验报告、试验记录等。6.交付文件产品交付清单、产品使用说明书、质量证明文件等。7.售后服务文件客户反馈记录、维修记录、保养记录、客户投诉处理文件等。（二）编号1.采用"项目编号+档案类别代码+顺序号"的编号方式。2.项目编号：按照公司项目编号规则编制，用于标识特定的非标产品项目。3.档案类别代码：根据档案分类设置相应代码，如：项目立项文件：LX设计文件：SJ采购文件：CG制造文件：ZZ检验文件：JY交付文件：JF售后服务文件：SH4.顺序号：按照档案形成时间先后顺序依次编号，从001开始。例如：某非标产品项目编号为2023001，其设计图纸档案编号为2023001SJ001。四、非标产品档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责在非标产品项目实施过程中及时收集相关文件资料。2.项目负责人应定期对项目资料的收集情况进行检查，确保资料无遗漏。3.对于外来文件，如供应商提供的资料、客户反馈文件等，应及时登记并收集归档。（二）整理1.收集到的文件资料应按照档案分类进行初步整理，去除重复、无效的文件。2.对文件资料进行编号、编目，填写文件目录清单，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。3.对纸张大小不一致、破损的文件进行折叠、裱糊等处理，确保文件整齐、规范。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保文件的可读性和可追溯性。五、非标产品档案的归档（一）归档时间1.项目立项文件在项目立项批准后一周内归档。2.设计文件在设计图纸会审通过后两周内归档。3.采购文件在采购合同签订或采购任务完成后一周内归档。4.制造文件按照生产批次，在该批次产品生产结束后一周内归档。5.检验文件在产品检验合格后一周内归档。6.交付文件在产品交付客户后一周内归档。7.售后服务文件在每一次服务完成后一周内归档。（二）归档要求1.归档的文件资料应齐全、完整、准确，手续完备。2.应同时提交纸质档案和电子档案，电子档案应与纸质档案内容一致。3.档案管理部门应对归档的文件资料进行审核，对不符合要求的档案退回原部门补充完善后重新归档。六、非标产品档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列。2.电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并进行备份，备份存储地点应与主存储地点分开。3.对于重要的非标产品档案，可采用纸质档案与电子档案同时存储的方式，确保档案的安全性和可靠性。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理，确保档案保管环境安全可靠。（三）档案清查1.档案管理部门应每年对非标产品档案进行一次全面清查，核对档案的数量、完整性、准确性等。2.对清查中发现的问题应及时记录并采取措施进行整改，如补充缺失的文件、修正错误的信息等。3.建立档案清查台账，详细记录清查情况和处理结果。七、非标产品档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅非标产品档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案，并安排专人陪同查阅，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅非标产品档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。4.档案管理部门应对借阅档案的归还情况进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。八、非标产品档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业机密、技术秘密等的非标产品档案，档案管理部门应严格按照公司保密制度进行管理。2.接触涉密档案的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、对涉密内容进行遮盖等。4.禁止在非保密场所谈论、传播涉密档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止数据丢失或损坏。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，制定应急预案，确保在突发情况下能够及时保护档案安全。九、非标产品档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对非标产品档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的价值。3.鉴定结果分为永久保存、长期保存（[X]年）、短期保存（[X]年）和销毁四种。（二）销毁1.对失去保存价值的非标产品档案，应填写《档案销毁申请表》，经鉴定小组审核、