规范财务资料管理制度

规范财务资料管理制度总则1.目的为加强公司财务资料管理，确保财务资料的真实性、完整性、准确性和安全性，提高财务管理效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的财务资料管理。3.定义本制度所称财务资料，是指公司在财务活动过程中形成的各类凭证、账簿、报表、合同、文件等资料。财务资料的分类与归档1.会计凭证原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单等，应按照经济业务发生的时间顺序进行整理，确保凭证内容完整、清晰、真实。记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，应注明日期、编号、摘要、会计科目、金额等信息，并由制单人、审核人、记账人等签字确认。凭证装订：每月末将当月的会计凭证按照编号顺序进行整理，加上封面和封底，装订成册，并在封面上注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等信息。2.会计账簿总账：按照会计科目设置，记录公司的全部经济业务，应定期核对账目，确保账账相符。明细账：根据总账科目所属的明细科目设置，详细记录各项经济业务的发生情况，应及时登记，保证账实相符。日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，由出纳人员按照业务发生的顺序逐日逐笔登记，做到日清月结。账簿装订：年度终了，将各种账簿进行整理、编号，加上封面和封底，装订成册，并在封面上注明年度、账簿名称、册数、编号等信息。3.财务报表月度报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，应按照规定的格式和内容编制，确保数据准确、及时。年度报表：除月度报表外，还应编制年度财务决算报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等，以及相关的报表附注。报表报送：财务报表编制完成后，应及时报送公司管理层、股东、税务机关等相关部门，并按照规定进行存档。4.财务合同借款合同：包括向银行等金融机构借款的合同，应明确借款金额、利率、期限、还款方式等条款。销售合同：与客户签订的销售商品或提供劳务的合同，应注明商品或劳务的名称、数量、价格、交货时间、付款方式等内容。采购合同：与供应商签订的采购商品或接受劳务的合同，应明确商品或劳务的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。租赁合同：涉及公司租赁房屋、设备等资产的合同，应注明租赁期限、租金金额、支付方式等内容。合同归档：财务合同签订后，应及时将合同原件或复印件交财务部门存档，并按照合同类别、签订时间等进行分类整理。5.其他财务资料财务预算：包括年度预算、季度预算、月度预算等，应明确预算目标、编制依据、预算项目、预算金额等内容。财务分析报告：定期对公司的财务状况、经营成果进行分析，撰写分析报告，为公司决策提供依据。审计报告：包括内部审计报告、外部审计报告等，应按照审计要求进行存档。税务资料：包括纳税申报表、税务发票、税务审计报告等，应按照税务部门的要求进行整理和保管。其他资料：如财务制度、财务文件、会议纪要等，应按照相关规定进行分类存档。财务资料的保管1.保管期限会计凭证：保管期限为30年。会计账簿：保管期限为30年。财务报表：年度财务决算报表保管期限为永久，月度报表保管期限为10年。财务合同：保管期限为合同履行完毕后10年。其他财务资料：根据其重要性和性质，确定相应的保管期限。2.保管地点财务资料应存放在专门的档案室或文件柜中，确保存放环境安全、干燥、通风，防止资料受潮、发霉、虫蛀等。档案室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保财务资料的安全。3.保管要求财务资料应按照类别、年度、月份等进行分类存放，便于查找和管理。对于重要的财务资料，应进行备份，并存放在不同的地点，以防丢失或损坏。财务资料应妥善保管，未经批准，不得擅自借阅、复印、销毁等。财务资料的查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员查阅财务资料，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。外部人员查阅财务资料，应持有单位介绍信或其他有效证明，经公司财务负责人批准后，方可查阅。查阅时，应有公司财务人员在场陪同。2.借阅手续公司内部人员借阅财务资料，应填写借阅申请表，注明借阅资料的名称、数量、借阅期限等信息，经部门负责人和财务负责人批准后，方可借阅。外部人员借阅财务资料，应按照上述查阅权限的规定办理批准手续，并与公司签订保密协议，明确双方的权利和义务。借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。3.归还要求借阅人员应在规定的借阅期限内归还财务资料，如因特殊原因需要延期归还，应提前办理延期手续。归还时，应确保资料完整无损，如有损坏或丢失，应照价赔偿。财务资料的销毁1.销毁条件财务资料保管期满，符合销毁条件的，应按照规定进行销毁。销毁条件包括：资料已超过保管期限、资料已无保存价值、资料已履行完毕等。2.销毁程序由财务部门提出销毁申请，填写财务资料销毁申请表，注明销毁资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。经财务负责人、公司管理层批准后，方可进行销毁。销毁时，应由财务部门、审计部门等相关人员共同监销，确保销毁过程真实、彻底。销毁后，应在财务资料销毁申请表上注明销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员签字确认。3.特殊情况处理对于涉及未了结债权债务关系的财务资料，应在债权债务关系了结后，方可进行销毁。财务资料的保密1.保密责任公司全体员工应严格遵守财务资料保密制度，对在工作中知悉的财务资料负有保密义务。财务人员应加强对财务资料的管理，确保资料的安全和保密。2.保密措施财务资料应存放在专门的档案室或文件柜中，并设置密码锁或其他安全设施。财务人员在使用财务资料时，应注意保护资料的安全，不得随意泄露资料内容。对于涉及公司商业秘密的财务资料，应严格限制接触范围，未经批准，不得向无关人员透露。公司与外部单位或个人签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。3