项目部收发文管理制度

项目部收发文管理制度一、总则（一）目的为加强项目部文件的规范化管理，确保文件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于项目部内部及与外部单位之间文件的收发、传递、归档等管理工作。（三）基本原则1.准确规范原则：文件的格式、内容、编号等应符合相关标准和规定，确保准确无误。2.及时高效原则：文件的收发、处理应及时，避免积压延误，提高工作效率。3.安全保密原则：严格遵守文件保密规定，确保文件内容不泄露，保障公司信息安全。二、收文管理（一）收文渠道1.公司总部及其他部门发送至项目部的文件，通过公司内部办公系统、电子邮件或专人送达等方式传递。2.外部单位发送至项目部的文件，通过邮政快递、专人送达或电子邮件等方式接收。（二）收文登记1.设立专门的收文登记簿，由项目部综合办公室指定专人负责收文登记。2.收文时，应详细记录文件的来文单位、文号、标题、日期、密级、份数等信息。3.对紧急文件应在收文登记簿上注明"急件"字样，并及时呈交项目部负责人。（三）文件分发1.收文登记后，根据文件内容和性质，由综合办公室及时分发给相关部门或人员。2.重要文件应呈交项目部负责人阅批，项目部负责人根据文件内容做出批示，明确承办部门或人员、办理要求和期限等。3.承办部门或人员应在收到文件后及时办理，不得延误。如需多个部门协同办理的文件，由综合办公室协调相关部门共同办理。（四）文件传阅1.对于需要传阅的文件，综合办公室应按照项目部负责人的批示，确定传阅范围和顺序。2.文件传阅应采用"一阅到底"的方式，不得横传。传阅人应在文件传阅单上签字，注明传阅日期。3.传阅过程中，如发现文件有疑问或需要补充说明的，传阅人应及时与综合办公室或发文部门联系。（五）文件办理跟踪1.综合办公室应对文件的办理情况进行跟踪检查，及时掌握文件的办理进度。2.承办部门或人员应在规定期限内完成文件的办理，并将办理结果反馈给综合办公室。3.如因特殊情况需要延长办理期限的，承办部门或人员应提前向项目部负责人说明原因，并申请延期。三、发文管理（一）发文流程1.拟稿：由相关部门或人员根据工作需要起草文件初稿。拟稿人应确保文件内容准确、表述清晰、格式规范。2.审核：文件初稿完成后，应提交至项目部负责人进行审核。项目部负责人应对文件的内容、格式、文字表述等进行全面审核，提出修改意见。3.会签：对于涉及多个部门的文件，应进行会签。会签部门应认真审核文件内容，提出意见和建议，并在文件会签单上签字确认。4.签发：经审核和会签后的文件，由项目部负责人签发。项目部负责人应根据文件内容和相关规定，做出签发决定。5.编号：文件签发后，由综合办公室负责进行编号。文件编号应按照公司统一规定的格式进行编制，确保编号的唯一性和规范性。6.打印：综合办公室根据签发后的文件内容进行打印，确保文件格式清晰、排版整齐。7.盖章：文件打印完成后，应加盖项目部公章。盖章应确保印章清晰、端正，位置准确。8.分发：文件盖章后，由综合办公室按照文件发送清单进行分发。分发方式可采用专人送达、邮寄或电子邮件等。（二）发文要求1.发文应遵循必要性、准确性、时效性的原则，严格控制发文数量和范围。2.文件内容应主题明确、条理清晰、语言简洁、格式规范。3.涉及重要事项或敏感问题的文件，应经项目部负责人审核后报公司总部审批。四、文件归档（一）归档范围1.项目部收文、发文的纸质文件和电子文件。2.项目部在工作中形成的各类报告、请示、批复、会议纪要、合同协议等文件资料。3.项目部与外部单位往来的重要文件资料。（二）归档时间1.项目部收文、发文的纸质文件应在文件办理完毕后的一周内归档。2.电子文件应在文件生成或接收后的一个月内进行整理归档，并建立相应的电子档案目录。（三）归档要求1.归档文件应齐全完整、真实准确，保持文件之间的有机联系。2.纸质文件应按照文件类别、时间顺序进行分类整理，编制归档目录，并装订成册。3.电子文件应按照公司电子档案管理规定进行分类存储，确保电子文件的可读性和可利用性。五、文件保管（一）保管方式1.项目部应设立专门的文件档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保文件的安全保管。2.电子文件应存储在服务器或专用存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.项目部文件的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的文件主要包括项目部的重要决策文件、年度工作报告、财务审计报告、重大合同协议等。3.长期保管的文件主要包括项目部的一般性文件、项目建设过程中的重要文件资料等，保管期限为10年至30年。4.短期保管的文件主要包括项目部的临时性文件、一般性业务文件等，保管期限为1年至5年。（三）文件查阅1.因工作需要查阅文件的，应填写文件查阅申请表，注明查阅文件的名称、文号、查阅原因等信息，经项目部负责人批准后，方可查阅。2.查阅文件应在文件档案室进行，不得擅自将文件带出档案室。如需复印或摘录文件内容的，应经项目部负责人批准，并按照公司相关规定办理手续。3.查阅涉密文件的，应严格遵守公司保密规定，履行审批手续，确保文件安全。（四）文件借阅1.因工作需要借阅文件的，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件的名称、文号、借阅期限等信息，经项目部负责人批准后，方可借阅。2.借阅文件应在规定期限内归还，如需延期借阅的，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人或擅自复印、摘录、传播文件内容。如因保管不善造成文件损坏或丢失的，借阅人应承担相应的责任。六、文件保密（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的文件。2.项目部在工作中形成的尚未公开的文件资料。（二）保密措施1.对保密文件应进行标识，注明密级和保密期限。2.保密文件应存放在专门的保密柜中，并实行专人保管。3.查阅、借阅保密文件应严格履行审批手续，确保文件不泄露。4.严禁在非保密场所谈论、传播保密文件的内容。（三）保密责任1.项目部全体员工应严格遵守公司保密规定，对涉及公司秘密的文件资料予以保密。2.如发现保密文件有泄露迹象或已经泄露的，应及时报告项目部负责人，并采取相应的措施进行处理。3.对违反保密规定的行为，公司将依法追究相关人员的责任。七、文件销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的文件。2.经鉴定确认不再需要保存的文件。（二）销毁程序1.由项目部综合办公室定期对需要销毁的文件进行清理和鉴定，编制文件销毁清单。2.文件销毁清单应经项目部负责人审核批准。3.文件销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保文件内容无法恢复。4.文件销毁过程中，应安排专人负责监督，并在文件销毁记录上签字确认。（三）销毁记录1.项目部应建立文件销毁