软件采购资产管理制度VIP

软件采购资产管理制度总则目的为加强公司软件采购资产管理，规范软件采购行为，提高软件资产使用效益，保障公司信息系统安全稳定运行，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司及所属各部门软件采购资产的管理，包括但不限于操作系统、办公软件、业务软件、数据库管理系统等各类软件资产的采购、使用、维护、处置等全过程。管理原则1.统一管理原则：公司软件采购资产实行统一规划、统一采购、统一配置、统一维护、统一处置的管理模式，确保软件资产的合理使用和有效管理。2.合规性原则：软件采购应严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购行为合法合规。3.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，充分考虑软件资产的性价比，提高软件资产的使用效益，降低采购成本。4.安全性原则：重视软件资产的安全管理，采取必要的安全措施，保障公司信息系统的安全稳定运行，防止软件资产泄露、被恶意攻击等安全事件的发生。职责分工采购部门1.负责软件采购项目的需求调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等工作。2.按照公司采购流程，组织实施软件采购活动，确保采购过程合法合规。3.协调解决软件采购过程中出现的问题，及时与供应商沟通，保证软件按时、按质、按量交付。信息技术部门1.参与软件采购项目的需求调研和技术选型，提供专业的技术意见和建议。2.负责软件资产的安装、调试、配置、维护等技术支持工作，保障软件系统的正常运行。3.建立软件资产台账，对软件资产进行登记、分类、编号等管理，定期进行盘点和清查。4.制定软件安全策略，加强软件资产的安全防护，防范安全风险。5.对软件使用情况进行监督和评估，提出优化建议，提高软件资产的使用效益。财务部门1.负责软件采购预算的编制、审核和执行控制，确保采购资金的合理使用。2.参与软件采购合同的审核，对采购费用进行核算和支付管理。3.对软件资产进行财务核算，按照相关会计准则进行账务处理，确保软件资产价值的准确反映。使用部门1.根据业务需求，提出软件采购申请，明确软件功能、性能、数量等具体要求。2.负责软件资产的日常使用和保管，确保软件资产的安全和完整。3.配合采购部门、信息技术部门等开展软件采购相关工作，提供必要的协助和支持。4.及时反馈软件使用过程中出现的问题和需求变化，以便及时进行优化和调整。软件采购管理采购计划1.各使用部门应根据业务发展需求，提前制定软件采购计划，明确软件名称、版本、功能需求、采购数量、预算金额等信息，并提交至采购部门。2.采购部门汇总各部门采购计划后，结合公司整体战略和资源状况，进行综合平衡和审核，形成年度软件采购计划草案。3.年度软件采购计划草案经财务部门审核预算后，报公司管理层审批。经批准的采购计划作为软件采购工作的依据，不得随意变更。如有特殊情况需要调整采购计划，应按照原审批程序进行审批。供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集软件供应商信息，建立供应商库，并定期对供应商进行评估和更新。2.在选择软件供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、技术实力、产品质量、售后服务、价格等因素，进行多轮比较和筛选。3.对于重要的软件采购项目，采购部门应组织相关部门进行实地考察，了解供应商的实际情况，确保选择到合适的供应商。4.确定供应商后，采购部门应与其签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括软件功能、性能、价格、交付时间、售后服务等条款。采购合同应报法律合规部门审核，确保合同合法有效。采购流程1.采购申请：使用部门填写软件采购申请表，详细说明采购软件的名称、版本、功能需求、采购数量、预算金额等信息，并提交至采购部门。2.需求调研：采购部门会同信息技术部门等相关部门，对使用部门提出的软件需求进行调研和分析，确保采购的软件能够满足公司业务实际需求。3.供应商选择与谈判：采购部门根据需求调研结果，在供应商库中选择合适的供应商进行采购谈判。谈判过程中，应明确软件价格、交付时间、售后服务等条款，并形成谈判记录。4.合同签订：采购部门根据谈判结果，起草采购合同，经法律合规部门审核后，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购过程合法合规。5.采购执行：采购部门按照采购合同约定，跟踪软件交付进度，确保软件按时、按质、按量交付。在软件交付前，采购部门应组织信息技术部门等相关人员进行验收测试，确保软件符合需求规格要求。6.付款结算：软件验收合格后，采购部门应及时办理付款手续。财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后进行付款结算。软件资产管理资产登记1.信息技术部门负责建立软件资产台账，对公司所有软件资产进行详细登记。软件资产台账应包括软件名称、版本、购买日期、购买价格、使用部门、使用人等信息。2.对于通过自行开发、委托开发等方式获得的软件资产，信息技术部门应在软件完成开发并验收合格后，及时进行资产登记。3.软件资产登记应确保信息准确、完整，便于查询和管理。信息技术部门应定期对软件资产台账进行更新和维护，保证台账信息与实际情况一致。资产分类与编号1.信息技术部门应根据软件资产的用途、功能、性质等因素，对软件资产进行分类。软件资产分类可参考以下标准：操作系统类、办公软件类、业务软件类、数据库管理系统类、安全软件类等。2.为便于软件资产的管理和识别，信息技术部门应对每类软件资产进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，确保编号能够准确反映软件资产的类别、版本、购买时间等信息。3.软件资产编号应在软件资产台账中明确记录，并在软件安装介质、使用文档等相关资料上标注，以便于识别和管理。资产配置1.信息技术部门应根据公司业务需求和人员岗位设置，合理配置软件资产。在软件配置过程中，应遵循统一规划、按需分配、节约使用的原则，确保软件资产得到充分利用。2.对于新入职员工，信息技术部门应根据其工作岗位需求，及时为其配置相应的软件资产，并进行必要的培训和指导，使其能够熟练使用软件。3.对于岗位调整或离职的员工，信息技术部门应及时调整或收回其使用的软件资产，确保软件资产的合理流转和安全管理。资产维护1.信息技术部门负责软件资产的日常维护工作，包括软件安装、调试、升级、故障排除等。应建立软件维护档案，记录软件维护的时间、内容、结果等信息。2.定期对软件资产进行检查和评估，及时发现软件存在的问题和安全隐患，并采取相应的措施进行处理。对于需要升级的软件，应按照公司相关规定进行审批后，及时组织升级。3.加强软件资产的安全防护，采取必要的安全措施，如安装杀毒软件、防火墙、加密软件等，防止软件资产泄露、被恶意攻击等安全事件的发生。4.建立软件使用情况反馈机制，鼓励使用部门和员工及时反馈软件使用过程中出现的问题和需求，信息技术部门应根据反馈情况及时进行优化和调整，提高软件资产的使用效益。资产盘点1.信息技术部门应定期组织软件资产盘点工作，确保软件资产账实相符。盘点周期一般为每年一次，可结合公司年度财务审计工作进行。2.在软件资产盘点过程中，应认真核对软件资产台账与实际安装使用情况，检查软件资产的完整性、可用性、安全性等。对于盘盈、盘亏的软件资产，应查明原因，按照相关规定进行处理。3.盘点结束后，信息技术部门应编制软件资产盘点报告，总结盘点工作情况，提出存在的问题和改进建议。盘点报告应报公司管理层审批后存档。软件使用管理使用规范1.公司员工应严格按照软件使用说明书和相关操作规程使用软件资产，不得擅自更改软件的设置和参数。2.不得在公司信息系统中安装未经授权的软件，严禁使用盗版软件。如因工作需要安装特定软件，应按照公司相关规定进行审批。3.妥善保管软件资产的安装介质、使用文档等相关资料，不得随意丢弃或转借他人。如因工作需要借阅，应办理借阅手续，并在规定时间内归还。4.对于涉及公司商业机密和敏感信息的软件，应严格遵守公司保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。权限管理1.信息技术部门应根据员工的工作岗位和职责，合理分配软件使用权限。软件使用权限应明确规定可访问的软件功能、数据范围、操作级别等。2.对于涉及重要业务和敏感信息的软件，应实行分级授权管理，严格控制访问权限。只有经过授权的人员才能访问和操作相关软件及数据。3.定期对员工的软件使用权限进行审核和调整，确保权限与岗位职责相符。对于岗位变动或离职的员工，应及时收回或调整其软件使用权限。培训与支持1.信息技术部门应定期组织软件使用培训，帮助员工熟悉软件功能和操作方法，提高员工的软件使用技能。培训内容应包括软件基础知识、操作流程、常见问题解决等。2.建立软件使用支持机制，为员工提供软件使用方面的技术支持和咨询服务。员工在使用软件过程中遇到问题，可通过电话、邮件、即时通讯工具等方式向信息技术部门寻求帮助。3.鼓励员工自主学习和探索软件的新功能和应用技巧，提高工作效率。对于在软件使用方面表现优秀的员工，可给予适当的奖励和表彰。软件处置管理处置原则1.软件处置应遵循安全、合规、效益的原则，确保软件资产在处置过程中不泄露公司机密信息，不影响公司正常业务开展，并尽可能实现资产价值最大化。2.对于已不再使用、技术落后、存在安全隐患或其他原因需要处置的软件资产，应及时进行清理和处置。处置方式1.报废：对于已过使用期限、无法正常运行且无维修价值的软件资产，经信息技术部门鉴定后，可进行报废处理。报废软件资产应在软件资产台账中进行注销，并按照公司固定资产报废相关规定进行处理。2.转让：对于仍有使用价值但公司不再需要的软件资产，经公司管理层批准后，可进行转让。转让软件资产应遵循公平、公正、公开的原则，通过市场交易等方式进行，确保转让价格合理，并办理相关转让手续。3.捐赠：对于符合国家法律法规和公司相关规定的软件资产，可考虑进行捐赠。捐赠软件资产应选择合适的受赠对象，并办理相关捐赠手续，确保捐赠行为合法合规。处置流程1.申请：使用部门或信息技术部门发现软件资产需要处置时，应填写软件资产处置申请表，详细说明处置原因、处置方式、软件资产基本情况等信息，并提交至信息技术部门。2.鉴定：信息技术部门对申请处置的软件资产进行技术鉴定，评估其是否符合处置条件，并提出鉴定意见。对于需要报废的软件资产，应组织相关技术人员进行审核确认。3.审批：软件资产处置申请表经信息技术部门审核后，报公司管理层审批。对于涉及金额较大或重要的软件资产处置，应提交公司董事会或相关决策机构审议。4.处置实施：经批准的软件资产处置申请，由信息技术部门或相关部门按照规定的处置方式进行实施。在处置过程中，应做好相关记录和资料归档工作。5.账务处理：财务部门根据软件资产处置审批文件和相关处置凭证，及时进行账务处理，调整软件资产账面价值，确保财务数据准确无误。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门应定期对软件采购资产管理情况进行审计，检查软件采购流程是否合规、资产登记是否准确、使用管理是否规范、处置是否符合规定等。2.审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。对于违反软件采购资产管理规定的行为，应按照公司相关规定进行责任追究。日常检查1.信息技