公司钥匙锁管理制度

公司钥匙锁管理制度一、总则1.目的为加强公司钥匙锁的管理，保障公司财产安全和正常办公秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、仓库、机房、车辆等涉及钥匙锁管理的场所和设备。3.职责分工行政部门负责公司各类钥匙的统一登记、保管和发放。定期检查钥匙的使用情况，确保钥匙的完好和安全。对损坏或丢失的钥匙及时进行处理。使用部门负责本部门所使用钥匙的日常保管和正确使用。发现钥匙损坏或丢失时，及时通知行政部门。配合行政部门做好钥匙的盘点和清查工作。员工个人负责个人办公区域钥匙的保管，不得随意转借他人。按照规定正确使用钥匙，不得故意损坏钥匙或锁具。二、钥匙的分类与标识1.分类办公区域钥匙：包括办公室门、文件柜、抽屉等钥匙。仓库钥匙：用于各类物资仓库的门锁。机房钥匙：机房门禁、设备柜门等钥匙。车辆钥匙：公司各类车辆的启动、车门等钥匙。其他钥匙：如特殊设备、专用房间等钥匙。2.标识为便于识别和管理，每把钥匙上应粘贴或悬挂清晰的标识牌，注明钥匙所对应的使用地点或设备名称。标识牌应采用耐久性材料制作，确保字迹清晰、不易脱落。三、钥匙的登记与保管1.登记行政部门应建立详细的钥匙登记台账，记录每把钥匙的编号、使用部门、使用地点、领取人、领取日期等信息。新购置或新配备的钥匙，行政部门应在入库后及时进行登记。钥匙的登记信息应定期更新，确保与实际使用情况一致。2.保管行政部门应设立专门的钥匙保管柜，将各类钥匙分类存放，并保持钥匙保管柜的整洁和安全。钥匙保管柜应配备必要的防盗、防火、防潮设施，确保钥匙不受损坏。对于重要场所或设备的钥匙，应采取双人保管或多人保管的方式，确保钥匙的安全性。使用部门应指定专人负责本部门钥匙的保管，并将保管人员名单报行政部门备案。员工个人的办公区域钥匙，由员工本人妥善保管，不得随意放置。四、钥匙的发放与领取1.发放原则钥匙的发放应严格按照工作需要和规定程序进行，确保钥匙发放的合理性和安全性。对于新入职员工，行政部门应在其办理入职手续后，根据其工作岗位和职责，发放相应的办公区域钥匙。对于因工作调动或岗位变动需要更换钥匙的员工，行政部门应在其办理相关手续后，及时收回原钥匙，并发放新的钥匙。2.领取流程员工因工作需要领取钥匙时，应填写《钥匙领取申请表》，注明领取钥匙的名称、数量、使用部门、领取原因等信息，并签字确认。《钥匙领取申请表》经所在部门负责人审批后，交行政部门审核。行政部门审核通过后，根据申请表的内容发放钥匙，并在钥匙登记台账上记录领取情况。员工领取钥匙时，应仔细核对钥匙的标识和数量，确保无误后签字领取。五、钥匙的使用与归还1.使用要求员工应按照规定的用途和方式使用钥匙，不得擅自将钥匙转借他人或用于其他非工作目的。使用钥匙时应轻插轻拔，避免用力过猛损坏钥匙或锁具。如发现钥匙无法正常开启或关闭锁具，应及时通知行政部门进行维修或更换，不得自行拆卸或修理。对于重要场所或设备的钥匙，使用后应立即归还保管人员，不得随意放置或带走。2.归还流程员工使用完钥匙后，应及时将钥匙归还至行政部门或本部门的钥匙保管人员。归还钥匙时，应填写《钥匙归还登记表》，注明归还钥匙的名称、数量、归还日期等信息，并签字确认。行政部门或钥匙保管人员收到归还的钥匙后，应进行核对，确保钥匙的数量和标识与登记信息一致。如发现钥匙损坏或丢失，归还人员应说明原因，并按照本制度的相关规定进行赔偿。六、钥匙的盘点与清查1.盘点周期行政部门应定期对公司钥匙进行盘点，盘点周期为每季度一次。遇有特殊情况，如公司组织结构调整、办公地点搬迁等，应及时进行全面盘点。2.盘点内容核对钥匙登记台账与实际钥匙数量是否一致。检查钥匙的标识是否清晰、准确，是否有损坏或丢失情况。查看钥匙保管柜的安全状况，确保钥匙保管安全。3.清查结果处理盘点结束后，行政部门应编制《钥匙盘点报告》，详细记录盘点情况，包括盘点时间、范围、结果等信息。如发现钥匙数量不符、标识不清、损坏或丢失等问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。对于因管理不善导致钥匙丢失或损坏的相关责任人，应按照本制度的规定进行责任追究。七、钥匙的维修与更换1.维修流程员工发现钥匙或锁具损坏时，应及时通知行政部门。行政部门接到通知后，应安排专业维修人员对损坏的钥匙或锁具进行检查和维修。维修人员应填写《钥匙维修记录单》，记录维修时间、维修内容、维修人员等信息。维修完成后，行政部门应将维修后的钥匙或锁具进行试用，确保其能够正常使用。2.更换流程对于损坏严重无法维修或已达到使用寿命的钥匙或锁具，行政部门应及时进行更换。更换钥匙或锁具时，应填写《钥匙更换申请表》，注明更换原因、更换的钥匙或锁具名称、数量等信息，并经所在部门负责人审批后，交行政部门审核。行政部门审核通过后，采购新的钥匙或锁具，并进行更换。更换完成后，应在钥匙登记台账上更新相关信息，并对新更换的钥匙或锁具进行标识。八、钥匙的遗失与赔偿1.遗失报告员工发现钥匙遗失后，应立即向所在部门负责人报告，并填写《钥匙遗失报告表》，注明遗失钥匙的名称、数量、遗失时间、遗失地点等信息。所在部门负责人应及时将《钥匙遗失报告表》转交行政部门。2.赔偿规定因员工个人原因导致钥匙遗失的，应由遗失人承担相应的赔偿责任。赔偿金额应根据钥匙所对应的锁具更换成本、重新配制钥匙的费用以及可能造成的其他损失等因素确定。行政部门应在确定赔偿金额后，通知遗失人进行赔偿。遗失人应在规定的时间内缴纳赔偿款，行政部门收到赔偿款后，开具收款收据。3.防范措施为防止钥匙遗失，员工应妥善保管好自己的钥匙，避免将钥匙随意放置或遗落。如因工作需要携带多把钥匙，应使用钥匙扣或钥匙包进行整理，方便携带和管理。对于重要场所或设备的钥匙，应采取必要的防盗措施，如随身携带、存放在安全的地方等。九、特殊情况处理1.紧急开锁在紧急情况下，如员工忘记携带钥匙或钥匙丢失，需要进入办公区域、仓库、机房等场所时，应按照以下程序进行开锁：员工应向所在部门负责人报告情况，说明需要开锁的地点和原因。所在部门负责人核实情况后，通知行政部门。行政部门安排专人携带必要的工具前往现场开锁，并做好开锁记录。开锁后，应及时通知相关人员对锁具进行检查和维修，确保锁具的正常使用。2.钥匙交接在员工离职、岗位调动或请假等情况下，需要进行钥匙交接时，应按照以下程序进行：交接人应填写《钥匙交接清单》，详细列出所交接钥匙的名称、数量、使用地点等信息，并签字确认。接收人应仔细核对