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文档简介

销售公司存货管理制度一、总则(一)目的为加强公司存货管理,规范存货业务流程,保障存货安全,提高存货运营效率,降低存货成本,特制定本制度。(二)适用范围本制度适用于公司总部及各销售分支机构的存货管理活动,包括存货的采购、验收、存储、销售、盘点等环节。(三)基本原则1.准确性原则:确保存货数量、价值记录准确无误,为财务核算和经营决策提供可靠依据。2.安全性原则:采取有效措施保障存货安全,防止存货被盗、毁损、变质等情况发生。3.及时性原则:及时处理存货的采购、销售等业务,避免积压或缺货,提高运营效率。4.效益性原则:在保证存货正常供应和销售的前提下,合理控制存货水平,降低存货成本。二、存货分类及计价(一)存货分类1.库存商品:指公司已完成采购过程并验收入库,用于对外销售的商品。2.在途物资:指公司已签订采购合同但尚未到达公司或尚未验收入库的物资。3.委托代销商品:指公司委托其他单位代销的商品。(二)存货计价1.库存商品:按实际采购成本计价,包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。2.在途物资:按采购合同约定的价格计价,待验收入库后调整为实际成本。3.委托代销商品:按委托代销协议约定的价格计价。三、存货采购管理(一)采购计划1.市场调研:销售部门应定期对市场需求、价格走势、竞争对手等情况进行调研,为采购计划提供依据。2.销售预测:销售部门根据历史销售数据、市场趋势等因素,对未来一定时期内的销售情况进行预测,并将预测结果提交给采购部门。3.采购计划制定:采购部门结合销售预测和库存状况,制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购商品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。4.计划审批:采购计划经采购部门负责人审核后,报分管领导审批。重大采购计划需经总经理办公会审议通过。(二)供应商选择与管理1.供应商筛选:采购部门应建立供应商评估体系,对潜在供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等方面进行评估,筛选出合格的供应商。2.供应商准入:对于符合要求的供应商,采购部门应与其签订采购合同或框架协议,明确双方的权利和义务。供应商准入需经采购部门负责人审核,报分管领导批准。3.供应商评价与考核:采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。对于考核不合格的供应商,采购部门应及时采取措施,如减少采购量、暂停合作、终止合同等。(三)采购合同签订1.合同起草:采购部门根据采购计划和供应商确定情况,起草采购合同。采购合同应明确商品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核:采购合同初稿完成后,应提交法务部门和财务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性,财务部门重点审核合同的付款条款和资金安排。3.合同签订:经审核通过的采购合同,由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。(四)采购执行1.订单下达:采购部门根据采购合同,向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购商品的具体要求、交货时间、交货地点等内容。2.跟踪催货:采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况,与供应商保持沟通,确保供应商按时、按质、按量交货。对于延迟交货的供应商,采购部门应及时催货,并追究其违约责任。3.到货验收:采购商品到货后,采购部门应通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照合同约定的质量标准对采购商品进行检验,出具检验报告。对于验收合格的商品,办理入库手续;对于验收不合格的商品,采购部门应及时与供应商协商处理,如退货、换货、补货等。四、存货验收入库管理(一)验收准备1.人员安排:质量检验部门应安排具备专业知识和技能的检验人员负责存货验收工作。2.场地与工具准备:验收场地应清洁、宽敞,具备必要的检验设备和工具。(二)验收程序1.核对凭证:检验人员首先核对采购合同、采购订单、发票、送货单等相关凭证,确保凭证的真实性和一致性。2.数量验收:对采购商品的数量进行清点,确保实际到货数量与合同约定数量相符。3.质量验收:按照合同约定的质量标准,对采购商品的质量进行检验。检验内容包括外观、规格、性能、品质等方面。对于需要进行理化检验或功能性测试的商品,应委托专业机构进行检验。4.验收记录:检验人员应如实填写验收记录,包括验收时间、验收人员、采购合同号、采购商品名称、规格、数量、质量状况、验收结果等内容。验收记录应妥善保存,以备查阅。(三)入库手续办理1.填写入库单:验收合格的商品,仓库管理人员应根据验收记录填写入库单。入库单应包括商品名称、规格、数量、入库日期、仓库名称、货位号等信息。2.签字确认:入库单经仓库管理人员、采购人员、质量检验人员签字确认后,作为存货入库的依据。3.系统录入:仓库管理人员应及时将入库信息录入存货管理系统,确保系统数据与实际库存一致。五、存货存储管理(一)仓库规划1.仓库布局:根据公司业务需要和存货特点,合理规划仓库布局。仓库应分为存储区、分拣区、包装区、退货区等不同功能区域,确保存货存放有序,便于收发和管理。2.货位管理:对仓库存储区进行货位划分,为每个货位编号,并建立货位台账。货位应根据存货的类别、规格、批次等因素进行合理安排,便于存货的存放和查找。(二)存货保管1.分类存放:存货应按照类别、规格、批次等进行分类存放,避免不同存货相互混淆。对于易燃易爆、有毒有害等危险物品,应设置专门的存储区域,并采取相应的安全防护措施。2.防潮防虫:仓库应保持干燥通风,采取必要的防潮防虫措施,如放置干燥剂、喷洒防虫药剂等,防止存货受潮、发霉、生虫。3.防火防盗:仓库应配备必要的消防器材和安全设施,制定防火防盗制度,加强安全管理,防止火灾和盗窃事故的发生。4.定期盘点:仓库管理人员应定期对存货进行盘点,确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定,一般为每月或每季度进行一次全面盘点,每年进行一次年终盘点。(三)库存预警1.设定预警指标:采购部门和仓库管理人员应根据存货的采购周期、销售情况、安全库存等因素,设定库存预警指标,包括最高库存量、最低库存量、安全库存量等。2.预警提示:当存货库存数量达到或接近预警指标时,存货管理系统应自动发出预警提示,通知采购部门和销售部门及时采取措施,如采购补货、促销销售等。六、存货销售管理(一)销售订单处理1.订单接收:销售部门收到客户订单后,应及时对订单内容进行审核,确保订单信息准确无误。审核内容包括客户信息、商品信息、数量、价格、交货期等。2.订单确认:经审核通过的订单,销售部门应及时与客户进行确认,确保客户对订单内容无异议。订单确认后,销售部门应将订单信息传递给仓库管理人员和财务部门。3.库存查询:仓库管理人员根据销售订单信息,查询库存情况,确认是否有足够的存货可供发货。如库存不足,应及时通知采购部门安排补货。(二)发货管理1.发货通知:仓库管理人员根据销售订单和库存情况,开具发货通知单。发货通知单应明确发货商品的名称、规格、数量、发货日期、发货仓库等信息。2.货物分拣:仓库工作人员根据发货通知单,对货物进行分拣、包装,确保货物包装完好、数量准确。3.运输安排:销售部门负责联系物流公司,安排货物运输。在运输过程中,应采取必要的防护措施,确保货物安全运输。4.发货记录:仓库管理人员应及时记录发货情况,包括发货时间、发货数量、运输单号等信息,并将发货信息传递给财务部门。(三)销售开票与收款1.销售开票:财务部门根据销售订单和发货记录,及时开具销售发票。销售发票应按照国家税收法规的规定开具,确保发票内容真实、准确、完整。2.收款管理:财务部门负责销售款项的收取和管理。对于货到付款的客户,应在货物发出后及时跟踪收款情况;对于赊销客户,应按照合同约定的收款期限及时催收货款,确保公司资金及时回笼。七、存货盘点管理(一)盘点计划制定1.盘点时间确定:财务部门会同采购部门、仓库管理部门等相关部门,根据公司业务特点和管理要求,确定年度盘点时间和盘点范围。年度盘点一般安排在年末进行,全面盘点公司所有存货。2.人员分工:成立盘点小组,明确小组成员的职责分工。盘点小组应由财务人员、仓库管理人员、采购人员等组成,确保盘点工作的顺利进行。3.盘点准备:盘点小组应制定详细的盘点计划,明确盘点方法、盘点流程、盘点时间安排等内容。同时,准备好必要的盘点工具和表格,如盘点表、标签、计算器等。(二)实地盘点1.初盘:仓库管理人员按照盘点计划,对存货进行逐一清点,并填写盘点表。盘点表应包括存货名称、规格、数量、货位号、盘点日期等信息。初盘结束后,仓库管理人员应将盘点表提交给盘点小组。2.复盘:盘点小组对仓库管理人员的初盘结果进行复盘。复盘比例应不低于存货总量的[X]%。复盘过程中,如发现初盘结果与实际情况不符,应及时与仓库管理人员核对,查明原因,并进行调整。3.差异处理:盘点结束后,盘点小组应编制盘点差异表,详细记录盘点差异情况。对于盘点差异,应查明原因,明确责任,并提出处理意见。如属于存货收发计量错误、自然损耗、管理不善等原因造成的差异,应按照公司相关规定进行处理;如属于人为舞弊等原因造成的差异,应追究相关人员的责任。(三)盘点报告编制1.数据汇总:盘点小组对盘点数据进行汇总分析,编制盘点报告。盘点报告应包括盘点时间、盘点范围、盘点方法、盘点结果、盘点差异情况及处理意见等内容。2.报告审核:盘点报告经盘点小组组长审核后,报财务部门负责人和公司分管领导审批。3.账务调整:财务部门根据审批后的盘点报告,对存货账目进行调整,确保账实相符。八、存货处置管理(一)存货报废1.报废申请:仓库管理人员或其他相关人员发现存货存在损坏、变质、过期等情况,无法正常使用或销售时,应填写存货报废申请单,详细说明存货名称、规格、数量、报废原因等内容。2.鉴定审批:采购部门、质量检验部门等相关部门对存货报废申请进行鉴定,核实报废原因和报废存货的实际情况。经鉴定确需报废的存货,报废申请单应报分管领导审批。3.报废处理:经审批同意报废的存货,仓库管理人员应按照公司规定的程序进行处理,如出售给废品回收公司、进行销毁等。报废处理过程中,应做好记录,确保处理过程可追溯。(二)存货盘盈盘亏处理1.盘盈处理:对于盘盈的存货,应查明原因,经批准后冲减当期管理费用。2.盘亏处理:对于盘亏的存货,应区分不同情况进行处理。属于正常损耗、管理不善等原因造成的盘亏,扣除责任人赔偿和保险赔偿后的余额,计入当期管理费用;属于自然灾害等不可抗力原因造成的盘亏,扣除保险赔偿后的余额,计入当期营业外支出。九、存货核算与财务处理(一)存货核算方法1.采用先进先出法:公司存货核算采用先进先出法,即先购入的存货先发出,以此确定发出存货和期末存货的成本。2.成本结转:销售存货时,按照先进先出法计算销售成本,并将其结转到主营业务成本科目。(二)财务处理1.采购业务:采购存货时,按照实际支付的价款,借记"在途物资"等科目,贷记"银行存款"等科目;存货验收入库后,借记"库存商品"等科目,贷记"在途物资"科目。2.销售业务:销售存货时,按照实现的销售收入,借记"银行存款"等科目,贷记"主营业务收入"等科目;同时,按照销售成本,借记"主营业务成本"科目,贷记"库存商品"科目。3.存货盘点:盘点结束后,根据盘点结果进行账务调整。盘盈存货时,借记"库存商品"等科目,贷记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目;经批准后,借记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目,贷记"管理费用"科目。盘亏存货时,借记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目,贷记"库存商品"等科目;属于应由责任人赔

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