超市出账进账管理制度

超市出账进账管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范超市出账进账管理流程，确保财务数据的准确性、及时性和完整性，保障超市资金的安全与合理流动，提高财务管理效率，为超市的稳定运营提供有力支持。2.适用范围本制度适用于超市总部及各门店的所有出账进账业务，包括但不限于商品采购、销售收款、费用支出、资金结算等相关财务活动。3.职责分工财务部门负责制定和完善出账进账管理制度及流程，并监督执行。审核各类出账进账凭证，确保财务数据的准确性和合规性。定期进行财务账目核对与分析，编制财务报表，为管理层提供决策支持。负责资金的收付管理，保障资金安全，合理安排资金使用。采购部门根据超市销售情况和库存状况，制定合理的采购计划。负责与供应商洽谈采购合同，明确采购价格、交货期、付款方式等条款。跟进采购订单的执行情况，确保商品按时、按质、按量到货。配合财务部门进行采购付款的申请与结算工作。销售部门负责商品的销售工作，确保销售交易的真实性和合法性。及时准确地记录销售数据，包括商品名称、数量、价格、客户信息等。负责销售收款的管理，确保款项及时足额入账。配合财务部门进行销售数据的核对与分析。其他部门各部门按照本制度规定，负责本部门相关费用支出的申请、审批及报销工作，并配合财务部门完成相关财务工作。二、进账管理1.销售收款收款方式超市应提供多种收款方式，包括现金、银行卡（如借记卡、信用卡）、电子支付（如微信支付、支付宝支付等），以满足顾客的不同需求。对于大宗购物或团购业务，可协商采用支票、银行转账等其他收款方式。收款流程顾客选购商品后，收银员应按照系统显示的商品价格准确收款，并开具销售小票。销售小票应包含商品名称、数量、单价、总价、收款方式、交易时间等详细信息。收银员在收款过程中，应仔细核对现金真伪、银行卡信息及电子支付金额，确保收款金额准确无误。每日营业结束后，收银员应将当日收款现金、银行卡签购单、电子支付交易记录等相关收款资料与系统销售数据进行核对，确保收款金额与销售金额一致。如有差异，应及时查明原因并进行处理。收银员将核对无误的收款现金缴存超市指定的收款账户，银行卡签购单、电子支付交易记录等资料按规定整理后交财务部门进行账务处理。收款核对与监督财务部门应每日对各门店的销售收款情况进行核对，通过系统数据与实际收款金额进行比对，及时发现并解决差异问题。定期对收款流程进行内部审计，检查收款环节的操作规范性、收款记录的完整性以及资金的安全性。设立专门的监督岗位或利用监控设备对收款过程进行实时监控，防止收款舞弊行为的发生。2.其他收入供应商返利采购部门应及时与供应商沟通返利政策，确保返利的计算依据准确无误。返利计算通常根据采购金额、采购数量、销售业绩等指标进行。采购部门定期统计符合返利条件的采购数据，并填写返利申请单，详细注明供应商名称、返利期间、返利金额计算依据等信息。返利申请单经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门。财务部门根据采购合同及相关规定对返利申请进行审核，确认无误后进行账务处理，将返利款项计入超市的其他业务收入。场地出租收入超市如有场地出租业务，应与承租方签订租赁合同，明确租金标准、支付方式、租赁期限等条款。财务部门负责根据租赁合同约定的收款时间和金额，及时向承租方收取租金。承租方支付租金时，应开具正式发票。每月末，财务部门对场地出租收入进行核对与统计，确保收入金额准确无误，并将其计入其他业务收入科目。促销活动收入对于举办的各类促销活动，如厂家促销、超市自有促销等，相关部门应提前制定活动方案，明确活动期间的收入来源及核算方式。在促销活动期间，销售部门应准确记录因促销活动产生的额外收入，如促销费用收取、赠品销售差价等。活动结束后，销售部门应及时整理相关收入数据，并填写收入报表提交财务部门。财务部门根据活动方案及实际收入情况进行审核与账务处理，将促销活动收入计入相应的会计科目。三、出账管理1.采购付款采购申请与审批采购部门根据超市销售情况、库存状况及市场需求，提前制定采购计划，并填写采购申请单。采购申请单应包含商品名称、规格型号、数量、预计采购价格、采购时间等详细信息。采购申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至相关审批层级进行审批。审批流程可根据超市规模和管理要求设定，一般需经过采购经理、财务经理、分管领导等审批环节。审批通过后的采购申请单作为采购付款的依据之一，采购部门应及时将其传递给财务部门备案。采购合同签订采购部门根据审批通过的采购申请，与供应商洽谈采购合同。采购合同应明确商品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，需经法务部门或相关专业人员审核，确保合同条款符合法律法规要求及超市利益。审核通过后的采购合同加盖超市公章，并由采购部门和供应商双方签字确认。采购部门应将采购合同副本及时提交财务部门，作为采购付款的重要依据。采购付款流程采购部门在收到供应商的货物及发票后，应核对货物的数量、质量及规格是否与采购合同一致。如验收合格，采购部门填写付款申请单，注明采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，并附上发票、验收单等相关凭证。付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交财务部门。财务部门对付款申请进行再次审核，重点审核发票的真实性、合法性、有效性，以及付款金额与采购合同约定是否相符。审核无误后，财务部门按照采购合同约定的付款方式进行付款操作。对于现金付款，应严格按照现金管理规定办理；对于银行转账付款，应确保收款账户信息准确无误，经财务负责人授权后进行转账支付。财务部门在完成付款操作后，应及时登记付款台账，记录付款日期、金额、供应商名称等信息，并将付款凭证进行妥善归档保管。2.费用支出费用分类与预算管理超市费用支出主要包括员工薪酬、水电费、租金、物业费、办公用品费、差旅费、业务招待费等。财务部门应根据费用性质进行分类核算，并建立相应的费用台账。各部门应根据年度经营计划编制本部门的费用预算，并提交财务部门汇总。财务部门结合超市整体预算目标，对各部门费用预算进行审核与平衡，形成超市年度费用预算方案。费用预算一经确定，各部门应严格按照预算控制费用支出。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的审批流程进行申请和审批。费用报销流程员工因工作需要发生费用支出后，应及时填写费用报销单。费用报销单应详细注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并附上相关发票、收据、审批文件等原始凭证。费用报销单经部门负责人审核签字，确认费用支出的真实性、合理性及与工作的相关性后，提交至财务部门。财务部门对费用报销单进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用报销是否符合超市费用报销制度和相关规定。对于不符合要求的报销凭证，财务部门应要求报销人补充或更正。审核通过后的费用报销单，按照超市规定的审批流程进行签字审批。审批层级可根据费用金额大小设定，一般需经过部门负责人、财务经理、分管领导等审批环节。审批完成后，财务部门根据报销金额和支付方式进行付款。对于现金报销，应按照现金管理规定支付；对于银行转账报销，应确保收款账户信息准确无误，经财务负责人授权后进行转账支付。财务部门在完成费用报销付款后，应及时登记费用报销台账，记录报销日期、金额、报销人、费用用途等信息，并将报销凭证进行妥善归档保管。3.资金结算银行账户管理超市应按照国家法律法规及银行相关规定，开立和使用银行账户。银行账户的开立、变更及撤销需经财务负责人审核，并报超市管理层批准。财务部门应指定专人负责银行账户的管理，定期核对银行账户余额，确保账实相符。每月末，编制银行存款余额调节表，对未达账项进行分析和处理，及时发现并解决潜在的资金风险。严格遵守银行账户的使用规定，严禁出租、出借银行账户，不得将公款以个人名义存储。资金结算方式超市应根据业务需求和风险控制原则，选择合适的资金结算方式，如支票、银行汇票、商业汇票、汇兑、委托收款、托收承付等。在采用支票结算时，应严格按照支票管理规定填写支票信息，确保支票的真实性、有效性和安全性。支票的签发、背书转让等操作应符合法律法规及银行规定。对于银行汇票、商业汇票等结算方式，应按照相关票据管理办法进行操作，确保票据的合规性和资金安全。在办理资金结算业务时，应及时与银行沟通，掌握资金到账情况，确保资金及时、足额入账。对于有疑问的结算款项，应及时与相关方核实，查明原因并进行处理。资金结算流程业务部门根据业务需求填写资金结算申请单，注明结算金额、结算方式、收款方信息、付款事由等内容，并附上相关业务凭证。资金结算申请单经业务部门负责人审核签字后，提交财务部门。财务部门对结算申请进行审核，重点审核结算金额的准确性、结算方式的合理性以及相关业务凭证的完整性。审核通过后的资金结算申请单，按照规定的审批流程进行签字审批。审批层级可根据结算金额大小设定，一般需经过财务经理、分管领导等审批环节。审批完成后，财务部门按照结算申请单确定的结算方式进行资金结算操作。对于银行转账结算，应确保收款账户信息准确无误，经财务负责人授权后进行转账支付；对于票据结算，应按照票据管理规定办理票据的签发、背书、承兑、贴现等手续。财务部门在完成资金结算后，应及时登记资金结算台账，记录结算日期、金额、结算方式、收款方名称等信息，并将结算凭证进行妥善归档保管。四、账务处理与核对1.账务处理原则超市应按照国家统一的会计制度和会计准则进行账务处理，确保财务数据的准确性和规范性。所有出账进账业务应及时、准确地记录在会计账簿中，按照权责发生制原则确认收入和费用。会计凭证应具备完整的要素，包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等，并由制单人、审核人、记账人等签字确认。2.账务处理流程财务部门收到各类出账进账原始凭证后，应按照会计核算要求进行审核、整理和分类。根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，按照会计科目进行准确的账务记录。记账凭证应摘要清晰、科目运用正确、金额计算准确。将记账凭证录入会计电算化系统，生成电子账簿和财务报表。在录入过程中，应确保数据的准确性和完整性，同时对系统操作进行严格的权限管理，防止数据被篡改。定期对会计账簿进行打印和装订，形成纸质会计档案。会计档案应妥善保管，按照规定的期限进行存档和销毁。3.账目核对每日营业结束后，收银员应将当日收款数据与系统销售数据进行核对，确保收款金额与销售金额一致。如有差异，应及时查明原因并进行处理。财务部门应定期（至少每月一次）对银行存款日记账与银行对账单进行核对，编制银行存款余额调节表，对未达账项进行分析和处理，确保银行存款账实相符。每月末，财务部门应对各类往来账目进行核对，包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。与供应商、客户进行账目核对，及时发现并解决账目差异问题，确保往来账款的准确性。定期对库存商品账目进行盘点，核对库存商品的实际数量与账面数量是否一致。如有盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并按照规定的审批流程进行处理，调整库存商品账目。五、财务报表与分析1.财务报表编制财务部门应按照国家统一的会计制度和会计准则规定的格式和内容，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表的数据应来源于准确的会计账簿记录，确保报表数据的真实性、准确性和完整性。在编制过程中，应严格按照财务报表编制方法和程序进行操作，不得随意调整报表数据。财务报表编制完成后，应由财务负责人进行审核，确保报表数据符合财务规定和经营实际情况。审核通过后的财务报表加盖财务专用章，并按照规定的时间和要求报送超市管理层、股东及相关监管部门。2.财务分析财务部门应定期对超市的财务状况和经营成果进行分析，为管理层提供决策支持。财务分析内容包括但不限于财务指标分析、预算执行情况分析、成本费用分析、资金状况分析等。通过对财务指标的计算和分析，如毛利率、净利率、资产负债率、存货周转率、应收账款周转率等，评估超市的盈利能力、偿债能力、运营能力和发展能力，发现存在的问题和潜在风险。对比分析预算执行情况，找出预算差异原因，评价预算执行效果。对于预算执行偏差较大的项目，应深入分析原因，提出改进措施和建议，为后续预算编制和经营决策提供参考。对成本费用进行分析，包括各项成本费用的构成、变动趋势及占比情况。找出成本费用控制的关键点，提出降低成本费用的措施和建议，提高超市的经济效益。分析资金状况，包括资金来源、资金运用、资金流动性等方面。合理安排资金使用，优化资金结构，确保资金的安全与高效运作，满足超市经营发展的资金需求。六、监督与检查1.内部审计监督超市应设立独立的内部审计部门或配备专职内部审计人员，定期对出账进账管理情况进行审计监督。内部审计的内容包括财务制度执行情况、出账进账流程的合规性、财务数据的真实性和准确性等。内部审计人员应制定详细的审计计划，采用适当的审计方法和程序，如查阅凭证、核对账目、实地盘点、访谈相关人员等，对出账进账业务进行全面审查。审计结