集中采购授权管理制度

集中采购授权管理制度总则目的为规范公司集中采购授权管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购活动的公平、公正、公开，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部所有集中采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。基本原则1.合法性原则：集中采购活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定。2.效益原则：通过集中采购，实现规模效益，降低采购成本。3.公平竞争原则：为所有合格供应商提供公平的竞争机会。4.质量优先原则：在保证采购质量的前提下进行采购活动。集中采购组织架构及职责集中采购领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成。2.职责审批集中采购战略规划和年度计划。决策重大采购项目和采购事项。监督集中采购工作的执行情况。集中采购工作小组1.组成：由采购部门负责人、相关业务部门代表、法务人员、财务人员等组成。2.职责制定集中采购具体操作流程和规范。组织实施集中采购项目，包括采购文件编制、供应商选择、合同签订等。协调处理采购过程中的问题和纠纷。定期向集中采购领导小组汇报工作进展。采购部门1.职责负责集中采购的日常组织和执行工作。建立和维护供应商数据库。跟踪采购合同的执行情况。相关业务部门1.职责提出采购需求，参与采购文件的编制和评审。协助采购部门进行供应商考察和评估。配合采购部门进行采购合同的验收工作。法务部门1.职责审核采购文件和采购合同，确保其合法合规。处理采购过程中的法律纠纷。财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核。负责采购资金的支付和核算。对采购成本进行分析和控制。集中采购范围及分类集中采购范围1.通用物资：如办公用品、办公设备、劳保用品等。2.生产物资：如原材料、零部件、辅料等。3.服务类：如物流服务、咨询服务、维修服务等。分类标准1.按采购金额分类：分为重大采购项目、一般采购项目和小额采购项目。2.按采购频率分类：分为定期采购项目和不定期采购项目。集中采购流程采购需求提出1.相关业务部门根据生产经营需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核后提交至采购部门。采购计划制定1.采购部门汇总各业务部门的采购需求，结合库存情况和市场供应情况，制定集中采购计划。2.集中采购计划包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购预算等。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报集中采购工作小组审批。采购文件编制1.根据采购计划，采购部门编制采购文件，包括招标文件、询价文件、竞争性谈判文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核，报集中采购工作小组审批。供应商选择1.采购部门通过多种渠道发布采购信息，邀请合格供应商参与投标或报价。2.对供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.组织供应商进行现场考察或样品测试，评估供应商的生产能力、质量控制能力等。4.根据评标标准，对供应商的投标文件或报价文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。采购合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。3.采购合同经法务部门审核后，由公司授权代表签字盖章。采购合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。2.相关业务部门负责采购物资或服务的验收工作，填写《采购验收单》，对验收结果负责。3.财务部门根据采购合同和验收单，办理采购资金的支付手续。采购后评估1.采购项目完成后，采购部门组织相关业务部门对采购项目进行后评估。2.采购后评估内容包括采购项目的执行情况、采购成本、采购质量、供应商表现等。3.根据采购后评估结果，总结经验教训，提出改进措施和建议，不断完善集中采购工作。集中采购授权管理授权原则1.明确授权：根据采购项目的性质和金额，明确不同层级的授权范围和权限。2.分级负责：各级人员在授权范围内行使权力，承担相应责任。3.监督制衡：建立健全监督机制，对授权执行情况进行监督和制衡。授权层级及权限1.集中采购领导小组授权审批集中采购战略规划和年度计划。决策重大采购项目和采购事项，如采购金额超过[X]万元的项目、涉及公司核心业务的采购项目等。2.集中采购工作小组授权制定集中采购具体操作流程和规范。组织实施集中采购项目，包括采购文件编制、供应商选择、合同签订等，但采购金额超过[X]万元的项目需报集中采购领导小组审批。协调处理采购过程中的问题和纠纷。3.采购部门负责人授权审核采购计划和采购文件。负责采购合同的签订，但采购金额超过[X]万元的合同需报集中采购工作小组审批。管理采购部门的日常工作。4.采购人员授权在采购部门负责人的授权下，负责具体的采购业务操作，如发布采购信息、收集供应商报价、组织开标评标等。授权审批程序1.采购人员根据采购项目的性质和金额，确定需要的授权层级。2.填写《集中采购授权审批表》，详细说明采购项目的名称、内容、金额、授权事项等。3.《集中采购授权审批表》经本部门负责人审核后，报上级授权层级审批。4.获得授权后，采购人员方可按照授权范围开展采购工作。授权变更与撤销1.在采购过程中，如因特殊情况需要变更授权范围或权限，采购人员应填写《集中采购授权变更申请表》，说明变更原因和内容。2.《集中采购授权变更申请表》经原授权层级审批后生效。3.如采购项目终止或完成，采购人员应及时申请撤销授权，填写《集中采购授权撤销申请表》，经原授权层级审批后，收回授权文件。供应商管理供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质要求、生产能力、质量控制能力、信誉状况等。2.供应商申请准入时，应提交营业执照、资质证书、业绩证明、产品样本等相关资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，必要时进行现场考察，符合准入标准的供应商纳入供应商数据库。供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。2.建立供应商评估指标体系，设定各项指标的权重，采用定量与定性相结合的方法进行评估。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。供应商激励与淘汰1.对优秀供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款等。2.对不合格供应商进行淘汰，取消其准入资格，并在公司内部进行通报。3.建立供应商退出机制，对于连续多次评估不合格或出现严重质量问题、交货延迟等情况的供应商，及时终止合作关系。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门会同相关部门对集中采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险应对措施1.市场风险应对措施：关注市场动态，建立价格预警机制，合理安排采购时间和数量，避免因市场价格波动造成损失。2.供应商风险应对措施：加强供应商管理，选择多家供应商进行合作，降低对单一供应商的依赖；签订严密的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。3.质量风险应对措施：加强采购物资的检验和验收工作，严格按照质量标准进行验收；要求供应商提供质量保证承诺，对出现质量问题的供应商进行严格处罚。4.合同风险应对措施：加强合同管理，审核合同条款，确保合同合法合规；建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。监督与审计内部监督1.公司内部审计部门定期对集中采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购文件的合规性、采购合同的签订与执行情况等。2.采购部门应建立内部监督机制，对采购人员的工作进行监督，防止违规行为的发生。外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，配合做好采购项目的备案、审批等工作。2.主动接受社会监督，对供应商和社会公众的投诉和举报进行及时处理和反馈。信息管理采购信息收集1.采购部门通过多种渠道收集采购信息，包括市场行情、供应商信息、行业动态等。2.建立采购信息数据库，对收集到的信息进行分类整理和存储，以便查询和使用。采购信息共享1.采购信息在公司内部相关部门之间实现共享，提高信息的透明度和利用效率。2.定期