公交警档案管理制度

公交警档案管理制度一、总则（一）目的为加强公交警档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在公交警队伍建设、人事管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公交警部门全体在职民警、辅警以及离退休人员的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公交警档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或专人负责，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实、准确地反映公交警人员的基本情况、工作经历、业绩表现等，严禁弄虚作假。3.完整安全原则保证档案材料的完整性，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生，确保档案安全。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公交警档案管理部门为[具体部门名称]，负责公交警档案的日常管理工作。（二）职责1.制定和完善公交警档案管理制度，并组织实施。2.负责公交警档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.办理公交警档案的查阅、借阅和转递手续。4.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息化建设，建立和完善档案信息管理系统。6.对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议。三、档案内容及分类（一）档案内容公交警档案主要包括以下内容：1.履历材料个人基本信息、工作经历、学历学位、培训经历等。2.自传材料个人成长经历、思想演变过程等。3.鉴定、考核、考察材料年度考核、晋升考核、专项考察等形成的材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等相关材料。5.政审材料政治历史审查、入党入团审查等材料。6.党团材料入党志愿书、入团志愿书、党员登记表、团员登记表等。7.奖励材料各级各类奖励的审批表、奖状、荣誉证书等。8.处分材料违纪违规处分的决定、调查报告等。9.工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批材料等。10.其他可供组织参考的材料体检表、工作证、劳动合同等。（二）档案分类公交警档案按照以下类别进行分类：1.人事档案包括上述履历、自传、鉴定、考核、考察、学历学位、培训、专业技术职务（职称）、政审、党团、奖励、处分、工资、任免、出国（境）等材料。2.业务档案与公交警业务工作相关的档案，如案件卷宗、工作记录、专项行动总结等。3.荣誉档案公交警获得的各类荣誉证书、奖牌等实物及相关表彰文件。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责及时收集本部门公交警人员形成的各类档案材料，并定期移交档案管理部门。2.档案材料应齐全完整，字迹清楚，格式规范，手续完备。3.对不符合要求的档案材料，档案管理部门应及时退回形成部门，要求其补充或更正。（二）档案整理1.档案管理部门按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案材料应编写页码，并在右上角加盖骑缝章。3.按照档案材料形成的时间顺序，依次排列每类档案材料，并编制目录。4.对破损或褪色的档案材料，应进行修复或复制。五、档案归档与保管（一）档案归档1.整理好的档案材料应及时归档，装入档案袋或档案盒，并在封面填写档案编号、姓名、部门等信息。2.档案编号应按照一定的规则进行编制，确保唯一性和系统性。3.档案管理部门应建立档案归档登记册，记录档案归档的时间、内容、数量等信息。（二）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。3.对纸质档案应进行定期检查，发现问题及时处理。对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护。4.严格执行档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。5.对超过保管期限或无保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。销毁档案时，应编制销毁清册，经批准后由专人负责监销，并在销毁清册上签字。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公交警本人有权查阅自己的档案。2.因工作需要查阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，并填写查阅申请表。查阅申请表应注明查阅人姓名、部门、查阅目的、查阅内容等信息。3.涉及干部任免、奖惩等重要档案材料的查阅，须经公交警部门主管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人持查阅申请表到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门工作人员根据查阅申请表，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。如需复制档案材料，须经档案管理部门负责人批准。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案材料归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅档案的，须经公交警部门主管领导批准，并填写借阅申请表。借阅申请表应注明借阅人姓名、部门、借阅目的、借阅期限等信息。2.档案借阅期限一般不得超过[规定借阅期限]，如需延期，须办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人持借阅申请表到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门工作人员根据借阅申请表，提供相应的档案材料，并与借阅人签订借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅人应妥善保管借阅的档案材料，不得转借他人，不得在档案材料上批注、涂改、污损。如需复印，须经档案管理部门同意。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案材料。如逾期未还，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。七、档案转递（一）转递条件1.公交警人员因工作调动、辞职、退休等原因离开公交警部门的，应及时办理档案转递手续。2.档案转递应按照规定的程序进行，确保档案安全、准确、及时地转递到接收单位。（二）转递程序1.档案管理部门根据公交警人员的人事变动情况，开具档案转递通知单。2.档案转递通知单应注明转递单位名称、地址、档案内容、转递原因等信息。3.档案管理部门将档案材料密封包装，并在封口处加盖骑缝章。4.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递到接收单位。接收单位收到档案后，应在档案转递通知单回执上签字盖章，并及时反馈给档案管理部门。5.档案管理部门应建立档案转递登记册，记录档案转递的时间、单位、内容、回执等信息。八、档案信息化管理（一）建立档案信息管理系统档案管理部门应建立公交警档案信息管理系统，实现档案的电子化管理。档案信息管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理、安全保密等功能。（二）档案信息录入1.档案管理部门应安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入信息的准确、完整。2.录入的档案信息应与纸质档案内容一致，包括履历、自传、鉴定、考核、考察、学历学位、培训、专业技术职务（职称）、政审、党团、奖励、处分、工资、任免、出国（境）等材料。3.对新形成的档案材料，应及时录入档案信息管理系统。（三）档案信息查询与利用1.公交警人员可通过档案信息管理系统查询自己的档案信息。2.因工作需要查询档案信息的，须经档案管理部门负责人批准，并按照系统操作流程进行查询。3.档案信息管理系统应设置不同的用户权限，确保档案信息的安全保密。（四）档案信息备份与维护1.档案信息管理系统应定期进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.档案管理部门应定期对档案信息管理系统进行维护，确保系统的正常运行。对系统出现的故障和问题，应及时进行修复和处理。九、档案统计与分析（一）档案统计档案管理部门应定期对公交警档案进行统计，统计内容包括档案数量、人员基本情况、档案类别分布、档案变动情况等。统计报表应及时、准确、完整，并按时上报公交警部门领导和上级档案管理部门。（二）档案分析档案管理部门应根据档案统计数据，对公交警队伍建设、人事管理等方面的情况进行分析研究。通过档案分析，总结经验教训，发现存在的问题，为公交警部门的决策提供参考依据。十、档案管理监督与检查（一）监督检查机制公交警部门应建立档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。监督检查内容包括档案管理制度执行情况、档案材料收集整理情况、档案保管情况、档