行政部门管理制度培训

行政部门管理制度培训一、总则（一）目的为了规范行政部门的工作流程，提高行政工作效率，加强行政部门的内部管理，确保公司各项行政事务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政部门全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：行政部门的各项工作必须遵守国家法律法规及公司的相关规定。2.高效性原则：优化工作流程，提高工作效率，以最快的速度、最有效的方式完成各项行政任务。3.服务性原则：牢固树立服务意识，为公司各部门及全体员工提供优质、周到的服务。4.规范性原则：建立健全各项规章制度，规范行政行为，确保工作的标准化和规范化。二、行政部门组织架构及职责（一）组织架构行政部门设部门经理一名，副经理一名，下设行政事务组、后勤保障组、安全保卫组等。（二）职责1.部门经理职责全面负责行政部门的管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。协调行政部门与公司其他部门之间的工作关系，确保行政工作的顺利开展。负责行政部门的人员管理，包括招聘、培训、考核、晋升等。审核行政部门的各项费用支出，控制行政成本。参与公司重大行政决策，提供决策支持和建议。2.副经理职责协助部门经理开展工作，负责行政部门的日常管理和具体工作的组织实施。负责行政事务组的工作，包括文件管理、档案管理、印章管理、会议组织等。负责后勤保障组的工作，包括办公用品采购、固定资产管理、车辆管理、食堂管理等。负责安全保卫组的工作，包括公司安全制度的制定和执行、安全检查、消防管理、治安保卫等。完成部门经理交办的其他工作任务。3.行政事务组职责负责公司各类文件、通知、报告等的起草、审核、印发和归档工作。负责公司档案的收集、整理、保管和利用工作，确保档案的完整性和安全性。负责公司印章的保管和使用，严格按照印章管理制度进行盖章操作。负责公司各类会议的组织、安排和记录工作，包括会议通知、会议场地布置、会议资料准备等。负责公司办公用品的采购、发放和管理工作，建立办公用品台账，定期进行盘点。负责公司办公设备的维护和管理工作，及时处理设备故障，确保设备正常运行。负责公司办公区域的环境卫生管理工作，定期组织清洁和消毒。完成领导交办的其他行政事务性工作。4.后勤保障组职责负责公司办公用品、固定资产的采购、验收、入库、发放和管理工作，建立相应的台账。负责公司车辆的调度、维修、保养和安全管理工作，确保车辆正常使用。负责公司食堂的管理工作，包括食材采购、饭菜质量监督、食堂卫生管理等。负责公司办公区域的水电、空调、电梯等设施设备的日常维护和管理工作，及时处理设施设备故障。负责公司员工宿舍的管理工作，包括宿舍设施设备的维护、宿舍卫生检查等。完成领导交办的其他后勤保障工作。5.安全保卫组职责负责制定和完善公司安全管理制度，组织实施安全管理工作。负责公司安全检查工作，定期对公司办公区域、生产车间、仓库等进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。负责公司消防管理工作，组织开展消防知识培训和消防演练，确保消防设施设备完好有效。负责公司治安保卫工作，维护公司正常的工作秩序，防范和打击各类违法犯罪行为。负责公司外来人员和车辆的登记、检查工作，确保公司安全。完成领导交办的其他安全保卫工作。三、行政工作流程规范（一）文件管理流程1.文件起草：由相关部门或人员根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司的政策法规和实际情况。2.文件审核：起草完成的文件交部门负责人审核，审核内容包括文件的准确性、完整性、规范性等。3.文件会签：涉及多个部门的文件，需进行会签，各部门应在规定时间内完成会签，并提出意见和建议。4.文件签发：审核通过的文件交公司领导签发，公司领导根据文件内容和相关规定进行签发。5.文件印发：文件签发后，由行政事务组负责印发，按照规定的格式和份数进行印刷，并及时发放给相关部门和人员。6.文件归档：文件印发后，行政事务组应及时将文件原件及相关资料进行归档，确保文件的完整性和可查性。（二）会议组织流程1.会议计划：根据公司工作安排，由行政事务组制定会议计划，明确会议的时间、地点、参会人员、会议主题等。2.会议通知：提前将会议通知发送给参会人员，通知内容应包括会议时间、地点、主题、议程等，确保参会人员提前做好准备。3.会议准备：行政事务组负责会议场地的布置、会议资料的准备、音响设备的调试等工作，确保会议的顺利进行。4.会议组织：会议期间，行政事务组应安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果和决议事项。5.会议纪要：会议结束后，行政事务组应及时整理会议纪要，经部门负责人审核后，发送给参会人员和相关部门。6.会议跟踪：对会议决议事项进行跟踪，确保决议事项得到有效落实，并及时向领导汇报进展情况。（三）办公用品采购流程1.需求申请：各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明办公用品的名称、规格、数量等。2.需求审核：部门负责人对本部门的办公用品需求申请进行审核，确保需求的合理性和必要性。3.采购申请：行政事务组汇总各部门的办公用品需求申请，编制办公用品采购计划，报部门经理审核后，提交给公司领导审批。4.采购实施：经公司领导审批同意后，行政事务组负责办公用品的采购工作，选择合格的供应商进行采购。5.验收入库：办公用品采购回来后，由行政事务组和使用部门共同进行验收，验收合格后办理入库手续，并建立办公用品台账。6.发放领用：各部门根据工作需要，到行政事务组领取办公用品，领取时需填写办公用品领用登记表。（四）车辆使用流程1.用车申请：公司员工因工作需要使用车辆，应提前填写车辆使用申请表，注明用车时间、地点、事由等。2.申请审核：部门负责人对本部门员工的车辆使用申请进行审核，确保用车的合理性和必要性。3.车辆调度：行政事务组根据车辆使用申请表和车辆的使用情况，进行车辆调度，安排合适的车辆供员工使用。4.出车登记：驾驶员接到出车任务后，应在车辆使用登记表上进行登记，记录出车时间、地点、里程等信息。5.车辆使用：驾驶员按照规定的时间和路线将员工送达目的地，确保行车安全。6.车辆归还：车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆归还到指定地点，并进行车辆检查和清洁工作。7.费用报销：驾驶员根据车辆使用登记表上的信息，填写车辆费用报销单，经部门负责人审核后，报财务部门报销。四、行政部门工作规范（一）工作纪律1.遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.严格遵守工作程序和工作标准，认真履行工作职责，不得敷衍塞责、推诿扯皮。3.保守公司机密，不得泄露公司的商业秘密、技术秘密和其他敏感信息。4.工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天、看视频等。5.爱护公司的办公设备和办公用品，不得随意损坏或浪费。（二）工作态度1.树立服务意识，主动为公司各部门及全体员工提供优质、周到的服务。2.保持积极向上的工作态度，勇于面对工作中的困难和挑战，努力完成工作任务。3.注重团队合作，与同事之间相互支持、相互配合，共同完成工作目标。4.不断学习和提高自身的业务能力和综合素质，适应公司发展的需要。（三）工作沟通1.加强与公司内部各部门之间的沟通与协作，及时了解各部门的工作需求和动态，为各部门提供有效的行政支持。2.积极与公司外部相关单位和部门进行沟通与协调，建立良好的合作关系，为公司创造有利的发展环境。3.沟通时应注意语言表达和沟通方式，做到礼貌、得体、清晰、准确，避免产生误解和矛盾。（四）工作效率1.制定合理的工作计划和工作目标，合理安排工作时间，确保各项工作按时完成。2.优化工作流程，提高工作效率，减少不必要的工作环节和时间浪费。3.及时处理工作中出现的问题和突发事件，确保工作的正常进行。4.定期对工作效率进行评估和分析，总结经验教训，不断改进工作方法和提高工作效率。五、行政部门考核制度（一）考核原则1.公平公正原则：考核过程和结果应公平公正，不受个人偏见和主观因素的影响。2.客观准确原则：考核应基于客观事实和工作表现，准确反映员工的工作业绩和工作能力。3.激励改进原则：考核结果应与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励员工积极工作，不断改进工作方法和提高工作效率。（二）考核内容1.工作业绩：主要考核员工在行政工作中完成的各项任务和工作目标的情况，包括文件管理、会议组织、办公用品采购、车辆管理等工作的完成质量和效率。2.工作能力：主要考核员工的专业知识、业务技能、沟通协调能力、组织管理能力等方面的表现。3.工作态度：主要考核员工的工作积极性、责任心、团队合作精神、服务意识等方面的表现。（三）考核方式1.定期考核：每季度进行一次定期考核，由部门经理组织实施，对部门员工的工作业绩、工作能力和工作态度进行全面考核。2.不定期考核：根据工作需要，部门经理可对员工进行不定期考核，重点考核员工在某一阶段或某一项目中的工作表现。3.自我考核：员工应定期对自己的工作进行自我考核，总结经验教训，发现问题及时改进。（四）考核结果应用1.薪酬调整：根据考核结果，对员工的薪酬进行调整，考核优秀的员工可获得加薪或奖金，考核不合格的员工可进行降薪或扣发奖金。2.晋升晋级：考核结果作为员工晋升晋级的重要依据，考核优秀的员工可优先获得晋升机会。3.培训发展：根据考核结果，为员工制定个性化的培训发展计划，帮助员工提升工作能力和综合素质。4.激励奖励：对考核优秀的员工进行表彰和奖励，激励员工积极工作，为公司发展做出更大的贡献。六、行政部门费用管理制度（一）费用预算1.行政部门应根据公司年度工作计划和目标，编制行政部门年度费用预算，包括办公用品费用、车辆费用、会议费用、差旅费等。2.费用预算应详细列出各项费用的预算金额、预算依据和预算执行时间，并报公司领导审批。3.行政部门应严格按照费用预算执行，不得超预算支出。如因工作需要确需调整预算的，应提前报公司领导审批。（二）费用报销1.行政部门员工发生的费用支出，应按照公司的费用报销制度进行报销。报销时应填写费用报销单，注明费用的发生时间、地点、事由、金额等，并附上相关的发票和凭证。2.费用报销单应经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。财务部门应按照公司的财务制度和费用报销制度进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部门方可报销费用。报销费用应通过银行转账等方式支付，不得现金支付。（三）费用控制1.行政部门应加强对费用的控制和管理，严格执行费用预算，杜绝