贸易物资采购管理制度

贸易物资采购管理制度一、总则1.目的为规范公司贸易物资采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有贸易物资的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等。3.基本原则按需采购原则：根据公司生产经营和业务发展的实际需求进行采购，避免盲目采购和积压库存。质量优先原则：确保所采购物资的质量符合公司要求和相关标准，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。价格合理原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，争取最优惠的采购价格，降低采购成本。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易行为。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定和执行公司采购计划，根据公司需求及时采购所需物资。开发、评估、选择合格供应商，建立供应商档案，并定期对供应商进行考核评价。组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况，确保合同顺利履行。负责采购物资的验收、入库、付款等工作，协调处理采购过程中的各种问题。收集、分析市场信息，掌握物资价格动态，为公司采购决策提供参考依据。2.其他部门职责各需求部门应根据本部门业务需求，提前向采购部门提交物资采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等详细信息，并对采购申请的真实性和合理性负责。参与采购物资的验收工作，对物资的质量、数量等进行确认。协助采购部门与供应商进行沟通协调，提供必要的技术支持和业务指导。三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划、项目进度等实际需求，填写《物资采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。《物资采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到《物资采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，包括物资需求的合理性、采购预算的合规性等。对于金额较大或重要物资的采购申请，采购部门应组织相关部门进行会审，必要时提交公司领导审批。经审批通过的采购申请，采购部门方可组织实施采购。3.供应商选择与管理供应商开发：采购部门根据采购物资的类别和特点，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商资源库。供应商评估：采购部门对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可采用实地考察、样品检验、问卷调查、数据分析等方式进行评估。供应商选择：根据评估结果，采购部门选择若干家合格供应商作为采购对象，并与其进行商务谈判，确定合作条款，如价格、交货期、付款方式、质量保证等。供应商管理：采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、考核评价结果等。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作策略，对于表现不佳的供应商及时淘汰。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商达成一致意见后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经公司法律部门审核通过后，由采购部门负责人签字，并加盖公司合同专用章。采购合同一式多份，双方各执一份，采购部门留存一份，财务部门、仓库管理部门等相关部门各留存一份。5.采购执行与跟踪采购部门根据采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间。采购部门跟踪采购订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解物资生产进度、发货情况等，确保供应商按时、按质、按量交货。如因特殊原因导致供应商无法按时交货，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的补救措施，如调整生产计划、寻找替代供应商等，以减少对公司生产经营的影响。6.物资验收物资到货前，采购部门应通知仓库管理部门做好验收准备工作。物资到货后，仓库管理部门按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。对于重要物资或技术要求较高的物资，采购部门应组织相关技术人员或专业检验机构进行验收。验收合格的物资，仓库管理部门办理入库手续，并填写《物资入库单》。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，协商退换货等处理事宜。7.采购付款采购物资验收合格且发票等结算凭证齐全后，采购部门填写《付款申请单》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，提交至财务部门。财务部门对《付款申请单》及相关资料进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。采购部门应及时跟踪付款情况，确保供应商按时收到货款，维护公司良好的商业信誉。四、采购预算管理1.采购预算编制采购部门根据公司年度生产经营计划、项目预算等，结合历史采购数据和市场价格走势，编制年度采购预算草案。年度采购预算草案经各部门审核、汇总后，提交至公司预算管理部门。公司预算管理部门对采购预算草案进行综合平衡和审核，报公司领导审批后下达执行。2.采购预算执行与控制采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。采购部门定期对采购预算执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。3.采购预算考核公司建立采购预算考核制度，对采购部门和相关责任人的采购预算执行情况进行考核评价。考核指标包括采购预算执行率、采购成本节约率、采购物资质量合格率等。考核结果与部门和个人的绩效挂钩，激励采购部门和相关人员严格控制采购成本，提高采购效益。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。采用定性和定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握物资价格波动情况，通过套期保值、签订长期合同等方式规避市场价格风险。供应商风险应对：加强供应商管理，选择多家合格供应商建立合作关系，降低对单一供应商的依赖。定期对供应商进行考核评价，及时发现和解决供应商存在的问题。质量风险应对：严格把控采购物资的质量标准，加强验收环节管理，对重要物资进行检验检测。要求供应商提供质量保证承诺，如出现质量问题，及时追究供应商责任。合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效。明确双方的权利和义务，避免合同纠纷。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时协商解决。付款风险应对：加强对供应商的信用评估，选择信用良好的供应商合作。严格按照采购合同约定的付款方式和时间付款，避免逾期付款给公司带来不良影响。同时，加强财务审核，确保付款凭证真实、合法、有效。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，提醒采购部门采取相应的风险应对措施。六、采购绩效评估1.评估指标设定采购成本：包括采购物资的实际价格、采购费用、运输费用等，评估采购成本的节约情况。采购质量：通过物资验收合格率、退货率等指标，评估采购物资的质量水平。采购效率：如采购周期、订单处理时间、交货准时率等，评估采购部门的工作效率。供应商管理：包括供应商开发数量、供应商考核评价结果、供应商满意度等，评估采购部门对供应商的管理效果。合规性：考察采购活动是否符合公司制度、法律法规等要求。2.评估方法定期评估：采购部门每月或每季度对采购绩效进行自我评估，填写《采购绩效评估表》，总结采购工作的成绩和不足。年度评估：每年末，公司组织相关部门对采购部门的年度采购绩效进行全面评估。评估方式可采用数据统计分析、问卷调查、实地访谈等相结合的方式，确保评估结果客观、准确。3.评估结果应用将采购绩效评估结果与采购部门和相关人员的绩效挂钩，作为绩效考核、奖金分配、晋升晋级等的重要依据。根据评估结果，总结采购工作中的经验教训，针对存在的问题制定改进措施，不断提高采购管理水平。七、信息管理1.采购信息收集采购部门应广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品技术信息、行业动态信息等。信息收集渠道可包括网络平台、行业协会、供应商提供、市场调研等。2.采购信息分析与利用采购部门对收集到的采购信息进行分析整理，提取有价值的信息，为采购决策提供支持。通过对市场价格信息的分析，掌握物资价格走势，合理安排采购时机；通过对供应商信息的分析，评估供应商的综合实力，优化供应商选择；通过对产品技术信息的分析，确保采购物资符合公司技术要求。3.采购信息共享建立采购信息共享平台，实现采购部门与各需求部门、财务部