进货材料货物管理制度

进货材料货物管理制度总则目的为加强公司进货材料货物管理，规范采购流程，确保所采购的材料货物符合公司生产经营需求，保证质量，降低成本，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司所有进货材料货物的采购、验收、存储、发放等环节的管理。基本原则1.按需采购原则：根据公司生产计划、销售订单及库存状况，合理安排采购，避免盲目采购和积压库存。2.质量第一原则：严格把控采购材料货物的质量，确保所采购的物品符合相关标准和公司要求。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本。4.合规合法原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规定，确保采购过程合法合规。采购管理采购计划制定1.需求预测各部门应定期（每月/季度）向采购部门提供本部门的材料货物需求预测，包括生产用料、办公用品、设备维修配件等。采购部门结合公司的生产计划、销售预测以及库存情况，对各部门的需求进行综合分析，形成初步的采购需求预测报告。2.采购计划编制采购部门根据需求预测报告，编制详细的采购计划，明确采购材料货物的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。采购计划应经采购部门负责人审核，报分管领导审批后执行。对于重大采购项目，需经总经理办公会审议通过。供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。根据公司采购需求和供应商资质要求，对供应商信息库中的供应商进行筛选，确定潜在供应商名单。2.供应商评估采购部门会同相关部门（如质量部门、技术部门等）对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、价格水平、交货期、售后服务等方面。填写供应商评估表，对供应商进行打分，根据评估结果确定合格供应商名单。3.供应商合作协议签订对于合格供应商，采购部门应与其签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合作协议应经公司法律顾问审核，报公司领导批准后生效。4.供应商定期评估与考核采购部门定期（每季度/半年）对供应商进行评估与考核，评估内容包括供货质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面。根据评估与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。采购流程执行1.采购申请各部门根据实际需求填写采购申请表，注明采购材料货物的名称、规格、数量、用途等内容，并经部门负责人签字确认。采购申请表应提交至采购部门，采购部门根据采购计划和库存情况进行审核。2.采购订单下达对于审核通过的采购申请，采购部门向选定的供应商下达采购订单，明确采购材料货物的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等内容。采购订单应经采购部门负责人审核后加盖公司公章或合同专用章，并及时发送给供应商。3.采购合同签订对于金额较大或采购周期较长的采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购过程的合法性和规范性。采购合同应经公司法律顾问审核，报公司领导批准后签订。4.采购进度跟踪采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。对于出现的交货延迟、质量问题等异常情况，采购部门应及时采取措施解决，并向相关部门反馈。验收管理验收标准制定1.质量标准采购部门应根据采购材料货物的特性和公司要求，会同质量部门制定详细的质量验收标准，明确验收的项目、方法、合格标准等内容。质量验收标准应与供应商签订的合作协议中的质量条款相一致，并作为验收的依据。2.数量标准采购部门应与供应商在采购订单或合同中明确规定交货数量的计量方法和允许的误差范围。验收时，应按照规定的计量方法对采购材料货物的数量进行清点，确保数量准确无误。验收流程执行1.到货通知采购部门在采购材料货物预计到货前，应及时通知仓库管理部门做好验收准备工作。仓库管理部门根据到货通知，安排验收人员和验收场地，并准备好验收所需的工具和设备。2.初步验收货物到货后，仓库管理部门验收人员首先对货物的外包装进行检查，查看包装是否完好无损，标识是否清晰准确。核对送货单与采购订单的一致性，包括货物名称、规格、数量、供应商等信息是否相符。3.质量验收质量部门验收人员按照质量验收标准对采购材料货物的质量进行检验，可采用抽检、全检等方式进行。对于重要的采购材料货物，质量部门可委托专业检测机构进行检测，确保质量符合要求。4.数量验收仓库管理部门验收人员根据送货单和采购订单，对采购材料货物的数量进行清点，确保数量准确无误。对于数量不符的情况，应及时与供应商沟通协商解决。5.验收结果记录验收人员应如实记录验收过程和结果，填写验收报告，包括货物名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并提交至采购部门和仓库管理部门存档。验收问题处理1.合格处理对于验收合格的采购材料货物，仓库管理部门应及时办理入库手续，并按照规定的存储方式进行存放。采购部门应按照采购合同的约定及时支付货款。2.不合格处理对于验收不合格的采购材料货物，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施解决问题。质量部门应出具不合格报告，详细说明不合格原因和处理建议。仓库管理部门应对不合格货物进行隔离存放，防止误用。如因供应商原因导致的不合格货物，给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。存储管理仓库规划与布局1.仓库分区根据采购材料货物的类别、特性、用途等因素，对仓库进行合理分区，如原材料区、半成品区、成品区、办公用品区、设备维修配件区等。不同区域应设置明显的标识牌，便于货物的存放和管理。2.存储方式选择根据采购材料货物的特性和存储要求，选择合适的存储方式，如货架存储、堆垛存储、冷藏存储、防潮存储等。对于易燃易爆、有毒有害等危险物品，应设置专门的危险物品仓库，并按照相关规定进行存储和管理。货物入库管理1.入库单填写仓库管理部门验收人员在货物验收合格后，应及时填写入库单，注明货物名称、规格、数量、供应商、入库日期等内容。入库单应一式多联，分别由仓库管理部门、采购部门、财务部门等留存。2.货物存放仓库管理部门验收人员根据入库单，将采购材料货物搬运至指定的存储区域，并按照规定的存储方式进行存放。货物存放应整齐有序，便于查找和盘点。货物存储管理1.库存盘点仓库管理部门应定期（每月/季度）对库存货物进行盘点，确保账实相符。盘点结束后，应填写盘点报告，注明盘点日期、货物名称、规格、数量、账面数、实存数、盘盈盘亏情况及原因等内容。对于盘盈盘亏的情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。2.库存预警采购部门应根据公司的生产计划、销售订单及库存状况，设定库存预警指标，如最低库存量、最高库存量等。当库存货物低于最低库存量或高于最高库存量时，仓库管理部门应及时通知采购部门进行补货或调整采购计划。3.货物保管与养护仓库管理部门应加强对库存货物的保管与养护，采取防潮、防虫、防火、防盗等措施，确保货物质量不受影响。对于易损、易变质的货物，应按照规定的存储条件进行存放，并定期检查货物的质量状况。货物出库管理1.出库申请各部门根据实际需求填写出库申请表，注明货物名称、规格、数量、用途等内容，并经部门负责人签字确认。出库申请表应提交至仓库管理部门，仓库管理部门根据库存情况进行审核。2.出库单填写对于审核通过的出库申请，仓库管理部门发货人员应及时填写出库单，注明货物名称、规格、数量、领用部门、出库日期等内容。出库单应一式多联，分别由仓库管理部门、领用部门、财务部门等留存。3.货物发放仓库管理部门发货人员根据出库单，将采购材料货物发放给领用部门，并要求领用人员在出库单上签字确认。发货时，应按照先进先出的原则进行发放，确保库存货物的质量。库存盘点与清查盘点计划制定1.盘点周期确定仓库管理部门应根据公司实际情况，确定库存盘点的周期，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，每年进行一次年终大盘点。2.盘点人员安排成立盘点小组，由仓库管理部门负责人担任组长，成员包括仓库管理人员、财务人员、审计人员等。明确盘点小组成员的职责分工，确保盘点工作的顺利进行。盘点实施1.实物盘点盘点人员按照预先确定的盘点范围和方法，对库存货物进行逐一清点，记录实际数量、规格、型号等信息。在盘点过程中，应注意检查货物的质量状况，对于发现的问题及时记录并拍照留存。2.账务核对财务人员根据仓库管理部门提供的库存台账，与盘点结果进行核对，确保账实相符。对于账实不符的情况，应及时查明原因，并进行调整。盘点结果处理1.盘盈处理对于盘盈的库存货物，仓库管理部门应查明原因，如是否为采购入库时数量有误、是否为生产过程中的剩余物资等。经核实后，填写盘盈报告，报相关部门审批后进行账务处理，调整库存台账。2.盘亏处理对于盘亏的库存货物，仓库管理部门应查明原因，如是否为货物丢失、损坏、被盗等。属于正常损耗的，经相关部门审批后进行账务处理；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。监督与考核监督机制建立1.内部审计监督公司内部审计部门定期对进货材料货物管理情况进行审计，检查采购流程、验收环节、存储管理等是否符合公司制度和相关法律法规要求。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。2.财务监督财务部门负责对采购成本、库存资金占用等进行核算和分析，监督采购资金的使用情况，确保资金使用合理、合规。定期对库存货物进行价值评估，及时发现库存积压或减值情况，并提出处理建议。考核指标设定1.采购成本控制指标设定采购成本降低率指标，考核采购部门在采购过程中是否有效控制成本，实现采购成本的降低。采购成本降低率=（上期采购成本本期采购成本）/上期采购成本×100%2.库存周转率指标设定库存周转率指标，考核仓库管理部门库存管理水平，衡量库存货物周转速度。库存周转率=主营业务成本/平均存货余额3.货物质量合格率指标设定货物质量合格率指标，考核质量部门对采购材料货物质量的把控能力。货物质量合格率=合格货物数量/验收货物总数量×100%考核结果应用1.绩效奖金挂钩将考核结果与采购部门、仓库管理部门、质量部门等相关人员的绩效奖金挂钩，根据考核得