采煤公司采购管理制度

采煤公司采购管理制度一、总则（一）目的为规范采煤公司采购工作流程，加强采购管理，确保采购活动的高效、透明、规范，降低采购成本，保证物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于采煤公司所有采购活动，包括但不限于设备采购、物资采购、工程采购等。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司生产经营需要，合理确定采购物资的种类、数量和规格，避免盲目采购。2.质量优先原则：确保所采购物资的质量符合相关标准和要求，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。3.成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。4.公开透明原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购过程和结果的透明度。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购政策等。（二）采购执行部门采购部作为公司采购的执行部门，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.寻找、筛选和评估供应商。3.组织采购谈判和签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.建立和维护供应商档案。6.负责采购数据的统计和分析。（三）其他相关部门职责1.生产部门：根据生产计划，提出物资需求计划，参与采购物资的选型和验收工作。2.技术部门：提供物资的技术规格和质量标准，参与采购物资的技术评审和验收工作。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与采购合同中质量条款的制定。4.财务部门：负责审核采购预算和采购合同，办理采购款项的支付手续，对采购成本进行核算和分析。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据生产经营需要，定期或不定期向采购部提交物资需求计划。物资需求计划应明确物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等。2.采购部对各部门提交的物资需求计划进行汇总和审核，结合库存情况，编制采购计划。（二）供应商选择与评估1.采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等。3.组织对符合初步筛选条件的供应商进行实地考察，考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、售后服务等。4.根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，建立供应商评估档案。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。5.优先选择优秀和良好等级的供应商作为采购对象。对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）采购谈判与合同签订1.采购部根据采购计划，选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应至少有两名采购人员参与。2.在采购谈判前，采购人员应充分了解采购物资的市场价格、质量标准、交货期等信息，制定谈判策略。3.采购谈判过程中，应与供应商就物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。4.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。5.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门跟踪合同执行情况。（四）采购订单下达1.采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息，如名称、规格、型号、数量、交货期等。2.采购订单下达后，应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（五）物资验收1.物资到货前，采购部应通知质量部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。2.物资到货后，质量部门按照相关质量标准对物资进行检验，检验合格后方可办理入库手续。3.使用部门对物资的数量、规格、型号等进行核对，确保与采购订单一致。4.对于验收不合格的物资，采购部应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部应及时整理相关票据，提交财务部门审核。2.财务部门按照采购合同约定的付款方式和付款期限，办理采购款项的支付手续。3.采购付款过程中，应严格遵守公司财务管理制度，确保付款的准确性和合规性。四、采购预算管理（一）采购预算编制1.采购部每年年底根据公司下一年度的生产经营计划，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购物资的种类、数量、价格、采购时间等信息。2.采购预算草案编制完成后，提交采购决策委员会审议。采购决策委员会根据公司的战略规划、财务状况等因素，对采购预算草案进行审核和调整，确定最终的采购预算。（二）采购预算执行1.采购部应严格按照采购预算组织采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部应及时提交预算调整申请，说明调整原因、调整内容和调整金额等。采购预算调整申请经采购决策委员会批准后，方可实施。（三）采购预算分析与考核1.财务部门定期对采购预算的执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算的差异，分析差异产生的原因。2.采购部应对采购预算的执行情况进行总结和分析，不断改进采购管理工作，提高采购预算的执行率。3.公司将采购预算执行情况纳入对采购部和相关部门的绩效考核体系，对采购预算执行较好的部门和个人进行奖励，对执行不力的部门和个人进行处罚。五、供应商管理（一）供应商准入管理1.新供应商申请合作时，应向采购部提交相关资质文件，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等。2.采购部对新供应商提交的资质文件进行审核，审核合格后组织对供应商进行实地考察。实地考察合格的供应商，方可进入公司供应商名录。（二）供应商日常管理1.采购部定期对供应商进行回访，了解供应商的生产经营情况、产品质量情况、售后服务情况等。2.建立供应商评价机制，定期对供应商进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。3.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、提供预付款、给予价格优惠等。2.同时，建立供应商约束机制，对违反采购合同约定的供应商，采取扣除货款、暂停合作、终止合作等措施。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态。与供应商签订价格调整条款，根据市场价格变化情况调整采购价格。2.供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，选择信誉良好、实力较强的供应商。在采购合同中明确违约责任条款，对供应商的违约行为进行约束。3.质量风险：严格按照质量标准进行物资验收，加强对供应商的质量控制。对质量不合格的物资，及时采取补货、换货、退货等措施。4.法律风险：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款符合法律法规的要求。在采购过程中，遵守相关法律法规，避免法律纠纷。七、采购信息化管理（一）采购信息系统建设1.建立采购信息系统，实现采购流程的信息化管理。采购信息系统应包括采购计划管理、供应商管理、采购订单管理、物资验收管理、采购付款管理等功能模块。2.采购信息系统应与公司的其他信息系统进行集成，实现信息共享和协同工作。（二）采购数据管理1.采购部应及时、准确地录入采购数据，确保采购信息系统中的数据真实、完整。2.定期对采购数据进行备份，防止数据丢失。3.利用采购信息系统中的数据分析功能，对采购数据进行统计和分析，为采购决策提供支持。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等。2.采购部应接受公司内部其他部门的监督，对其他部门提出的意见和建议，应及时进行整改