项目定期联系管理制度

项目定期联系管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目管理，确保项目顺利推进，及时解决项目实施过程中出现的问题，增进项目团队成员之间、项目与公司各部门之间的沟通与协作，特制定本项目定期联系管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有正在进行的项目，包括但不限于研发项目、工程项目、营销项目等。（三）基本原则1.及时性原则：定期联系应按照规定的时间和频率进行，确保信息及时传递和问题及时解决。2.准确性原则：传递的信息应真实、准确、完整，避免虚假或误导性信息。3.责任明确原则：明确各参与方在项目定期联系中的职责，确保各项工作落实到人。4.沟通协作原则：强调沟通与协作，促进项目团队成员之间、项目与公司各部门之间的相互支持与配合。二、定期联系的主体与方式（一）项目团队内部定期联系1.项目周会召开时间：每周[具体时间]召开，时长约[X]小时。参会人员：项目负责人、项目核心成员（包括技术骨干、业务代表等）。会议内容：项目进展汇报：各成员汇报上周工作完成情况，包括已完成的任务、遇到的问题及解决方案。本周工作计划：明确本周的工作任务、目标及责任人。问题讨论与解决：针对项目中出现的问题进行讨论，共同寻找解决方案，明确责任人和时间节点。项目风险评估：对项目可能面临的风险进行评估，提出应对措施。2.项目日报报送时间：每天下班前[具体时间]报送。报送人员：项目团队成员。报送内容：当日工作内容：详细描述当天完成的工作任务。明日工作计划：列出明天计划开展的工作。遇到的问题及解决方案（如有）：记录当天遇到的问题及采取的解决办法。（二）项目与公司部门之间定期联系1.项目月度汇报会召开时间：每月[具体时间]召开，时长约[X]小时。参会人员：项目负责人、公司高层领导、相关职能部门负责人（如研发部、工程部、市场部、财务部等）。会议内容：项目整体进展汇报：项目负责人汇报项目的整体进展情况，包括项目目标完成情况、关键里程碑达成情况等。部门协作情况汇报：介绍项目与各职能部门之间的协作情况，感谢支持，提出需要协调解决的问题。项目资源需求汇报：提出项目在人力、物力、财力等方面的资源需求，寻求公司支持。领导指示与决策：公司高层领导对项目进行点评，给予指示，做出相关决策。2.跨部门沟通协调会议召开时间：根据项目实际需要不定期召开。参会人员：涉及项目相关工作的各部门负责人及具体工作人员。会议内容：针对项目中需要跨部门协作解决的具体问题进行沟通协调，明确各部门职责和工作接口，制定解决方案和时间进度表。三、定期联系的内容要求（一）项目进展情况1.已完成的工作任务应详细说明任务内容、完成标准、实际完成情况以及是否达到预期目标。2.未完成的工作任务应分析原因，明确预计完成时间，并提出需要协调的资源或支持。（二）问题与挑战1.及时反馈项目实施过程中遇到的技术问题、质量问题、进度问题、资源问题等。2.对问题进行深入分析，提出初步的解决方案或建议，评估问题可能对项目造成的影响。（三）风险评估1.识别项目潜在的风险，如技术风险、市场风险、竞争风险、政策风险等。2.对风险发生的可能性和影响程度进行评估，制定相应的风险应对措施。（四）沟通协作需求1.明确项目团队与公司其他部门之间在信息共享、工作协调、资源调配等方面的沟通协作需求。2.提出需要公司提供的支持和帮助，如人力支持、设备资源、资金支持等。四、定期联系的组织与实施（一）项目周会组织与实施1.项目负责人负责召集和主持项目周会。2.在会议召开前，项目负责人应提前收集各成员的工作汇报材料，整理会议议题。3.会议过程中，项目负责人应引导讨论，确保会议按照预定议程进行，控制会议时间和节奏。4.会议结束后，项目负责人应及时整理会议纪要，明确各项工作任务的责任人、时间节点和要求，并发送给项目团队成员。（二）项目日报组织与实施1.项目团队成员按照规定格式填写项目日报，并发送给项目负责人。2.项目负责人对成员的日报进行审核，及时发现问题并给予指导。3.项目负责人可根据日报内容对项目进展情况进行汇总分析，为项目决策提供依据。（三）项目月度汇报会组织与实施1.公司高层领导或指定的部门负责召集和主持项目月度汇报会。2.项目负责人应提前准备好详细的项目月度汇报材料，包括项目进展情况、问题与挑战、风险评估、沟通协作需求等。3.在会议召开前，应将汇报材料提前发送给参会人员，以便参会人员提前了解项目情况，做好讨论准备。4.会议过程中，项目负责人应全面汇报项目情况，认真听取公司高层领导和各部门负责人的意见和建议。5.会议结束后，项目负责人应根据会议讨论结果，对项目计划进行调整和完善，并将会议纪要发送给相关人员。（四）跨部门沟通协调会议组织与实施1.涉及项目相关工作的部门负责人共同协商确定跨部门沟通协调会议的召开时间、地点和议题。2.会议由涉及的主要部门负责人轮流主持。3.参会人员应提前准备好与议题相关的资料和意见建议。4.会议过程中，应充分沟通、协商，明确各方职责和工作接口，制定切实可行的解决方案。5.会议结束后，由会议主持人整理会议纪要，明确各项工作的责任人、时间节点和要求，并发送给参会人员。五、定期联系的监督与考核（一）监督机制1.公司设立项目定期联系监督小组，成员包括公司高层领导、人力资源部门负责人、项目管理部门负责人等。2.监督小组定期对项目定期联系制度的执行情况进行检查，包括会议召开情况、报告报送情况、问题解决情况等。3.对于未按照规定进行定期联系的项目团队或个人，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核指标1.项目周会和项目月度汇报会的按时召开率。2.项目日报的报送及时率和准确率。3.问题解决的及时性和有效性，以问题解决率为考核指标。4.跨部门沟通协作的顺畅程度，通过相关部门的满意度调查进行考核。（三）考核方式1.人力资源部门负责制定项目定期联系考核细则，明确各项考核指标的权重和评分标准。2.考核周期为季度考核，每季度末对项目团队和个人进行考核评分。3.考核结果与项目团队和个人的绩效奖金、晋升、评优等挂钩。六、信息管理与保密（一）信息管理1.项目定期联系过程中产生的各类信息（如会议纪要、汇报材料、日报等）应进行分类整理和归档保存。2.建立项目信息共享平台，方便项目团队成员之间及时查阅和共享项目信息。3.项目负责人应定期对项目信息进行备份，防止信息丢失。（二）保密要求1.参与项目定期联系的人员应严格遵守公司的保密制度，对项目涉及的商业秘密、技术秘密、客户信息等予以保密。2.在项目定期联系过程中，如需涉及敏感信息，应采取相应的保密措施，如加密传输、限制知悉范围等。