阿里集团合同管理制度

阿里集团合同管理制度一、总则（一）目的为加强阿里集团合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于阿里集团及其所属各子公司、分公司（以下统称"公司"）与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.审慎签约原则：在签订合同前，应充分评估合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等，审慎做出签约决策。3.全面履行原则：合同各方应按照合同约定全面履行各自的义务，确保合同目的实现。4.动态管理原则：对合同履行过程进行跟踪、监督，及时发现并解决问题，根据实际情况适时调整合同内容。5.风险防范原则：注重对合同风险的识别、评估和控制，采取有效措施防范合同风险。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由公司高级管理人员、法务部门负责人、财务部门负责人等组成。2.职责：审议重大合同的签订、变更、解除等事项。对合同管理工作中的重大问题进行决策。监督合同管理制度的执行情况。（二）法务部门1.职责：负责合同文本的起草、审核、修订等工作。参与合同谈判，提供法律意见和建议。对合同履行过程中的法律问题进行咨询和处理。负责合同纠纷的处理，包括协商、仲裁、诉讼等。（三）业务部门1.职责：负责合同的发起、谈判、签订等具体业务操作。对合同相对方进行初步尽职调查。负责合同的履行，及时反馈合同履行情况。配合法务部门处理合同纠纷。（四）财务部门1.职责：参与合同涉及财务条款的审核。负责对合同履行过程中的财务收支进行监督。协助评估合同的财务风险。三、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据业务需求发起合同立项申请，详细说明合同的背景、目的、主要内容、预计金额、履行期限等。2.合同立项申请经部门负责人审核后提交至法务部门进行法律合规性审查。（二）合同相对方选择1.业务部门应对合同相对方进行初步尽职调查，包括但不限于主体资格、经营范围、经营状况、信用记录等。2.对于重大合同或风险较高的合同，应委托专业机构进行尽职调查。3.优先选择信用良好、履约能力强的合同相对方。（三）合同谈判1.业务部门负责组织合同谈判，与合同相对方就合同条款进行协商。2.法务部门、财务部门等相关人员应参与合同谈判，提供专业意见和建议。3.谈判过程中应记录重要事项，形成谈判纪要。（四）合同文本起草与审核1.法务部门负责根据谈判结果起草合同文本。2.合同文本应包括首部、正文、尾部等部分，明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。3.合同文本起草完成后，由业务部门、法务部门、财务部门等相关人员进行审核。审核内容包括法律合规性、商业合理性、财务可行性等。4.审核通过的合同文本报合同管理委员会审议。（五）合同签订1.经合同管理委员会审议通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门等相关部门存档。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.履行计划应报上级主管部门备案。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现并解决问题。2.法务部门、财务部门等相关部门应根据各自职责对合同履行情况进行监督。3.如发现合同履行过程中出现重大问题或风险，应及时向合同管理委员会报告，并采取相应措施进行处理。（三）变更与解除1.合同履行过程中如需变更合同内容，应由业务部门提出书面申请，经法务部门审核、合同管理委员会批准后签订变更协议。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，应按照合同约定或法律规定办理相关手续，并及时通知合同相对方。3.合同变更或解除后，业务部门应将相关情况及时告知法务部门、财务部门等相关部门。五、合同归档与保管（一）归档范围公司签订的各类合同及相关文件资料均应归档。（二）归档要求1.合同归档应做到及时、完整、准确。2.归档文件应包括合同文本、谈判纪要、审批文件、履行记录等。3.合同归档应按照类别、时间顺序进行整理，编制目录，便于查阅。（三）保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规及公司相关规定执行，一般为[X]年。（四）查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后到档案管理部门查阅。2.如需借阅合同档案，应填写借阅申请表，经部门负责人、法务部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.查阅、借阅合同档案应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复制、转借等。六、合同风险防范与纠纷处理（一）风险防范1.法务部门应定期对合同管理制度的执行情况进行检查，及时发现并纠正存在的问题。2.加强对员工的合同法律知识培训，提高员工的风险防范意识和能力。3.建立合同风险预警机制，对可能出现的合同风险进行及时预警和处理。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与合同相对方沟通协商，争取友好解决。2.协商不成的，应及时告知法务部门，由法务部门根据具体情况采取协商、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。3.在纠纷处理过程中，应注意收集、保存相关证据，维护公司合法权益。七、合同信息化管理（一）建立合同管理系统利用信息化技术建立合同管理系统，实现合同的在线起草、审核、签订、履行跟踪、归档等功能。（二）数据录入与维护业务部门应及时将合同相关信息录入合同管理系统，确保数据的准确、完整。法务部门、财务部门等相关部门应根据各自职责对合同管理系统中的数据进行维护和更新。（三）系统安全与保密加强合同管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问