门店管理制度采购管理

门店管理制度采购管理总则目的为规范门店采购管理工作，确保采购活动的顺利进行，保证商品质量，降低采购成本，提高门店经济效益和运营效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司旗下各门店的采购活动，包括商品采购、服务采购等相关事宜。基本原则1.质量优先原则：采购的商品和服务应符合国家法律法规、行业标准以及公司规定的质量要求，确保满足顾客需求。2.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，接受公司内部监督和相关部门的审核。4.供应商管理原则：建立稳定、优质的供应商队伍，加强供应商评估与管理，确保供应的稳定性和可靠性。采购组织与职责采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责门店采购工作的统一管理与执行。采购部门可根据业务需求，下设采购小组，分别负责不同品类或区域的采购任务。采购部门职责1.制定采购计划：根据门店销售情况、库存状况以及市场需求预测，制定合理的采购计划，确保商品供应的及时性和充足性。2.供应商开发与管理：积极开发新的供应商，建立供应商档案，对供应商进行定期评估和考核，维护良好的合作关系。3.采购执行：按照采购计划和审批流程，负责商品和服务的采购工作，包括询价、比价、议价、签订采购合同等。4.采购成本控制：通过优化采购渠道、谈判技巧等方式，降低采购成本，提高采购性价比。5.采购质量控制：严格把控采购商品的质量，确保所采购的商品符合质量标准和要求。6.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、执行和存档等工作，确保合同的合法性和有效性。7.采购信息管理：及时收集、整理和分析采购相关信息，为采购决策提供数据支持。8.与其他部门协作：与门店运营、销售、仓储等部门密切协作，及时沟通采购需求和供应情况，共同解决采购过程中出现的问题。相关部门职责1.门店运营部门：负责向采购部门提供销售数据、库存信息以及市场需求反馈，协助采购部门制定采购计划。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同，监督采购资金的使用，提供采购成本分析和财务风险控制建议。3.质量控制部门：负责对采购商品进行质量检验和监督，确保所采购商品符合质量标准。4.法务部门：负责审核采购合同的合法性，提供法律咨询和支持，防范法律风险。采购流程采购需求提出1.门店运营人员根据销售数据、库存状况以及市场趋势，定期（每周/每月）提交采购需求清单：清单应包括商品名称、规格型号、数量、预计到货时间等详细信息。2.对于临时性或突发性的采购需求，由门店相关人员及时填写采购申请单，说明需求原因、紧急程度等，并提交给采购部门。采购计划制定1.采购部门收到采购需求清单或申请单后，进行汇总和分析：结合门店库存水平、销售预测以及市场供应情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购商品的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等内容，并报上级领导审批。供应商选择与评估1.根据采购计划，采购人员通过多种渠道寻找潜在供应商：如网络搜索、行业展会、供应商推荐、采购平台等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证书、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面的资料。3.组织相关部门对筛选后的供应商进行实地考察和评估：评估内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、环保措施、财务状况等。4.建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果：根据评估结果，将供应商分为A、B、C三类，A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。询价与比价1.向选定的供应商发送询价函：询价函应包含采购商品的详细规格、数量、质量要求、交货期、付款方式等内容，要求供应商在规定时间内报价。2.收到供应商报价后，采购人员对各供应商的报价进行整理和比较：比较内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面，确保采购成本最低、性价比最高。3.对于重要采购项目，可组织供应商进行竞争性谈判：通过谈判进一步降低采购价格，争取更有利的采购条件。采购合同签订1.根据比价结果，选择合适的供应商签订采购合同：采购合同应明确双方的权利和义务，包括商品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交法务部门审核：确保合同的合法性和有效性，防范法律风险。3.采购合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门，如门店运营、财务、仓储等，以便各部门做好相应的准备工作。采购订单下达1.采购人员根据采购合同，制作采购订单：采购订单应包含采购合同的主要条款，并明确订单编号、下单时间、预计到货时间等信息。2.采购订单经采购部门负责人审核后，发送给供应商：同时，将采购订单副本抄送给门店运营、财务等部门。采购跟踪与催货1.采购人员负责跟踪采购订单的执行情况：及时了解供应商的生产进度、发货情况等，确保商品按时、按质、按量供应。2.对于延迟交货的供应商，采购人员应及时与其沟通，了解原因，并采取相应的催货措施：如发送催货函、电话沟通、实地走访等，确保商品尽快到货。到货验收1.商品到货前，仓储部门应做好收货准备工作：包括安排收货场地、准备验收工具、组织验收人员等。2.商品到货时，采购人员、仓储人员、质量控制人员共同对商品进行验收：验收内容包括商品的数量、规格、型号、质量、外观等是否与采购合同和采购订单一致。3.对于验收合格的商品，仓储人员办理入库手续：填写入库单，注明商品名称、规格、数量、入库时间等信息，并将入库单交财务部门记账。4.对于验收不合格的商品，采购人员应及时与供应商沟通，协商处理方式：如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。采购付款1.采购人员根据采购合同和入库单，填写付款申请单：付款申请单应注明采购合同编号、商品名称、规格、数量、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核后，报上级领导审批：审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。3.财务部门在付款后，应及时进行账务处理，并将付款凭证交采购部门存档。采购成本控制成本分析与预算1.采购部门定期对采购成本进行分析：分析采购价格、运输成本、库存成本、质量成本等各项费用的构成和变化情况，找出成本控制的关键点。2.根据门店销售计划和采购计划，制定采购成本预算：采购成本预算应明确采购金额、成本控制目标、节约目标等内容，并将预算分解到各个采购项目和时间段。价格谈判1.采购人员在采购过程中，应积极与供应商进行价格谈判：通过了解市场行情、比较不同供应商的价格、分析供应商成本等方式，争取更有利的采购价格。2.在价格谈判中，采购人员应灵活运用谈判技巧：如掌握供应商的谈判底线、提出合理的降价要求、采用多种谈判策略等，确保采购价格在预算范围内。采购批量与时机1.根据商品的市场需求、库存状况以及供应商的价格政策，合理确定采购批量：通过批量采购，争取更优惠的采购价格，降低采购成本。2.关注市场动态和供应商的促销活动：选择合适的采购时机，如淡季采购、促销期采购等，以获取更低的采购价格。成本节约奖励1.建立成本节约奖励机制：对在采购过程中通过合理采购策略、谈判技巧等方式实现成本节约的采购人员给予奖励。2.成本节约奖励可根据节约金额的一定比例进行计算：奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等，以激励采购人员积极控制采购成本。供应商管理供应商开发1.采购部门根据门店业务需求和供应商评估结果，制定供应商开发计划：明确供应商开发的目标、范围、方式和时间进度。2.通过多种渠道寻找潜在供应商：如网络搜索、行业展会、供应商推荐、采购平台等，收集潜在供应商的基本信息。3.对潜在供应商进行初步筛选：根据供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、交货期等方面的情况，筛选出符合要求的供应商进行实地考察。4.组织相关部门对筛选后的供应商进行实地考察：考察内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、环保措施、财务状况等，评估供应商是否具备合作条件。5.对于考察合格的供应商，采购部门与其进行沟通和洽谈：介绍公司的采购政策、合作要求等，协商合作事宜，签订合作协议。供应商评估与考核1.建立供应商评估体系：从供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面对供应商进行定期评估和考核。2.采购部门负责组织供应商评估工作：每年至少对供应商进行一次全面评估，每季度对供应商进行一次定期考核。3.评估和考核方式包括供应商自评、采购部门评价、门店运营部门反馈、质量控制部门检验等：通过综合评价，确定供应商的等级和合作关系。4.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理：A类供应商为优质供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；B类供应商为合格供应商，保持正常合作关系；C类供应商为待改进供应商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，终止合作关系。供应商激励与约束1.建立供应商激励机制：对表现优秀的供应商给予奖励，如订单倾斜、价格优惠、合作期限延长等，激励供应商提高产品质量和服务水平。2.对供应商的违约行为进行约束：在采购合同中明确违约责任条款，如供应商未按时交货、产品质量不合格、售后服务不到位等，采购方有权扣除货款、要求供应商赔偿损失、终止合作关系等。3.定期与供应商进行沟通和交流：了解供应商的需求和意见，共同解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估：风险包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.分析风险产生的原因、影响程度和发生概率：制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时了解市场价格波动、供求关系变化等信息，通过与供应商签订价格调整条款、合理安排采购批量和时机等方式，降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，选择优质供应商，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题，降低供应商风险。3.质量风险应对：严格把控采购商品的质量，加强质量检验和监督，要求供应商提供质量保证文件，对不合格商品及时进行处理，降低质量风险。4.合同风险应对：加强采购合同管理，签订规范、合法、有效的采购合同，明确双方的权利和义务，防范合同风险。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方的责任和义务，及时处理合同纠纷。5.法律风险应对：加强法律意识，在采购过程中遵守国家法律法规，咨询法务部门意见，确保采购活动的合法性。对采购合同进行法律审核，防范法律风险。风险监控与预警1.建立风险监控机制：对采购风险进行实时监控，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标：如采购价格波动幅度、供应商交货延迟天数、商品质量不合格率等，当风险指标超过预警值时，及时发出预警信号。3.采购部门根据风险预警信号，及时采取相应的风险应对措施：调整采购策略、与供应商沟通协商、加强质量检验等，确保采购活动的顺利进行。采购信息管理信息收集与整理1.采购部门负责收集与采购相关的各类信息：包括市场信息、供应商信息、采购价格信息、采购合同信息、采购订单信息、到货验收信息等。2.对收集到的信息进行整理和分类：建立采购信息数据库，将信息录入数据库中，以便查询和使用。信息分析与利用1.定期对采购信息进行分析：通过数据分析，了解采购市场动态、供应商表现、采购成本变化等情况，为采购决策提供数据支持。2.利用采购信息分析结果：优化采购计划、调整采购策略、选择合适的供应商、控制